Ο προγραμματισμός έργου παρέχει σε μια εταιρεία διάφορα βήματα που πρέπει να ακολουθήσει κατά την έναρξη μιας μεγάλης κλίμακας λειτουργίας. Αν και δεν περνούν όλες οι εταιρείες μια διαδικασία σχεδιασμού έργου, τα βήματα είναι κοινά για πολλούς τύπους έργων. Τα πρώτα βήματα συχνά περιλαμβάνουν τη δημιουργία ενός σχεδίου πόρων και τη διενέργεια εκτίμησης κινδύνου, ακολουθούμενη από την κοινοποίηση του σχεδίου στις απαραίτητες υπηρεσίες, την επιβεβαίωση των προμηθευτών και την προμήθεια των απαραίτητων ειδών. Οι εταιρείες μπορούν να εναλλάσσουν κάθε βήμα προκειμένου να καλύψουν τις ανάγκες τους. Μόλις ολοκληρωθεί η φάση σχεδιασμού του έργου, η εταιρεία ξεκινά την υλοποίηση και τη διαχείριση του έργου.
Ένα σχέδιο πόρων στο σχεδιασμό έργων βοηθά τους ιδιοκτήτες και τους διαχειριστές να ανακαλύψουν ποια στοιχεία είναι απαραίτητα για την ολοκλήρωση των έργων. Οι κοινοί πόροι περιλαμβάνουν άμεσα υλικά, εργασία και γενικά έξοδα. Αυτό το βήμα απαιτεί από τη διοικητική ομάδα μιας εταιρείας να αξιολογήσει τι έχει στη διάθεσή της και τι θα χρειαστεί για να ξεκινήσει και να ολοκληρώσει το έργο. Η ανάλυση κόστους είναι επίσης μέρος αυτού του σχεδίου. Ο εντοπισμός πολλαπλών πηγών για τα απαραίτητα περιουσιακά στοιχεία ξεκινά τη διαδικασία του έργου.
Η εκτίμηση κινδύνου βοηθά μια εταιρεία να καθορίσει την πιθανή ανταμοιβή έναντι των πιθανών μειονεκτημάτων ενός έργου. Οι κίνδυνοι μπορεί να είναι οικονομικοί, λειτουργικοί, περιβαλλοντικοί ή άλλου τύπου. Οι εταιρείες εξετάζουν κάθε παράγοντα και καθορίζουν τη δύναμη του καθενός. αποφασίζουν επίσης την ιεραρχία κάθε παράγοντα κινδύνου. Μόλις επανεξετάσουν όλους τους κινδύνους στη φάση σχεδιασμού του έργου, οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές αποφασίζουν εάν τα οφέλη – οι οικονομικές αποδόσεις – θα είναι μεγαλύτερα από το κόστος όλων των παραγόντων κινδύνου μαζί. Δεν επηρεάζουν όλοι οι παράγοντες κινδύνου κάθε έργο με τον ίδιο ή καθόλου τρόπο.
Μόλις οι εταιρείες επιλέξουν ένα έργο και προσδιορίσουν ότι φέρει αποδεκτό κίνδυνο, ανακοινώνουν το σχέδιο στις απαραίτητες υπηρεσίες. Αυτό φέρνει περισσότερα άτομα στη φάση σχεδιασμού του έργου. Οι εταιρείες χρησιμοποιούν αυτούς τους επιπλέον εργαζόμενους και υπαλλήλους για να καθορίσουν την καλύτερη μέθοδο εφαρμογής. Αυτό το βήμα ξεκινά επίσης τη διαδικασία επικοινωνίας με τους προμηθευτές και την αναζήτηση των απαιτούμενων πόρων για την ολοκλήρωση του έργου. Τροποποιήσεις ή προσαρμογές μπορεί να είναι απαραίτητες στα σχέδια προκειμένου να εξυπηρετηθούν οι τρέχουσες δραστηριότητες της εταιρείας.
Η επιβεβαίωση των προμηθευτών είναι προς το τέλος της φάσης σχεδιασμού του έργου. Αφού μια εταιρεία έχει μια ιδέα για την ποιότητα και την ποσότητα των απαιτούμενων πόρων, επιβεβαιώνουν ποιοι προμηθευτές μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες της εταιρείας. Τα έργα μεγάλης κλίμακας ενδέχεται να απαιτούν τη χρήση αποκλειστικών συμβάσεων για τη διατήρηση σταθερών επιπέδων πόρων. Διαπραγμάτευση εκπτώσεων τιμών βάσει όγκου ή άλλων παραγόντων μπορεί επίσης να είναι δυνατή εδώ.
Η τελευταία φάση σχεδιασμού του έργου είναι η προμήθεια των ειδών που απαιτούνται για το έργο. Η τοποθέτηση παραγγελιών, η παραλαβή των αγαθών και η επιθεώρησή τους για ποιότητα αποτελούν μέρος αυτής της διαδικασίας. Οι προμήθειες συχνά συνεχίζονται για πάντα για το έργο. Αυτό απαιτεί επαναλαμβανόμενη διαδικασία για την προμήθεια. Μια εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει το τρέχον σύστημά της ή να δημιουργήσει μια θυγατρική όπως απαιτείται για να παραγγείλει και να παραλάβει αγαθά.
SmartAsset.