Harmonogram płatności to proces, który pomaga określić, kiedy, jak i w jakiej formie należy płacić za konkretny zakup. Ideą zdefiniowania tego rodzaju harmonogramu jest umożliwienie zarówno kupującemu, jak i sprzedającemu ustalenia uzasadnionych oczekiwań dotyczących płatności za towary i usługi dostarczane w ramach transakcji. Istnieje kilka różnych sposobów na zorganizowanie harmonogramu, w zależności od warunków uzgodnionych przez obie strony, chociaż większość harmonogramów będzie zawierać kilka podstawowych elementów.
Wśród głównych kwestii poruszanych w ramach harmonogramu płatności jest kwota płatności, która ma być przedmiotem przetargu. Jest to z pewnością jeden z najważniejszych elementów procesu, ponieważ kwota płatności pozwala kupującemu wiedzieć, ile zapłacić, a sprzedającemu wiedzieć, ile oczekiwać w odbiorze. W połączeniu z kwotą płatności ważna jest również data rozpoczęcia, ponieważ data ta jest określana jako termin płatności pierwszej płatności.
Istotnym elementem każdego harmonogramu płatności jest również określenie częstotliwości płatności. Obejmuje to określenie, czy płatności mają być przekazywane w trybie tygodniowym, miesięcznym, rocznym, czy też według innego regularnego harmonogramu, który jest akceptowalny dla kupującego i sprzedającego. Zazwyczaj harmonogram będzie również określał konkretną datę dla każdego okresu płatności, który jest uważany za termin wymagalności zobowiązania. Np. termin spłaty zobowiązania tygodniowego może być określony jako każdy piątek, a spłaty zobowiązania miesięcznego może być 15-ty dzień każdego miesiąca, aż do całkowitego uregulowania długu.
Nie jest niczym niezwykłym, że harmonogram płatności zawiera tak zwaną datę kroczącą. To po prostu mechanizm, który umożliwia korektę terminu płatności w przypadku, gdy data wypada w dzień wolny od pracy z powodu świąt lub innych wydarzeń. Na przykład, jeśli płatność jest należna 25 dnia każdego miesiąca, grudniowy termin płatności może zostać przesunięty na 26 grudnia, aby uwzględnić święta Bożego Narodzenia.
Ostatnim wspólnym elementem każdego harmonogramu płatności jest data zapadalności lub data zakończenia zobowiązania. Jest to data, w której przypada ostatnia płatność w celu całkowitego uregulowania zadłużenia. W zależności od warunków umowy między kupującym a sprzedającym może to być również ostatni termin, w którym kupujący może uregulować dług bez naliczania dodatkowych odsetek lub opłat za zwłokę. Zakładając, że sprzedawca przestrzega wszystkich warunków harmonogramu płatności, dług zostaje spłacony w całości w dniu lub przed datą zakończenia, a transakcja jest uważana za zakończoną.