Systemy księgowe wykorzystują szereg ksiąg i dzienników w celu rejestrowania i klasyfikowania różnych transakcji, w które angażuje się firma. Zapisy księgowe reprezentują transakcje w tych księgach, przy czym księgowi zazwyczaj oznaczają je jako zapisy księgowe. Różne typy wpisów do księgi obejmują te w księgach podrzędnych i dziennikach. Każda z tych dwóch kategorii ma różne księgi, w których znajdują się określone transakcje, co ułatwia późniejsze odniesienie. Księgowanie podwójnego wpisu wymaga zarówno obciążenia, jak i kredytu dla każdego wpisu.
Klasyczna księgowość ma dwa wymagania, które księgowi muszą zawsze przestrzegać, rejestrując transakcje biznesowe w księgach rachunkowych. Po pierwsze, w każdym wpisie muszą znajdować się debet i kredyt, aby zrównoważyć równanie księgowe. Po drugie, wpisy księgowe muszą zawsze skutkować aktywami równymi roszczeniom wobec tych aktywów, niezależnie od tego, czy roszczenia są zgłaszane przez zewnętrznych interesariuszy, czy przez właściciela. Każda księga podrzędna i dziennik muszą przestrzegać tych zasad; w przeciwnym razie księgi rachunkowe będą niezbilansowane. Ponadto w księgach mogą wystąpić błędy z powodu niezbilansowanych zapisów wprowadzonych na różnych kontach księgowych.
Księga główna często nosi pseudonim księgę oryginalnego wpisu. Oznacza to, że dane zbiorcze z innych ksiąg pomocniczych i dzienników są przenoszone do księgi głównej. W związku z tym wszystkie wpisy księgi, które mają wpływ na księgi podrzędne i dzienniki, wpływają również na księgę główną. Na przykład wspólne księgi pomocnicze obejmują zobowiązania, należności, listy płac i inne. Każda z tych ksiąg podrzędnych ma własną grupę wpisów księgowych, które noszą nazwy reprezentujące księgi podrzędne, w których są zapisywane.
Czasopisma to chronologiczne księgi wpisów w systemie księgowym. Czasopisma te mają nieco ograniczone zastosowanie; zachowują tylko transakcje, które dotyczą sprzedaży, zakupów i wpływów gotówkowych, wraz z wypłatami gotówki i wpisami ogólnymi. Krótko mówiąc, wszystkie wpisy księgi podlegają jednemu z tych dzienników. Na przykład zakup zapasów skutkuje obciążeniem w arkuszu zakupów i uznaniem w arkuszu wypłat gotówki. Pozostałe wpisy trafiają do dzienników w podobny sposób, zachowując równowagę ksiąg rachunkowych firmy.
Księgowi mogą rejestrować wpisy księgowe w ciągu miesiąca w odpowiednich dziennikach dla każdej transakcji. Gwarantuje to, że księgi są zawsze aktualne i że żadne transakcje nie zostaną odnotowane w dziennikach. Różne rodzaje zapisów księgowych nie mają znaczenia — sprzedaż, zakupy, wpływy gotówkowe lub wypłaty — o ile są dokładne i ważne w księgach rachunkowych.