Koszty podróży odnoszą się do tych kosztów, które można odliczyć od zeznań podatkowych, gdy osoba podróżuje w poszukiwaniu pracy, jeśli jest zatrudniona, lub w celu wykonywania pracy dla obecnego pracodawcy. Wydatki uznawane za podlegające odliczeniu zależą od kraju, w którym dana osoba mieszka. Na przykład w USA istnieją pewne koszty podlegające odliczeniu, a niektóre mogą być odliczane według stawki procentowej, a nie pełnej.
Rozróżnienie, które ma zastosowanie w miejscach takich jak Stany Zjednoczone, to definicja podróży. Pracownik, który zawsze pracuje w określonej lokalizacji, która jest daleko od domu, zwykle nie może ubiegać się o zwrot kosztów podróży, ponieważ Internal Revenue Service (IRS) bierze pod uwagę „dom pracy” pracownika. Prawdziwe podróżowanie oznacza pracę na odległość od miejsca, w którym pracownik zwykle pracuje krócej niż rok. Jeżeli praca na odległość trwa dłużej niż rok, staje się ona miejscem pracy pracownika i nie można odliczyć kosztów utrzymania tam.
Istnieje wiele pytań dotyczących tego, które wydatki kwalifikują się jako koszty podróży i zależy to od kraju pochodzenia pracownika. Niektóre typowe wydatki kwalifikowalne obejmują pieniądze wydane na transport do iz odległej lokalizacji oraz na transport potrzebny w tej lokalizacji. Wynajem samochodów, podróże samolotami, autobusami, pociągami, a nawet odszkodowanie za przejechane kilometry, jeśli pracownik korzysta z własnego pojazdu, mogą liczyć się jako uzasadnione wydatki na podróż. Najczęstsze dodatkowe wydatki podlegające odliczeniu dotyczą zakwaterowania i wyżywienia, przy czym te ostatnie są zazwyczaj zwracane w wysokości 50%. Inne kwalifikujące się koszty mogą dotyczyć usług pralniczych, rozmów telefonicznych i napiwków dla pracowników serwisu.
Koszty podróży podlegają odliczeniu tylko wtedy, gdy pracownik nie otrzymał za nie wynagrodzenia w sposób, który nie jest wykazywany jako dochód. Jeśli pracownik użył firmowej karty kredytowej do pokrycia wszystkich wydatków, nie może ubiegać się o te wydatki na zeznaniach podatkowych. Podobnie, jeśli pracodawca opłaca wszystkie wydatki w inny sposób, tak aby nie były one ujmowane jako część dochodu, to nie powinny być ujmowane w podatkach. Zwykle dopuszczalne jest rozliczenie kosztów podróży jako odliczenia podatkowego tylko wtedy, gdy pieniądze na wszystkie wydatki zostały opłacone przez pracownika, osobę prowadzącą działalność na własny rachunek lub firmę.
W Stanach Zjednoczonych pracownicy, którzy chcą odliczyć koszty podróży, muszą złożyć długi formularz 1040 i formularz 2106. Właściciele firm, osoby prowadzące działalność na własny rachunek lub osoby ze spółką komandytową będą odliczać koszty podróży w inny sposób. Muszą złożyć formularze podatkowe, aby ubiegać się o te wydatki.
Każdy kraj ma własne zasady dotyczące tego, jak odliczać te wydatki i które z nich są kwalifikowalne. Ważne jest, aby zapoznać się z lokalnymi lub krajowymi przepisami podatkowymi, aby określić, jakie wydatki są uważane za dopuszczalne. Skomplikowane odliczenia lub częste podróże mogą uzasadniać skorzystanie z usług księgowego lub prawnika podatkowego, aby wszystkie formularze były prawidłowo wypełnione. W każdym razie osoby planujące zwrot kosztów podróży muszą zachować wszystkie rachunki, ponieważ stanowią one dowód każdego wydatku.