Księga pomocnicza jest używana w rachunkowości do śledzenia szczegółów związanych z kontem księgi głównej. Zwykle jest to konto lub grupa powiązanych kont, które odpowiadają poszczególnym pozycjom w księdze głównej. Księga pomocnicza umożliwia firmie zapisywanie szczegółów, takich jak płatności klienta lub historia zakupów, bez zaśmiecania księgi głównej. Bez ksiąg pomocniczych księga główna musiałaby zawierać tak dużo informacji, że byłoby to niemożliwe do wykorzystania.
Konto księgi głównej jest głównym zapisem firmy. Konta aktywów, pasywów i przychodów mogą być kontami księgi głównej. W sensie praktycznym księga główna jest jak podsumowanie; podaje sumy, ale nie podaje szczegółów, skąd te pieniądze pochodzą lub jak można je rozbić na poszczególne składniki. Każda księga główna, która podsumowuje konto księgi pomocniczej, jest nazywana kontem kontrolnym lub kontem głównym.
Konto kontrolne daje ogólny obraz, ale konto pomocnicze podaje szczegóły. Konta pomocnicze nie są częścią księgi głównej. Zamiast tego pozwalają firmom monitorować poszczególne elementy konta kontrolnego. Na przykład konto kontrolne może zawierać dochód w wysokości 5,000 USD. Te 5,000 dolarów mogło obejmować kilka czeków od kilku różnych klientów. Księga pomocnicza miałaby indywidualne konto dla każdego klienta, aby śledzić, ile zapłacił każdy indywidualny klient i za co płaci.
Firma będzie miała tylko jedną księgę główną dla każdego typu konta, ale może mieć tyle ksiąg pomocniczych, ile potrzebuje do śledzenia szczegółów. Niektóre firmy mogą mieć setki, a nawet tysiące rachunków zależnych, w zależności od bazy klientów, liczby wierzycieli i innych szczegółów. Suma księgi pomocniczej jest równa sumie salda na koncie księgi głównej lub sumy sald grupy ksiąg pomocniczych z nią powiązanych.
Oprócz utrzymywania porządku w firmach księgi pomocnicze mogą również pomóc w kontrolowaniu przepływu informacji. Pracownicy działu obsługi klienta mogą mieć dostęp do określonej księgi pomocniczej lub grupy ksiąg, aby zobaczyć historię zakupów klientów i wzorce zakupów bez dostępu do wszystkich informacji finansowych firmy. Tymczasem księgowi firmy mogą wykonywać swoją codzienną pracę w księdze głównej bez konieczności przedzierania się przez szczegóły ksiąg pomocniczych.