Η προδιαγραφή διαδικασίας είναι η παροχή σαφών, λεπτομερών οδηγιών που επιτρέπουν σε οποιονδήποτε να ακολουθήσει μια σειρά βημάτων για να ολοκληρώσει μια εργασία, όπως η συγκέντρωση ενός αντικειμένου ή η σωστή μορφοποίηση μιας αναφοράς. Αυτά τα βήματα ενδέχεται να ακολουθούν ένα άκαμπτο σύνολο κανόνων για να τους καταστήσουν όσο το δυνατόν πιο τυποποιημένους, ώστε ο αναγνώστης να μπορεί εύκολα να τους κατανοήσει. Σε άλλες περιπτώσεις, η προδιαγραφή της διαδικασίας μπορεί να περιλαμβάνει μη τυποποιημένη γλώσσα ή θέματα συζήτησης και μπορεί να είναι λιγότερο καθολικά κατανοητή.
Σε μια προδιαγραφή διαδικασίας, ο αναγνώστης ακολουθεί μια σειρά βημάτων που παρουσιάζονται με τη μορφή ενός διαγράμματος ροής. Σε κάθε βήμα, μπορεί να υπάρχουν πιρούνια για να αντικατοπτρίζουν διαφορετικές προσεγγίσεις στη διαδικασία ή διαφορετικά τελικά προϊόντα. Εάν ο αναγνώστης ακολουθήσει ακριβώς τα βήματα, θα τελειώσει με ένα τελικό προϊόν που θα πρέπει να μη διακρίνεται από αυτό που παράγεται από άλλο άτομο που ακολουθεί τις ίδιες οδηγίες. Οι προδιαγραφές διεργασίας ενδέχεται να επιτρέπουν ατομικά προϊόντα ή να παρέχουν οδηγίες για μαζική παραγωγή χρησιμοποιώντας εξοπλισμό κατασκευής.
Οι κατασκευαστές χρησιμοποιούν προδιαγραφές διαδικασίας για να εξασφαλίσουν τυποποιημένη και ακριβή ολοκλήρωση των έργων. Αυτό το έγγραφο μπορεί να σταλεί σε άλλο εργοστάσιο, το οποίο θα μπορεί να παράγει ακριβώς το ίδιο τελικό προϊόν ακολουθώντας τα βήματα. Τα βήματα περιγράφουν λεπτομερώς τους τύπους υλικών που χρησιμοποιούνται, τα χρώματα και τη μέθοδο συναρμολόγησης, εκτός από την παροχή λεπτομερών σχεδίων και συζητήσεων για τεχνικές κατασκευής. Οι σαφείς οδηγίες του εγγράφου καθιστούν δυνατή την αναπαραγωγή προϊόντων χωρίς τις προσωπικές οδηγίες κάποιου με εμπειρία στην κατασκευή τους.
Η κατασκευή δεν είναι η μόνη εργασία που μπορεί να τυποποιηθεί με προδιαγραφές διεργασίας. Η ανάπτυξη λογισμικού, η δημιουργία εγγράφων και άλλες εργασίες μπορούν να ολοκληρωθούν με παρόμοιες οδηγίες. Σε όλες τις περιπτώσεις, ο στόχος είναι να δημιουργηθούν σαφείς, κατανοητές κατευθύνσεις που θα είναι εκτελέσιμες από οποιονδήποτε έχει βασική εκπαίδευση σε αυτόν τον τομέα ενδιαφέροντος. Ένας διαχειριστής βοηθός εξοικειωμένος με προγράμματα επεξεργασίας κειμένου, για παράδειγμα, μπορεί να ακολουθήσει οδηγίες για να δημιουργήσει μια αναφορά για τη χρήση διαχειριστών.
Η σύνταξη μιας προδιαγραφής διαδικασίας απαιτεί λεπτομερή κατανόηση της διαδικασίας και της γλώσσας που χρησιμοποιείται στη συγκεκριμένη βιομηχανία. Για ορισμένες διαδικασίες, διατίθενται εγχειρίδια τυποποιημένης ορολογίας και συμβάσεων. Αυτές μπορεί να είναι χρήσιμες πηγές τόσο για το προσωπικό που προετοιμάζει προδιαγραφές όσο και για το προσωπικό που μπορεί να χρειαστεί να τις διαβάσει και να τις ακολουθήσει. Εάν προκύψουν οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με τις προδιαγραφές της διαδικασίας, ο οδηγός μπορεί συχνά να δώσει την απάντηση καθορίζοντας τη γλώσσα που χρησιμοποιείται και επιτρέποντας στον αναγνώστη να καταλάβει τι ακριβώς σημαίνει μια δεδομένη δήλωση.
SmartAsset.