Ο ομαλός προγραμματισμός ροής εργασίας μπορεί να αυξήσει την κερδοφορία για μια επιχείρηση και να οδηγήσει σε έναν πιο αποτελεσματικό χώρο εργασίας. Η πρώτη συμβουλή για την επίτευξη του βέλτιστου προγραμματισμού ροής εργασίας είναι να καθορίσετε με ακρίβεια τις διαδικασίες που περιλαμβάνονται στη ροή εργασίας. Μερικές φορές αυτές οι διαδικασίες είναι ήδη σε λειτουργία στο τρέχον σχήμα παραγωγής. Σε άλλες περιπτώσεις, μια διαδικασία πρέπει να οριστεί για πρώτη φορά. Ο καθορισμός μιας διαδικασίας συνεπάγεται ανατομή και απαρίθμηση κάθε ενέργειας που εκτελείται με μηχανοποιημένα μέσα και από προσωπικό. Μόνο μέσω της κατανόησης της αλληλεπίδρασης των σχετικών ενεργειών μπορούν να επιτευχθούν βελτιώσεις στην αποτελεσματικότητα της διαδικασίας.
Με την τεχνική έννοια της λέξης, μια διαδικασία είναι μια ακολουθία εργασιών που συνδέονται χρονολογικά και συλλογικά αναλαμβάνονται για να προσθέσουν αξία μέσω της επεξεργασίας ενός πόρου σε μια έξοδο. Αυτή η έξοδος μπορεί στη συνέχεια να χρησιμοποιηθεί σε άλλη διαδικασία και ούτω καθεξής, καθώς κάθε βήμα προσθέτει αξία στο τελικό αποτέλεσμα. Ένα παράδειγμα μιας εργασίας ροής εργασίας μπορεί να είναι ένας υπάλληλος που εξετάζει μια παραγγελία αγοράς. Μια διαδικασία θα περιλαμβάνει, για παράδειγμα, όλες τις εργασίες που περιλαμβάνονται στην αγορά ενός αντικειμένου. Εάν κάθε διαδικασία έχει οριστεί σωστά, ολόκληρη η αλληλεπίδραση της παραγωγής με τη χρήση μηχανών και ανθρώπων θα επιτύχει υψηλότερο επίπεδο παραγωγικότητας.
Σε κάποιο βαθμό, οι καλύτερες συμβουλές προγραμματισμού ροής εργασίας εξαρτώνται από τον τύπο ροής εργασίας που προγραμματίζεται. Σε πολλές περιπτώσεις, μια σημαντική συμβουλή είναι η επένδυση στην τεχνολογία διαχείρισης εγγράφων, η οποία μπορεί να εξαλείψει ή να μειώσει τον αριθμό των φορών που πρέπει να χειρίζεται ένα κομμάτι χαρτί από το προσωπικό. Ταυτόχρονα, επιτυγχάνεται αποτελεσματικότητα στην αποφυγή του χρόνου που αφιερώνεται στην αναζήτηση άστοχης γραφειοκρατίας. Η σάρωση τεκμηρίωσης για είσοδο σε υπολογιστή δεν αυξάνει απαραίτητα την αποδοτικότητα της ροής εργασίας, ιδιαίτερα εάν αυτές οι ηλεκτρονικές διαδικασίες αντιγράφουν τις ίδιες αναποτελεσματικότητες που προέκυψαν κατά το χειρισμό αντιγράφων σε χαρτί.
Μια άλλη συμβουλή είναι να προγραμματίσετε με προσοχή κατά την εγκατάσταση ενός νέου συστήματος λογισμικού διαχείρισης έργου. Αφήστε αρκετό χρόνο εκπαίδευσης για το προσωπικό. Το κλείσιμο μιας ολόκληρης επιχείρησης για μια εβδομάδα προκειμένου να εκπαιδευτεί το προσωπικό σε μια νέα σειρά διαδικασιών μπορεί να φαίνεται ακραίο. Εάν καταλήξει σε κατάλληλα εκπαιδευμένους υπαλλήλους που είναι άνετοι με το νέο σύστημα προγραμματισμού ροής εργασίας, όμως, τότε μπορεί να είναι μια σοφή επένδυση που αποσβένεται με την πάροδο του χρόνου.
Μια γενική συμβουλή που ισχύει για πολλά στοιχεία της επιχείρησης, όχι μόνο για τον προγραμματισμό ροής εργασίας, είναι η επένδυση σε μια εταιρική κουλτούρα που δίνει στους εργαζόμενους τη δυνατότητα να βλέπουν τον εαυτό τους ως βασικά μέρη της διαδικασίας ροής εργασίας. Η σημασία της επικοινωνίας στον προγραμματισμό ροής εργασίας είναι κρίσιμη για την αποφυγή υποβάθμισης μιας διαδικασίας, καθώς η ανθρώπινη κουλτούρα έχει τεράστιο αντίκτυπο στο πόσο καλά θα λειτουργήσει πραγματικά ο προγραμματισμός ροής εργασίας στον πραγματικό κόσμο. Αυτό που φαίνεται βέλτιστο σε ένα σχηματικό σχήμα μπορεί να εξελιχθεί και να αλλάξει με απροσδόκητους τρόπους, λόγω του ανθρώπινου παράγοντα στο χώρο εργασίας.
SmartAsset.