Kontrola gotówki to proces, który służy do weryfikacji pełnego charakteru i dokładnego rejestrowania wszystkich otrzymanych środków pieniężnych, a także wszelkich wypłat środków pieniężnych, które mają miejsce. Jako szeroka zasada odpowiedzialnej rachunkowości finansowej, proces ten ma miejsce w każdym środowisku, w którym towary i usługi są kupowane i sprzedawane. W związku z tym firmy, organizacje non-profit i gospodarstwa domowe stosują jego podstawowe zasady.
Aby w pełni zrozumieć kontrolę środków pieniężnych, pomocne jest zrozumienie, co oznacza gotówka, jeśli chodzi o rachunkowość finansową. Wraz z odniesieniem do waluty i monety, termin ten obejmuje również formy wymiany finansowej, takie jak przekazy pieniężne, pokwitowania z kart kredytowych i czeki. Zasadniczo kwalifikuje się każdy rodzaj wymiany finansowej, który można natychmiast wynegocjować za ustaloną wartość.
Kontrola gotówki oznacza umiejętne zarządzanie wszystkimi tego rodzaju instrumentami finansowymi poprzez utrzymywanie dokładnego systemu śledzenia, który uwzględnia zarówno otrzymywanie, jak i wypłatę gotówki. Zaprojektowanie tego procesu zwykle nie jest trudne i istnieje kilka podstawowych elementów, które zostaną włączone do procesu, niezależnie od tego, czy procedura jest stosowana w domu, w biurze lub środowisku biznesowym.
Po pierwsze, wszystkie transakcje związane z gotówką muszą być natychmiast dokumentowane i rejestrowane. Nie stosuje się metody memoriałowej, w której dochody i wydatki są rejestrowane w momencie ich poniesienia, a nie w momencie ich otrzymania lub zapłaty. Każdy wpływ gotówki jest ewidencjonowany przy odbiorze, natomiast każda wypłata jest księgowana w momencie wypłaty. Ten tryb dokumentacji wymaga tylko kilku podstawowych szablonów, które zarejestrują niezbędne dane. W przypadku domu konto czekowe może służyć do śledzenia wszystkich środków pieniężnych zdeponowanych na wspólnym koncie dla dobra domu, a rejestr książeczki czekowej może służyć jako podstawowy dokument, który śledzi transakcje przychodzące i wychodzące.
Następnie solidne procedury wymagają, aby dostęp do gotówki miał wiele, ale ograniczonych osób, co służy dwóm celom. Po pierwsze, ludzie mogą być pociągnięci do odpowiedzialności za sposób zarządzania gotówką. Po drugie, posiadanie co najmniej dwóch osób nadzorujących proces pomaga zapewnić, że ważne transakcje mogą mieć miejsce w dowolnym momencie, nawet jeśli jedna osoba jest z jakiegoś powodu niedostępna.
Kontrola gotówki wymaga również, aby dokumenty związane z zadaniem były oddzielone od fizycznej lokalizacji gotówki. Innymi słowy, księga rachunkowa służąca do rejestrowania transakcji gotówkowych nie powinna być przechowywana w sejfie z walutą, przekazami pieniężnymi i czekami. Ten prosty środek ostrożności pomaga sprawić, że zadanie zmiany fizycznych dowodów związanych z posiadaną gotówką będzie trudniejsze, a zatem minimalizuje ryzyko wystąpienia kradzieży.