Znany również jako pismo o rozwiązaniu, pismo o rozwiązaniu jest dokumentem, który służy jako powiadomienie, że pewien rodzaj relacji biznesowej dobiega końca. Ten rodzaj listu może być związany z zakończeniem współpracy między dwoma partnerami biznesowymi, klientem i dostawcą, lub z jakimkolwiek innym rodzajem porozumienia biznesowego, które istnieje między dwiema stronami. Dokładna treść listu o rozwiązaniu zależy od charakteru samego listu oraz potrzeby spełnienia wszelkich przepisów prawnych, które mogą istnieć w jurysdykcjach, w których zamieszkują zainteresowane strony.
Chociaż dokładny format listu o rozwiązaniu będzie się różnić w zależności od kwestii prawnych i rodzaju rozwiązania, które ma miejsce, istnieje kilka podstaw, które prawdopodobnie zostaną uwzględnione w każdym piśmie o rozwiązaniu. Nazwa strony wysyłającej musi być zawsze wyraźnie podana wraz z nazwą odbiorcy. Cel pisma musi być również jasno określony w pierwszym akapicie. Zwykle obejmuje to określenie relacji, która jest rozwiązywana, oraz datę wejścia w życie rozwiązania.
Jeśli między dwiema stronami istnieje formalna umowa, często konieczne jest podanie szczegółowych informacji na temat tej umowy w treści pisma o rozwiązaniu. Prezentowane są szczegóły, takie jak data rozpoczęcia i zakończenia umowy oraz nazwy podmiotów, które zawarły umowę. W przypadku, gdy rozwiązanie następuje przed formalną datą zakończenia umowy, często dobrym pomysłem jest powołanie się na warunki dotyczące wcześniejszego rozwiązania umowy.
Identyfikacja konkretnego powodu lub powodów zakończenia związku ma również kluczowe znaczenie dla sporządzenia listu o rozwiązaniu. Powody powinny być przedstawione w prosty sposób, a użyte słownictwo powinno pozostać jak najbardziej beznamiętne. Należy unikać słów oskarżycielskich lub rzucających obelgi na integralność odbiorcy. Po prostu podaj podstawowe fakty dotyczące sytuacji, a tekst powinien być tak prosty i bezpośredni, jak to tylko możliwe.
Pismo o rozwiązaniu może często dotyczyć wszelkich pozostałych zobowiązań, które jedna lub obie strony muszą wypełnić, zgodnie z warunkami wcześniej istniejącej umowy. Rozpoznaj je w treści listu i zwróć uwagę, jak te kwestie zostaną rozwiązane, w tym daty wydania płatności należnych jednej lub drugiej stronie oraz wszelkie inne ostateczne rozwiązania, które pozwolą obu stronom pójść własną drogą.
Należy pamiętać, że ponieważ wymagania prawne dotyczące rozwiązania umowy biznesowej będą się nieco różnić w zależności od kraju, ważne jest skonsultowanie się z radcą prawnym podczas sporządzania pisma o rozwiązaniu. Ta rada może zapewnić nieocenioną pomoc w upewnieniu się, że wszystkie wymogi prawne są spełnione w tekście. Pamiętanie o kwestiach prawnych, a także próba praktykowania profesjonalnego biznesowego przyzwoitości przy doborze użytych słów znacznie przyczyni się do rozwiązania relacji bez komplikacji.