Księga podrzędna to podjednostka księgi głównej. Podjednostka zawiera bardziej szczegółowe informacje niż księga główna. Na przykład księga główna firmy zawiera pozycje dla każdej innej działalności biznesowej. Pozycje reprezentujące rozrachunki z dostawcami i rozrachunkami z odbiorcami mają jednak księgi pomocnicze z dodatkowymi informacjami. Te dodatkowe księgi rachunkowe mają konta dla każdej osoby lub firmy, która jest winna firmie pieniądze lub ma roszczenia odpowiednio do aktywów firmy.
Korzystanie z ksiąg pomocniczych zapewnia czystszą księgę główną. Zamiast wpychać wszystkie fragmenty informacji finansowych do księgi, użycie dodatkowych ksiąg może pomóc w stworzeniu lepszego procesu raportowania. Firmy często mają możliwość tworzenia i używania tylu ksiąg pomocniczych, ile chcą. Jedynym zastrzeżeniem jest to, że każda księga podrzędna jest zwijana do pojedynczej pozycji w księdze głównej. Wszystkie liczby muszą być zbilansowane względem pozycji w księdze głównej.
Pozycja w księdze głównej reprezentująca księgę podrzędną nazywa się kontem kontrolnym. Konto kontrolne dyktuje wszystkie informacje raportowane w pozycji pojedynczej księgi głównej. Jest to powszechne w skomputeryzowanych systemach księgowych. Kiedy firmy zakładają nową księgę pomocniczą, muszą dyktować, które konto kontrolne obejmuje księgę.
Uzgadnianie kont jest również łatwiejsze, gdy firma tworzy indywidualną księgę pomocniczą dla swoich informacji finansowych. Księgowi mogą rozróżnić, które księgi są podatne na błędy i pomyłki. Te indywidualne księgi są następnie zakładane do comiesięcznego uzgadniania. Proces obejmuje pobranie sumy księgi głównej i wyrównanie jej z powrotem do sumy z księgi podrzędnej. Różnice między nimi wymagają badań, aby odkryć i naprawić wszelkie problemy.
Firmy nie mają wymagań dotyczących dodawania ksiąg pomocniczych do swoich systemów księgi głównej. Korzystanie z poszczególnych ksiąg to po prostu system zarządzania danymi finansowymi. Ujawnienie pewnych informacji zazwyczaj pomaga interesariuszom ocenić kondycję finansową firmy. Zapewnia również przejrzystość dla pożyczkodawców i inwestorów przeglądających księgi spółki.
Możliwe jest posiadanie zbyt wielu podjednostek księgi głównej. Kiedy tak się dzieje, firma spędza dużo czasu na równoważeniu każdej indywidualnej księgi z główną księgą główną. Jeśli indywidualna księga zawiera informacje, które nie są kontynuowane w nieskończoność, księga ta jest zbędna. Spowoduje to przegląd księgi w celu upewnienia się, że żadne informacje nie zostaną tam zaksięgowane, a saldo wynosi zero w każdym okresie rozliczeniowym. Księgowi spędzają więcej czasu na zarządzaniu pustą księgą, gdy tak się dzieje.