Okres windykacji dłużnika to czas, który jest wymagany, aby klienci firmy otrzymali fakturę za świadczone towary i usługi, zaplanowali płatność za te faktury i ostatecznie przekazał tę płatność dostawcy. Zazwyczaj okres inkasa rozpoczyna się w dniu wystawienia faktury i kończy się w dniu zaksięgowania płatności za tę fakturę. Firmy będą monitorować zarówno okres windykacji dłużników dla każdego klienta z osobna, jak również okresowo sporządzać migawkę średniego okresu w odniesieniu do całej bazy klientów. Dzięki temu można określić, kiedy okres ulega pewnemu wydłużeniu, a firma może podjąć odpowiednie działania w celu skrócenia tego okresu do bardziej korzystnej średniej.
Podstawowa formuła obliczania dowolnego rodzaju okresu windykacji dłużników dla bazy klientów jako całości rozpoczyna się od określenia średniej liczby dłużników właściwych dla rozpatrywanego okresu. Odbywa się to poprzez określenie liczby aktywnych dłużników pierwszego dnia okresu oraz aktywnych dłużników ostatniego dnia okresu. Te dwie liczby są dodawane, a następnie dzielone przez dwa w celu uzyskania niezbędnej średniej.
Po ustaleniu średniej liczby dłużników w danym okresie określa się długość rozpatrywanego okresu. W zależności od powodu obliczenia, czas trwania może wynosić pełny rok kalendarzowy, kwartał, a nawet tydzień. Mnożąc średnią liczbę dłużników przez czas trwania, wyrażony liczbą dni w okresie, otrzymamy ostateczny wynik. W niektórych przypadkach celowe może być wyliczenie okresu windykacji dłużnika przy użyciu 12 miesięcy zamiast 365 dni, w zależności od tego, w jaki sposób uzyskane dane zostaną wykorzystane do analizy wiekowania faktur na kontach należności. Liczba ta jest następnie dzielona przez całkowitą liczbę sprzedaży wygenerowanych w rozpatrywanym okresie w celu określenia średniego okresu windykacji dłużnika dla tego konkretnego przedziału czasowego.
W idealnym przypadku celem jest osiągnięcie krótszego niż dłuższego okresu windykacji dłużnika. Na przykład, jeśli obliczenia wskazują, że średni okres windykacji dłużnika wynosi 60 dni lub mniej, oznacza to zdrowy obrót należnościami, który prawdopodobnie zapewnia sprawiedliwą kwotę przepływu środków pieniężnych. Z drugiej strony, jeśli średni okres windykacji jest bardziej zbliżony do 90 dni, właściciele i menedżerowie firm będą chcieli dokładnie przyjrzeć się obecnym politykom i procedurom, a także zidentyfikować konkretnych klientów, którzy mogą znacząco przyczynić się do wydłużenia czasu trwania, powodując potencjalne problemy z przepływem środków pieniężnych.