Λογιστές, διαχειριστές έργων και μηχανικοί που προσπαθούν να δείξουν πόσα χρήματα εισέρχονται ή εξέρχονται από ένα έργο συνήθως χρησιμοποιούν διάγραμμα ταμειακών ροών. Ένα διάγραμμα ταμειακών ροών είναι μια εικόνα ή γράφημα χωρισμένο σε ομοιόμορφα μέρη, με κάθε τμήμα να αντιπροσωπεύει μια χρονική περίοδο όπως εβδομάδες, μήνες ή έτη. Τα βέλη που δείχνουν προς ή μακριά από το διάγραμμα αντιπροσωπεύουν χρήματα που εισέρχονται ή βγαίνουν από το έργο. Αυτό το διάγραμμα βοηθά τους προγραμματιστές να γνωρίζουν πόσα χρήματα δαπανώνται για ένα έργο και ποιο θα είναι το πιθανό κέρδος από το έργο βάσει πληροφοριών σε μετρητά.
Το ίδιο το διάγραμμα ταμειακών ροών είναι απλό. Ξεκινά ως οριζόντια γραμμή, με μικρότερες κάθετες γραμμές που αντιπροσωπεύουν τμήματα του χρόνου. Ο χρόνος πρέπει να είναι ομοιόμορφος, οπότε το διάγραμμα δεν μπορεί να παρακολουθεί μήνες και στη συνέχεια να ξεκινά τυχαία την παρακολούθηση ετών. Εάν το διάγραμμα ταμειακών ροών προορίζεται να παρακολουθεί τα έτη, θα εμφανίζει πληροφορίες μόνο βάσει ετών και καμία άλλη μέτρηση του χρόνου.
Στη συνέχεια τοποθετούνται βέλη στη γραμμή. Υπάρχουν δύο τύποι βέλους: ένα που αντιπροσωπεύει εισροή ή χρήματα που εισέρχονται στο έργο και ένα που αντιπροσωπεύει εκροή ή χρήματα που προέρχονται από το έργο. Όταν ένα βέλος δείχνει μακριά από το διάγραμμα ταμειακών ροών, σημαίνει εισροή, ενώ ένα βέλος που δείχνει προς τη γραμμή σημαίνει εκροή.
Εισροή είναι κάθε χρήμα που έρχεται στο έργο. Εάν υπάρχουν δάνεια, αυτό θεωρείται εισροή. Οι πωλήσεις, εάν το έργο κερδίζει χρήματα, θεωρούνται εισροές. Η εκροή είναι όταν ξοδεύονται ή επενδύονται χρήματα. Ακόμα κι αν τα χρήματα πρόκειται να βγάλουν περισσότερα χρήματα στο μέλλον, εξακολουθούν να θεωρούνται εκροές.
Εκτός από το κόστος, το διάγραμμα ταμειακών ροών θα εμφανίζει επίσης τυπικά τυχόν χρήματα που μπορούν να ανακτηθούν στο τέλος του έργου. Εάν το έργο απαιτεί εργαλεία, όπως βαριά μηχανήματα, το διάγραμμα θα έχει συνήθως μια περιοχή που δείχνει την αξία μεταπώλησης του εξοπλισμού και θα την εμφανίζει ως εισροή. Εάν υπάρχουν χρονοδιαγράμματα πληρωμών, όπως πιστωτικές ή πληρωμές δανείων, αυτά θα καταγράφονται αμέσως στο διάγραμμα ταμειακών ροών. Αυτό επιτρέπει στους διευθυντές να γνωρίζουν πού πηγαίνουν αυτά τα χρήματα και ότι δεν μπορούν να βασίζονται σε αυτά τα χρήματα για το έργο.
Τα διαγράμματα ταμειακών ροών συνήθως συνδυάζονται με άλλους τύπους διαγραμμάτων και φύλλων που παρακολουθούν το συνολικό υπόλοιπο και τις πωλήσεις ή τα κέρδη. Αυτά χρησιμοποιούνται για να βοηθήσουν τους διευθυντές να καταλάβουν πόσα χρήματα απομένουν και πόσα ξοδεύονται. Επιτρέπουν επίσης στους διευθυντές να γνωρίζουν εάν το έργο κερδίζει χρήματα ή αν δεν γίνεται τίποτα.
SmartAsset.