„Dłużne dni” to termin używany do opisania średniego czasu, jaki zajmuje klientom danej firmy rozliczenie się z dostawcą. Wiele firm stosuje wzór, który nakazuje podzielić liczbę dłużników przez uzyskaną sprzedaż, a następnie pomnożyć tę liczbę przez 365. Nieco inne podejście polega na podzieleniu liczby dłużników przez sprzedaż, a następnie pomnożeniu wyniku przez 100. , obliczanie dni dłużnika jest pomocne w ocenie zmian wzorców przekazów pieniężnych z bazą klientów jednej firmy, ale zazwyczaj nie jest wykorzystywane do oceny statusu kilku firm działających w tej samej branży.
Ideą obliczania dni dłużnika jest identyfikacja trendów w nawykach płatniczych klientów firmy. Gdy liczba dni wyznaczona przez formułę maleje z jednego okresu na drugi, jest to sygnał, że klienci płacą szybciej, co większość firm uznałaby za korzystną. Jednocześnie, jeśli wyniki obliczeń wskazują, że średnio klienci dłużej spłacają swoje zadłużenie wobec firmy, może to wskazywać na nadchodzące problemy w bazie klientów. W tym momencie kadra kierownicza i menedżerowie firmy chcieliby zbadać trendy w płatnościach poszczególnych klientów, aby określić, którzy z nich faktycznie płacą dłużej i jaka część przychodów ze sprzedaży, które te wolniejsze płatności stanowią w ogólnym strumieniu przychodów.
Z tej perspektywy śledzenie dni dłużnika z jednego okresu na drugi może przynieść firmie korzyści na kilka sposobów. Obejmuje to identyfikację pojawiających się trendów, które ostatecznie będą miały zauważalny wpływ na przepływy pieniężne i zdolność firmy do regulowania zadłużenia ze swoimi dostawcami i dostawcami. Chociaż niewielka różnica może wystąpić z jednego okresu na drugi, stały wzrost liczby dni dłużnych w ciągu kilku okresów zwykle wskazuje, że coś się dzieje z jednym lub większą liczbą klientów i że firma będzie musiała znaleźć sposoby na zminimalizowanie tego wpływu zanim zacznie negatywnie wpływać na operację.
Należy zauważyć, że nie wszystkie firmy muszą obliczać dni dłużnika. Każda firma, która działa wyłącznie na zasadzie gotówkowej, co oznacza, że płatność jest realizowana w momencie zakupu, nie musi obawiać się zaległości w płatnościach od klientów. Firmy, które pozwalają klientom otrzymywać towary lub usługi teraz i płacić za nie w późniejszym terminie, przyjmują dodatkowy element ryzyka, ponieważ zawsze istnieje możliwość, że jeden lub więcej klientów nie wywiąże się z tych zobowiązań dłużnych. Dla każdej firmy, która przedłuża kredyt na dowolny okres, obliczanie dni dłużnika jest ważne dla wczesnego wykrycia niekorzystnych trendów i zminimalizowania szans na zaleganie ze znaczną kwotą należności w określonym czasie.