Οι θέσεις διαχείρισης προτάσεων περιλαμβάνουν συνήθως την επίβλεψη της διαδικασίας προετοιμασίας και υποβολής γραπτού σχεδίου για την παροχή υπηρεσιών έργου. Πολλές από τις ευθύνες που σχετίζονται με τις εργασίες του διαχειριστή προτάσεων περιλαμβάνουν την αναθεώρηση των απαιτήσεων του έργου, τη σύνταξη και τη συγκέντρωση της ομάδας προετοιμασίας της πρότασης. Καθώς προχωρά η διαδικασία, οι θέσεις του διαχειριστή προτάσεων μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν διευκόλυνση συναντήσεων και αναθεωρήσεις μετά την υποβολή προτάσεων.
Συνήθως, οι διαχειριστές προτάσεων μπορεί να εργάζονται σε μια ποικιλία ρυθμίσεων όπου οι οργανισμοί προσφέρουν υπηρεσίες προς ενοικίαση. Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί ενδέχεται να χρειάζονται διαχειριστές προτάσεων για να υποβάλουν προσφορές για κρατικές συμβάσεις ή επιχορηγήσεις. Οι οργανώσεις του ιδιωτικού τομέα προσλαμβάνουν συνήθως διαχειριστές προτάσεων για να υποβάλουν προσφορές για έργα για την κυβέρνηση και άλλες ιδιωτικές επιχειρήσεις.
Ένα άτομο σε αυτόν τον ρόλο μπορεί να πραγματοποιήσει μια ανασκόπηση των απαιτήσεων της πρότασης, εστιάζοντας σε πράγματα όπως η μορφή, το μήκος και οι υποστηρικτικές λεπτομέρειες. Μια αναθεώρηση των απαιτήσεων μπορεί να βοηθήσει στον προσδιορισμό της σκοπιμότητας ολοκλήρωσης της πρότασης. Η κατανόηση των απαιτήσεων της πρότασης κανονικά ανοίγει το δρόμο για έναν διαχειριστή προτάσεων να συγκεντρώσει την ομάδα που είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση κάθε εργασίας.
Γενικά, οι προτάσεις ολοκληρώνονται σε μία από τις δύο μορφές, ανάλογα με τα κριτήρια που θέτει ο αιτών της πρότασης έργου. Ορισμένοι αιτούντες μπορεί να θέλουν ένα λεπτομερές έγγραφο που να εξηγεί πώς ο οργανισμός μπορεί να εκπληρώσει ορισμένες ευθύνες του έργου. Άλλοι μπορεί να προτιμούν μια σύντομη, υψηλού επιπέδου παρουσίαση που δίνει έμφαση σε σημαντικές πτυχές και απαντά σε ερωτήσεις σχετικά με την ικανότητα του οργανισμού. Άλλοι μπορεί να περιμένουν τόσο ένα λεπτομερές γραπτό έγγραφο όσο και μια παρουσίαση υψηλού επιπέδου.
Σε κάθε περίπτωση, οι εργασίες διαχειριστή προτάσεων είναι συνήθως υπεύθυνες για να διασφαλίσουν ότι ο οργανισμός μπορεί να ολοκληρώσει τις απαιτήσεις υποβολής του σχεδίου. Πολλές φορές, αυτό απαιτεί καθορισμό ορόσημων προτάσεων για την τήρηση των προθεσμιών υποβολής. Όχι μόνο ένας διαχειριστής προτάσεων πρέπει να αποφασίσει, αλλά πρέπει επίσης να εξασφαλίσει τους απαιτούμενους πόρους.
Οι πόροι για την ολοκλήρωση ενός έργου πρότασης μπορεί να περιλαμβάνουν μια ομάδα και οικονομικούς πόρους. Η ομάδα του έργου μπορεί να αποτελείται από υπαλλήλους που έχουν αναλάβει καθήκοντα όπως η διεξαγωγή έρευνας και η σύνταξη της πρότασης. Οι οικονομικοί πόροι συχνά περιλαμβάνουν το κόστος για τον οργανισμό για την εκπλήρωση των υποχρεώσεων του έργου.
Παρόλο που ένας διαχειριστής προτάσεων μπορεί να αναθέσει το μεγαλύτερο μέρος της εργασίας, η τελική ευθύνη ανήκει σε αυτήν για το αποτέλεσμα. Αυτό απαιτεί συνήθως ηγετικές ικανότητες για να κρατήσει την ομάδα σε καλό δρόμο με τα καθήκοντα, τα ορόσημα και τις προθεσμίες. Μπορεί να επεξεργάζεται υλικό που υποβάλλουν τα μέλη της ομάδας για να υποστηρίξουν την πρόταση, όπως οικονομικό προϋπολογισμό και γραπτές λεπτομέρειες. Επίσης, συνήθως εποπτεύει την καθημερινή δραστηριότητα για να καθορίσει εάν καθήκοντα είναι καθυστερημένα.
Οι εργασίες που σχετίζονται με εργασίες διαχειριστή προτάσεων συνήθως δεν τελειώνουν με υποβολή. Εάν ο αιτών αποδεχθεί την προσφορά του οργανισμού, ορισμένοι διαχειριστές προτάσεων μπορεί να ηγούνται συνεδριών διαπραγμάτευσης συμβολαίου. Επιπλέον, οι διαχειριστές προτάσεων μπορούν επίσης να πραγματοποιούν ενημερώσεις με το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή των απαιτήσεων του έργου. Είτε η προσφορά γίνει αποδεκτή είτε όχι, οι περισσότεροι διαχειριστές προτάσεων πραγματοποιούν επίσης συνεδριάσεις ανασκόπησης μετά τη διαδικασία για τον προσδιορισμό των κενών αποδοτικότητας.