Dokumentacja księgowa to dowolny rodzaj dokumentu elektronicznego lub papierowego, który zawiera informacje dotyczące sytuacji finansowej osoby fizycznej lub podmiotu. Zapisy tego typu służą do tworzenia bardziej szczegółowych zapisów księgowych, takich jak księgi rachunkowe, dzienniki i inne rodzaje ksiąg rachunkowych. Główną funkcją tych dokumentów jest stworzenie dokładnej historii wszystkich transakcji finansowych związanych z danym okresem czasu, w tym otrzymanych przychodów oraz dokonanych wypłat na odpowiednie wydatki. Wraz z transakcjami pieniężnymi księgi te umożliwiają również ustalenie równowagi między aktywami a pasywami.
W proces sporządzania i prowadzenia ksiąg rachunkowych uwzględnianych jest szereg dokumentów. Faktury wystawiane przez firmę są jednym z podstawowych dokumentów, które są odnotowywane i śledzone w księgach rachunkowych i dziennikach. Faktury umożliwiają śledzenie potencjalnych dochodów, które firma może racjonalnie przewidzieć. Wprowadzając faktury i kwoty faktur do ksiąg rachunkowych, znacznie łatwiej jest zastosować czeki lub inne formy płatności, które są przekazywane przez klientów w momencie ich przybycia i są przygotowane do wpłaty na konto bankowe.
Faktury, które dotyczą zakupów dokonywanych przez firmę, są również niezbędne do prowadzenia dokładnych ksiąg rachunkowych. Podobnie jak w przypadku faktur wystawionych przez firmę, te, które są odbierane, muszą być zarejestrowane w ewidencji zobowiązań, co ułatwia ustalenie harmonogramu wystawiania płatności za te faktury. Czek lub sposób płatności, który jest używany do rozliczenia salda na tych fakturach, jest również uważany za zapis księgowy i jest zwykle odnotowywany na kontach płatnych w połączeniu z odpowiednią fakturą.
Wszystkie transakcje pieniężne związane z prowadzeniem firmy są uważane za księgi rachunkowe tego czy innego rodzaju. Zarówno ręczne, jak i elektroniczne kopie są przechowywane w aktach, co znacznie ułatwia sprawdzanie zapisów księgowych i zapewnianie, że wszystkie zapisy są we właściwej kolejności. Gdy przestrzegane są ogólnie przyjęte zasady rachunkowości, znacznie łatwiej jest odnaleźć właściwe ewidencje aktywów, ewidencji zobowiązań i dowolnej podgrupy tych ewidencji, które odnoszą się do wszelkich transakcji dotyczących zobowiązań lub wierzytelności.
Prowadzenie dokładnych ksiąg rachunkowych w jakiejś formie jest często wymagane dla celów podatkowych. Dotyczy to zarówno osób fizycznych, jak i przedsiębiorstw. Niezachowanie kopii niezbędnych dokumentów potwierdzających często może powodować problemy w przypadku wezwania kontroli podatkowej i może prowadzić do odmowy przyznania niektórych potrąceń z powodu braku dokumentacji. Z tego powodu wiele osób i firm korzysta z oprogramowania księgowego, aby utrzymać porządek we wszystkich wpisach, zachowując jednocześnie kopie czeków, faktur i innych dokumentów potwierdzających, które stanowią kopię zapasową wpisów dokonanych w samych księgach rachunkowych.