Ocena oprogramowania to rodzaj oceny, która ma na celu ustalenie, czy oprogramowanie lub kombinacja programów jest najlepiej dopasowana do potrzeb danego klienta. Chodzi o to, aby dokładnie przyjrzeć się zasobom i narzędziom dostarczanym przez oprogramowanie, które jest obecnie używane lub jest badane jako możliwy dodatek do programów już używanych przez tego klienta. Na podstawie przygotowanej listy kryteriów wraz z praktycznymi eksperymentami, ocena oprogramowania pozwala określić, czy produkty byłyby pomocne dla klienta, czy też inna kombinacja produktów oprogramowania przyniosłaby większą korzyść.
Przy każdej ocenie oprogramowania należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Chodzi o kompatybilność oprogramowania z zasobami sprzętowymi już istniejącymi w sieci klienta lub sprzęcie komputerowym. W tym przypadku nacisk kładziony jest na typ systemu operacyjnego, którego oprogramowanie wymaga do działania, a także na ilość pamięci i pojemność, jaką obecnie zapewnia sprzęt. Jest to szczególnie ważne, jeśli nie ma budżetu na modernizacje sprzętu i pamięci, które obejmowałyby rozważane oprogramowanie.
Innym kluczowym czynnikiem oceny oprogramowania jest to, jak dobrze proponowany pakiet oprogramowania będzie współdziałać z innymi już istniejącymi aplikacjami. Na przykład, gdyby proponowany edytor tekstu okazał się niezdolny do łatwego importowania i eksportowania danych z bazy danych sprzedaży, z której obecnie korzysta firma, oznaczałoby to dodatkowy czas poświęcony na przygotowywanie przesyłek do klientów i potencjalnych klientów. Podobnie, jeśli oprogramowanie używane do przetwarzania zamówień klientów nie zostanie pobrane do oprogramowania księgowego, może to dodać więcej ręcznych kroków do przygotowania faktur. Odpowiednia kombinacja programów może usprawnić podstawowe funkcje, pozwalając pracownikom poświęcić więcej czasu na inne czynności, które pomagają usprawnić proces generowania przychodów.
Ocena oprogramowania jest konieczna, aby upewnić się, że całe oprogramowanie używane przez osobę lub firmę faktycznie zwiększa wydajność operacji, a nie tworzy dodatkowe obciążenie pracą. Podczas gdy osoby prywatne i firmy mogą przeprowadzać tego typu ocenę samodzielnie, istnieją również konsultanci, którzy mogą zaangażować się w ocenę produktu i oprogramowania dla klienta, sugerując wszelkie zmiany lub uzupełnienia, które byłyby w najlepszym interesie klienta. Takie podejście często może ujawnić problemy, które w przeciwnym razie zostałyby przeoczone, ostatecznie oszczędzając firmie dużo pieniędzy w postaci pracy i innych rodzajów kosztów operacyjnych.