Pismo o rozwiązaniu umowy to dokument, który wyraźnie określa warunki, na jakich dana osoba proponuje rozwiązanie istniejącej relacji biznesowej. Warunki wypowiedzenia są zwykle zatwierdzane przez obie strony, gdy po raz pierwszy nawiązują relację biznesową, którą tworzą, i są zapisywane w umowie biznesowej, tak aby nie było niespodzianek w momencie zakończenia relacji. Relacje biznesowe objęte listem o rozwiązaniu umowy mogą obejmować między innymi dostawców, niezależnych wykonawców, właścicieli nieruchomości, firmy budowlane lub pracowników. Pisma o rozwiązaniu umowy są pisane przez każdą ze stron w momencie, gdy jedna lub druga uzna za konieczne rozwiązanie umowy.
Kiedy rozpoczyna się relacja biznesowa, jest kilka rzeczy, które należy uwzględnić w klauzulach o rozwiązaniu umowy, w tym nazwy stron, które są uprawnione do zakończenia relacji, wszystkie warunki, na jakich umowa może zostać rozwiązana oraz jakie kroki musi podjąć każda ze stron, aby zakończyć umowę. Inne pozycje obejmują wszelkie odstępy czasu wymagane przez każdą ze stron od wypowiedzenia do chwili wejścia w życie wypowiedzenia oraz wszelkie kanały komunikacji między stronami, które mogą być wykorzystane po wejściu w życie wypowiedzenia. Elementy te służą do ochrony obu stron, jeśli jedna ze stron jest winna pieniądze lub jeśli wymagane jest wcześniejsze powiadomienie, aby żadna ze stron nie pozostała bez możliwości płynnego przejścia po rozwiązaniu umowy.
Na przykład klauzula o rozwiązaniu umowy może być zawarta jako część umowy najmu, która wyraźnie określa, dlaczego właściciel może eksmitować najemcę, np. nadmierne zakłócanie spokoju sąsiadów, uszkodzenie mienia lub prowadzenie nielegalnej działalności na terenie lokalu. Ta sama klauzula może również zawierać zapisy, zgodnie z którymi najemca ma prawo do rozwiązania umowy z 30-dniowym wypowiedzeniem, jeżeli żądania naprawy nie zostaną skierowane przez wynajmującego w określonym terminie od daty ich otrzymania. W ten sposób klauzula służy interesom obu stron. W tym przykładzie pismo o wypowiedzeniu umowy najemcy zawierałoby fakty i daty przyczyn opuszczenia lokalu, a także datę wejścia w życie wakatu, podczas gdy pismo wynajmującego wskazywałoby na naruszenie warunków najmu i datę wejścia w życie eksmisji.
Innym ważnym aspektem pisma o rozwiązaniu umowy jest to, że zapewnia on obu stronom neutralny centralny mechanizm komunikacji, gdy istnieją spory i skargi leżące u podstaw decyzji o rozwiązaniu. W niektórych przypadkach mogą wystąpić spory lub konsekwencje wypowiedzenia, które mogą skutkować tym, że jedna lub druga strona odwoła się do postępowania sądowego w celu ich rozwiązania. Pismo o wypowiedzeniu umowy jasno i jednoznacznie określa, dlaczego i kiedy związek powinien zostać rozwiązany, oraz daje obu stronom szansę na wyjaśnienie swoich stanowisk w kwestii konieczności wypowiedzenia przed podjęciem decyzji o skierowaniu sprawy do sądu.