Chociaż terminy zapewnianie jakości i kontrola jakości są czasami używane zamiennie, faktem jest, że każdy termin odnosi się do określonych funkcji w ramach ogólnego procesu zarządzania procesem jakości w dowolnym rodzaju działalności. Podczas gdy jeden koncentruje się na tworzeniu tego procesu jakości, drugi koncentruje się na zarządzaniu tym procesem, aby zrealizować określone cele biznesowe. Dotyczy to zwłaszcza tego, jak firma działa wewnętrznie i jak ta operacja ostatecznie skutkuje produkcją towarów lub usług, które zaspokajają potrzeby konsumentów.
Często pomocne jest myślenie o zapewnieniu jakości i kontroli jakości jako o logicznych fazach w całym procesie dostarczania produktów do nabywców. Zapewnienie jakości zaczyna się od zdefiniowania zasad i procedur regulujących dobór surowców do procesu produkcyjnego. Jednocześnie ta faza wiąże się również z opracowaniem logicznej sekwencji produkcyjnej, która zapewnia jakość towarów objętych produktem na każdym etapie tej sekwencji. Bieżące zapewnienie jakości obejmuje zadanie oceny istniejącej struktury operacyjnej, w tym surowców, oraz określenie, czy proces wymaga korekty lub adaptacji w celu poprawy jakości gotowych produktów.
Kontrola jakości służy jako środek do upewnienia się, że procesy wdrożone w fazie zapewniania jakości są faktycznie wykorzystywane w sposób optymalny. Oznacza to dokładne przyjrzenie się sposobowi postępowania z surowcami, zidentyfikowanie możliwych punktów zanieczyszczenia lub innych awarii w procesie, które mogą skutkować wytworzeniem gorszego produktu. Tutaj celem jest praca w ustalonym porządku, tak aby firma realizowała swoje cele wytwarzania produktów wysokiej jakości, co zasadniczo realizuje ogólne zadanie, które ma wykonać zarówno zapewnienie jakości, jak i kontrola jakości.
Jednym z powodów, dla których wiele osób zamiennie używa zapewniania jakości i kontroli jakości, jest to, że często występuje wiele nakładających się na siebie pracowników zaangażowanych w każdą fazę. W mniejszych firmach na osobie odpowiedzialnej za kontrolę jakości może zostać również powierzona odpowiedzialność za zaprojektowanie procesu produkcyjnego, a także czuwanie nad jego przestrzeganiem. Innym razem personel ds. zapewnienia jakości i kontroli jakości może służyć w zjednoczonym zespole ds. jakości, co jest strategią, która pozwala każdej ze stron na wspólne podejmowanie decyzji dotyczących procesu produkcyjnego i jego utrzymania.