Η εξόρυξη διαδικασιών είναι μια τεχνική κατά την οποία οι επιχειρηματικές διαδικασίες εξάγονται από τα αρχεία καταγραφής συμβάντων του συστήματος πληροφοριών και αναλύονται. Είναι μια πρακτική διαχείρισης επιχειρησιακών διαδικασιών που χρησιμοποιείται με σκοπό την ανακάλυψη νέων διαδικασιών, τη σύγκριση της υπάρχουσας διαδικασίας με το μοντέλο ροής εργασίας και τη βελτίωση της διαδικασίας. Η εξόρυξη δεδομένων των αρχείων καταγραφής συμβάντων μπορεί να δώσει πολύτιμες πληροφορίες που ενδέχεται να μην ληφθούν με άλλες μεθόδους.
Υπάρχουν τρεις κατηγορίες εξόρυξης διεργασιών. Το πρώτο είναι το μοντέλο ανακάλυψης, που ονομάστηκε έτσι επειδή περιλαμβάνει την ανακάλυψη προηγουμένως άγνωστων ή μη τεκμηριωμένων διαδικασιών. Αυτός ο τύπος εξόρυξης δεδομένων πραγματοποιείται όταν δεν υπάρχει υπάρχον μοντέλο για τη ροή εργασίας ή όταν είναι γνωστό ότι η υπάρχουσα τεκμηρίωση είναι ελαττωματική. Στη συνέχεια, τα αρχεία καταγραφής συμβάντων εξορύσσονται για πληροφορίες, οι οποίες αναλύονται προκειμένου να είναι δυνατή η αναδημιουργία της διαδικασίας. Στη συνέχεια δημιουργείται τεκμηρίωση για τη διαδικασία, με βάση τα δεδομένα που εξάγονται από τα αρχεία καταγραφής συμβάντων.
Ο δεύτερος τύπος εξόρυξης διεργασιών είναι το μοντέλο συμμόρφωσης. Το όνομα προέρχεται από τον σκοπό του να ελέγξει εάν η τρέχουσα ροή εργασίας συμμορφώνεται με την προγραμματισμένη διαδικασία. Τα αρχεία καταγραφής συμβάντων εξορύσσονται δεδομένα προκειμένου να εντοπιστούν διαφορές μεταξύ της υπάρχουσας διαδικασίας και του μοντέλου.
Μόλις εντοπιστούν τέτοιες διαφορές, αναλύονται για να διαπιστωθεί εάν βελτίωσαν τη διαδικασία. Εάν αυτές οι αλλαγές αποδειχθούν επωφελείς για τη διαδικασία, το μοντέλο αναθεωρείται στη συνέχεια ώστε να περιλαμβάνει αυτές τις αποκλίσεις. Οι αποφάσεις που λαμβάνονται σε σημεία ελέγχου διαδικασίας επανεξετάζονται ως προς τις διαθέσιμες πληροφορίες σε κάθε σημείο και τα δεδομένα που επηρεάζουν τέτοιες αποφάσεις. Εάν τέτοιες αλλαγές είναι μειονεκτικές, τότε μπορούν να γίνουν αλλαγές στην υπάρχουσα διαδικασία για να μπορέσουν να προσαρμοστούν πιο εύκολα στο μοντέλο.
Η τρίτη κατηγορία εξόρυξης διεργασιών είναι το μοντέλο επέκτασης. Αυτός ο τύπος εξόρυξης δεδομένων επιδιώκει να επεκτείνει ένα υπάρχον μοντέλο με μια βελτίωση. Τα δεδομένα από τα αρχεία καταγραφής συμβάντων αναλύονται για πιθανούς τομείς βελτίωσης στη δομή του μοντέλου. Για παράδειγμα, τα σημεία συμφόρησης μπορούν να ελεγχθούν για πιθανές εναλλακτικές διαδρομές στη ροή εργασίας.
Η διαδικασία εξόρυξης δεν είναι χωρίς δυσκολίες. Ορισμένες εργασίες είναι πάντα κρυμμένες από τα αρχεία καταγραφής συμβάντων και δεν είναι δυνατή η εξόρυξη δεδομένων. Αυτά μπορεί να αναδημιουργηθούν με προσεκτική ανάλυση των εργασιών που μπορούν να προβληθούν, αλλά όχι πάντα. Τα συμπεράσματα που βασίζονται αποκλειστικά σε πληροφορίες που αντλούνται από τα αρχεία καταγραφής συμβάντων μπορεί επομένως να είναι αμφιβόλου ποιότητας.
Οι διπλές εργασίες στο αρχείο καταγραφής συμβάντων δημιουργούν επίσης προβλήματα, καθώς μπορεί να υπάρχουν διάφορες δραστηριότητες με την ίδια κατηγορία εργασιών ή όνομα. Συνεπώς, μπορεί να είναι δύσκολο να διακρίνουμε τα καθήκοντα με το ίδιο όνομα μεταξύ τους, παρά το γεγονός ότι έχουν διαφορετικές λειτουργίες. Άλλα προβλήματα περιλαμβάνουν επαρκή δεδομένα για τη λήψη αποφάσεων, την ενσωμάτωση του χρόνου στο μοντέλο, διαφορετικές προοπτικές, λανθασμένα καταγεγραμμένα δεδομένα και απλώς ανεπαρκή πληροφόρηση. Η εξόρυξη διαδικασιών πρέπει να μετριαστεί με εμπειρία και καλή κρίση για να ξεπεραστούν τέτοια ζητήματα κατά την εφαρμογή αυτής της τεχνικής.
SmartAsset.