Η χαρτογράφηση επιχειρηματικών διαδικασιών είναι μια έννοια που χρησιμοποιεί γραπτές λέξεις και οπτικές διατάξεις για να εξηγήσει τυπικές λειτουργίες. Καθώς η πρακτική έχει γίνει πιο δημοφιλής, έχουν αναπτυχθεί διάφορα εργαλεία χαρτογράφησης επιχειρηματικών διαδικασιών για να είναι ευκολότερη και γρηγορότερη. Το πιο διαδεδομένο εργαλείο είναι το λογισμικό χαρτογράφησης διαδικασιών, το οποίο μπορεί να προσφέρει πολλά οφέλη σε έναν οργανισμό, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας τεκμηρίωσης υφιστάμενων διαδικασιών και διασφάλισης της αποτελεσματικότητάς τους στην επίτευξη των στόχων της επιχείρησης.
Αυτά τα εργαλεία μπορούν επίσης να παρέχουν μοντελοποίηση διαδικασιών, η οποία επιτρέπει την εικόνα σε πραγματικό χρόνο για το πώς οι προτεινόμενες αλλαγές θα μπορούσαν να επηρεάσουν τις υπάρχουσες διαδικασίες και τη συνολική λειτουργία της επιχείρησης. Ένα άλλο πλεονέκτημα του λογισμικού είναι να βοηθήσει στην αυτοματοποίηση υφιστάμενων διαδικασιών και την ενσωμάτωσή τους σε πολλούς τομείς της επιχείρησης. Τα εργαλεία χαρτογράφησης μπορούν να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να συμμορφωθούν με κανονισμούς όπως το ISO 9000, οι οποίοι ενδέχεται να απαιτούν τεκμηρίωση των διαδικασιών συστήματος ποιότητας.
Το πρώτο βήμα στη χαρτογράφηση επιχειρηματικών διαδικασιών είναι συνήθως η τεκμηρίωση υφιστάμενων επιχειρηματικών διαδικασιών. Τα εργαλεία χαρτογράφησης επιχειρηματικών διαδικασιών παρέχουν τη δυνατότητα δημιουργίας διαγραμμάτων ροής και άλλων εργαλείων που απεικονίζουν οπτικά τις υπάρχουσες διαδικασίες και τις σχέσεις τους μεταξύ τους. Μόλις τεκμηριωθούν οι διαδικασίες, μπορούν να αναλυθούν και να αναθεωρηθούν για να βεβαιωθείτε ότι καταγράφουν επαρκώς τις πραγματικές δραστηριότητες του οργανισμού. Η χαρτογράφηση διαδικασιών διευκολύνει επίσης τον εντοπισμό ανεπαρκειών και περιοχών βελτίωσης στις διαδικασίες.
Στη συνέχεια, η επιχείρηση μπορεί να δημιουργήσει μοντέλα των διαδικασιών που έχουν χαρτογραφηθεί. Η μοντελοποίηση επιτρέπει την εφαρμογή προτεινόμενων αλλαγών στο σύστημα σε υποθετικές καταστάσεις, γεγονός που επιτρέπει στους ιδιοκτήτες διαδικασιών να παρατηρούν τα πιθανά αποτελέσματα μιας αλλαγής και να εκτιμούν εάν αντιμετωπίζει αποτελεσματικά τις αναποτελεσματικότητες που ενδέχεται να έχουν εντοπίσει στο πρώτο βήμα. Η ύπαρξη προσομοιώσεων διαδικασιών επιτρέπει την εφαρμογή μιας σειράς προτεινόμενων αλλαγών και την παρατήρηση και αξιολόγηση των επιπτώσεών τους πριν γίνουν οι πραγματικές οργανωτικές αλλαγές.
Οι οργανισμοί μπορούν επίσης να χρησιμοποιούν εργαλεία χαρτογράφησης επιχειρησιακών διαδικασιών για να αυτοματοποιήσουν τις υπάρχουσες λειτουργίες, αυξάνοντας την αποδοτικότητα και την ομοιομορφία σε διαφορετικά τμήματα. Το λογισμικό μπορεί να βοηθήσει τα συστήματα διαφορετικών τμημάτων να «μιλούν» μεταξύ τους και να μοιράζονται τις απαραίτητες πληροφορίες. Ο αυτοματισμός διαδικασιών εξοικονομεί συχνά χρόνο και χρήμα και βοηθά τις μεγαλύτερες επιχειρήσεις να εφαρμόζουν ομοιόμορφες διαδικασίες ροής εργασίας σε όλους τους τομείς της εταιρείας.
Η ομοιομορφία μπορεί να είναι απαραίτητη για οργανισμούς που πρέπει να συμμορφώνονται με διάφορους κανονισμούς, όπως το ISO 9000. Πολλοί ρυθμιστικοί οργανισμοί απαιτούν από τις επιχειρήσεις να τεκμηριώσουν τις διαδικασίες τους και να εγγυηθούν τη συμμόρφωση της εταιρείας. Αυτά τα εργαλεία μπορούν να παρέχουν την απαραίτητη τεκμηρίωση, να παρακολουθούν την ατομική συμμόρφωση και να εντοπίζουν τομείς στους οποίους απαιτείται πρόσθετη εκπαίδευση.
SmartAsset.