Faks cyfrowy to rodzaj dokumentu faksowego, który jest wysyłany i czasami odbierany jako dokument elektroniczny, a nie dokument papierowy, który jest drukowany za pomocą standardowego faksu. Zaletą faksu cyfrowego jest to, że dokument elektroniczny może być przechowywany w pliku na dysku twardym komputera i drukowany, gdy odbiorca potrzebuje papierowej kopii. Uważany za bardziej ekologiczną alternatywę dla tradycyjnego faksowania, możliwe jest wysyłanie faksu cyfrowego przy użyciu sprzętu i oprogramowania opracowanego w tym celu.
Jednym z bardziej powszechnych sposobów wysyłania lub odbierania faksów cyfrowych przez konsumentów jest korzystanie z usług dostawcy usług faksu elektronicznego. Dzięki tej aplikacji klient otrzymuje dane logowania, aby uzyskać dostęp do sieci dostawcy, przesyła kopię dokumentu elektronicznego, który chce wysłać, podaje dane odbiorcy, a następnie wysyła dokument. W zależności od tego, w jaki sposób odbiorca woli odebrać dokument, faks może zostać przekierowany do tradycyjnego faksu i wydrukowany w formie papierowej lub w formie faksu e-mail, który odbiorca może zapisać na dysku twardym swojego komputera do późniejszego wykorzystania.
Wraz z założeniem konta u dostawcy faksu cyfrowego, możliwy jest również zakup sprzętu, który umożliwia użytkownikom korzystanie z dowolnego rodzaju połączenia internetowego do wysyłania lub odbierania faksów. Dzięki tej aplikacji sprzęt jest dołączany jako urządzenie peryferyjne do komputera stacjonarnego lub laptopa. Oprogramowanie jest następnie instalowane na komputerze, aby umożliwić podłączonemu urządzeniu pełnienie funkcji podobnej do standardowego faksu. Wiele projektów pozwala użytkownikom włożyć papierową kopię dokumentu do przefaksowania bezpośrednio do urządzenia, a następnie postępować zgodnie z podstawowymi instrukcjami, aby rozpocząć wysyłanie. Niektóre modele pozwalają również użytkownikowi wybrać plik elektroniczny zapisany na dysku komputera, podać niezbędne dane kontaktowe odbiorcy oraz wysłać faks bez konieczności korzystania z kopii drukowanej.
Jedną z głównych zalet korzystania z tego podejścia do faksowania jest zmniejszenie ilości papieru zużywanego w procesie. Ponieważ dokumenty elektroniczne mogą być używane zamiast kopii papierowych, pomaga to zmniejszyć koszty zaopatrzenia biura. Ponadto łatwość pobierania dokumentów elektronicznych i korzystania z usługi faksu cyfrowego lub innego sprzętu podłączonego do komputera oznacza, że użytkownicy mogą wysyłać faksy po niższych kosztach, co jest szczególnie ważne, jeśli firma rutynowo korzysta z faksowania w ramach działalności gospodarczej.