Księga należności to księga lub dokument, który zawiera listę wszystkich zaległych pieniędzy, jakie osoba lub firma jest winna. Oznacza to, że jest to książka, w której firma przechowuje listę wszystkich osób, którym sprzedała produkty na kredyt. Gdy firma dokona sprzedaży i wyśle rachunek lub fakturę, to konto jest uważane za należności.
Należności są uważane za aktywa obrotowe w bilansie. Oznacza to, że idą w kierunku wyceny aktywów firmy. Jeśli firma jest winna łącznie 5,000 dolarów amerykańskich (USD) za wszystkie zaległe rachunki, które nie zostały zapłacone, wszystkie transakcje sumujące się do tej kwoty 5,000 USD zostaną wymienione w księdze należności.
Takie księgi są ważne z kilku powodów. Po pierwsze, księga należności pozwala firmie śledzić wszystkie jej aktywa. Tak więc, kiedy prowadzi księgowość aktywów i pasywów, ma w jednym miejscu listę wszystkich należnych pieniędzy.
Księga należności jest również ważna, ponieważ pozwala firmie sprawdzić, czy długi są spłacane i czy ma zbyt wiele niespłaconych długów. Jeśli konto wymienione w księdze nie zostanie opłacone na czas, firma może to łatwo zobaczyć dzięki wpisowi w księdze i może wysłać przypomnienie lub rachunek uzupełniający.
Firmy wprowadzają konta do księgi w różnym czasie w zależności od stosowanych przez nich metod księgowania finansowego. Większość firm wprowadza konto należności do księgi po wysłaniu rachunku lub faktury. Niektórzy wpisują dług do księgi rachunkowej po dokonaniu sprzedaży.
Księgi mogą być również prowadzone w różnych formach. Wraz z postępem technologii coraz powszechniejsze stało się prowadzenie ksiąg rachunkowych w formie elektronicznej. Programy komputerowe pozwalają zarówno klientom, jak i osobom fizycznym śledzić wszystkie należności, wprowadzając je do prostych programów komputerowych i wypełniając pola formularzy.
Księgi rachunkowe można również prowadzić w staromodnych księgach metodą papieru i ołówka. Niektóre firmy mogą nadal prowadzić księgi w ten sposób. Nadal sprzedawane są księgi rachunkowe, które umożliwiają łatwe śledzenie należności przy użyciu tradycyjnych metod.
W większości firm odpowiedzialność za aktualizację księgi należności tradycyjnie powierza się księgowemu lub działowi księgowości. Dane z księgi można następnie przenieść z księgi do bilansu, dzięki czemu firma może uzyskać zaktualizowaną wycenę swoich aktywów. Zazwyczaj firmy aktualizują swoje bilanse informacjami z księgi głównej raz na kwartał, chociaż powszechna jest również miesięczna aktualizacja bilansu.