Zarządzanie gotówką zasadniczo oznacza zajmowanie się gotówką organizacji, więc jej wykorzystanie zapewnia największą wartość dla firmy. Może to oznaczać planowanie posiadania odpowiedniej ilości gotówki pod ręką, a także planowanie gotówki, której firma nie musi mieć do dyspozycji na operacje biznesowe. Menedżerowie środków pieniężnych planują, chronią i inwestują środki pieniężne. Podstawowe elementy planowania efektywnego zarządzania gotówką obejmują wiedzę, ile gotówki powinno być pod ręką, obsługę transakcji gotówkowych w efektywny sposób oraz inwestowanie wszelkich nadwyżek gotówki w papiery wartościowe, które zwiększą wartość pieniędzy firmy.
Zarządzanie gotówką polega na zarządzaniu płynnością, czyli aktywami pieniężnymi, którymi dysponuje firma. Gdy zarządzanie gotówką jest prowadzone prawidłowo, firma ma pieniądze, których potrzebuje, aby prowadzić codzienną działalność i rozliczać się z nieoczekiwanych wydatków, jednocześnie zarabiając pieniądze na inwestycje z dodatkowej gotówki. Niewłaściwe zarządzanie gotówką może spowodować, że firma nie otrzyma środków potrzebnych do prowadzenia działalności. Może to również narazić firmę na ryzyko strat gotówkowych, takich jak kradzież lub defraudacja.
Wpływy pieniężne dotyczą pieniędzy wniesionych do organizacji. Może to mieć miejsce w punkcie sprzedaży w punkcie sprzedaży detalicznej lub za pośrednictwem internetowego systemu kasowego, który umożliwia użytkownikowi płacenie drogą elektroniczną. Zarządzanie napływem gotówki obejmuje śledzenie, ile gotówki firma spodziewa się otrzymać w porównaniu z napływem gotówki, który faktycznie otrzymuje, oraz opracowywanie systemów zapobiegających stratom podczas procesu dopływu gotówki. Straty powstające podczas dopływu środków pieniężnych mogą obejmować błędy księgowe, rabaty na towary lub kradzież.
Zarządzanie odpływem gotówki oznacza radzenie sobie z gotówką wychodzącą z organizacji. Może to obejmować płacenie pracownikom i opłacanie kosztów operacyjnych. Koszty te mogą również obejmować koszty utrzymania, rachunki za prąd i zakup nieruchomości. Majątek, który firma może kupić, obejmuje grunty, budynki i sprzęt niezbędny do prowadzenia działalności. Jeśli gotówka nie jest dostępna na opłacenie rachunków, firma może cierpieć z powodu przerw w produkcji lub kar finansowych za spóźnione rachunki.
Gotówka może być narzędziem pomagającym organizacji odnieść sukces, ale ma swoją cenę. Postępowanie z fizycznymi banknotami skarbowymi, ponieważ gotówka wymaga przechowywania. Elektroniczne zarządzanie gotówką wymaga systemów komputerowych, oprogramowania, a często także organizacji bankowych. Ponieważ gotówka wiąże się z kosztami utrzymania, specjaliści od zarządzania gotówką często kompensują ten koszt, inwestując dodatkową gotówkę w papiery wartościowe, które zwiększą inwestycję organizacji. Inwestycje wykorzystywane w zarządzaniu gotówką mogą być nieruchomościami i dobrami fizycznymi, ale najczęściej dotyczą wspólnych inwestycji, takich jak akcje i obligacje.