Η βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας εξαρτάται από την κατανόηση, την επικοινωνία και τη συνεχή ενημέρωση και καινοτομία. Μια επιχειρηματική διαδικασία είναι μια πρακτική κατά την οποία διάφορες εισροές συνεργάζονται για να παράγουν ένα αποτέλεσμα. Συνεπώς, μια διαδικασία μπορεί να είναι οτιδήποτε, από την παροχή μιας υπηρεσίας έως την επεξεργασία της μισθοδοσίας. Η δημιουργία χαρτών επιχειρησιακών διαδικασιών, η ενθάρρυνση της επικοινωνίας μεταξύ των τμημάτων και η χρήση τεχνολογίας για την ενημέρωση της κατάστασης της διαδικασίας είναι τρόποι δυνητικής βελτίωσης της επιχειρηματικής διαδικασίας.
Ως μακροοικονομικό παράδειγμα βελτίωσης της επιχειρηματικής διαδικασίας, φανταστείτε μια επιχείρηση να θέλει να μειώσει τα υψηλά ποσοστά εναλλαγής εργαζομένων. Η διαδικασία που χρειάζεται βελτίωση, λοιπόν, είναι το πρώτο έτος εμπειρίας των εργαζομένων. Ο διευθυντής θέλει να μειώσει αυτόν τον αριθμό και να αυξήσει την αφοσίωση της εταιρείας. Για να γίνει αυτό, πρέπει να κατανοήσει το πρόβλημα, να ενθαρρύνει την επικοινωνία και να ενημερωθεί για την κατάσταση της διαδικασίας.
Σε μια επιχειρηματική διαδικασία, είναι σημαντικό να κατανοήσετε το πρόβλημα και όχι μόνο να διορθώσετε τα συμπτώματα. Οι καλύτερες αποφάσεις είναι γενικά καλά ενημερωμένες και αυτό ισχύει για τη βελτίωση της επιχειρηματικής διαδικασίας. Ο διευθυντής που εργάζεται για τη μείωση του κύκλου εργασιών των εργαζομένων διορθώνοντας τα συμπτώματα μπορεί να προσφέρει υψηλότερα πακέτα αποζημίωσης ως κίνητρα στους εργαζομένους. Μετά από έξι μήνες, αυτός ο διευθυντής μπορεί να συνειδητοποιήσει ότι οι αριθμοί δεν έχουν βελτιωθεί σημαντικά και ότι σπατάλησε χρόνο και χρήμα προσπαθώντας να εφαρμόσει αυτή τη στρατηγική χωρίς να καταλάβει την πραγματική φύση του προβλήματος.
Στη βελτίωση των επιχειρησιακών διαδικασιών, η επικοινωνία είναι βασική και πρέπει να είναι ανοιχτή και να ενθαρρύνεται, ειδικά σε διατμηματικές διαδικασίες. Χρησιμοποιώντας ανοιχτή επικοινωνία, ο διευθυντής μπορεί να ρωτήσει νέους υπαλλήλους και νέους διευθυντές προσλήψεων τι πιστεύουν ότι προκαλεί τόσο υψηλό κύκλο εργασιών, για παράδειγμα. Ο διευθυντής μπορεί να λάβει πληροφορίες που υποδεικνύουν ότι οι νέες προσλήψεις δεν αισθάνονται ότι θεωρούνται πολύτιμες ή ότι οι διευθυντές τους έχουν επικεντρωθεί αρκετά στην εκπαίδευση.
Η διατήρηση των ανοικτών γραμμών επικοινωνίας μπορεί να είναι χρήσιμη για την εξεύρεση καινοτόμων λύσεων στο πρόβλημα. Οι συνεδρίες καταιγισμού ιδεών μπορεί να προτείνουν ότι πρέπει να προγραμματιστούν περισσότερες εκπαιδευτικές συνεδρίες και προσωπικές αξιολογήσεις με νέες προσλήψεις. Η εφαρμογή τέτοιων αλλαγών μπορεί να αυξήσει την αφοσίωση των εργαζομένων και να οδηγήσει σε μικρότερο κύκλο εργασιών, βελτιώνοντας έτσι την επιχειρηματική διαδικασία.
Η κατανόηση του προβλήματος μπορεί να κάνει τις στρατηγικές βελτίωσης πιο αποτελεσματικές, αλλά η βελτίωση της διαδικασίας είναι μια συνεχής διαδικασία. Οι αποτελεσματικοί διαχειριστές διαδικασιών αναθεωρούν και καινοτομούν ακόμη και μετά την επίλυση του προβλήματος. Η συνέχιση των λύσεων στο παράδειγμα – υλοποίηση νέας έρευνας προσλήψεων και υποβολή ερωτήσεων για τον καθορισμό ανησυχιών ή τόπων βελτίωσης – μπορεί να βοηθήσει να κρατήσει τον διευθυντή ενήμερο για πιθανά προβλήματα, επιτρέποντάς του να βρει λύσεις νωρίς.
Η χαρτογράφηση επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί επίσης να προσφέρει έναν τρόπο για την καλύτερη κατανόηση των διαδικασιών ενώ αυξάνει την επικοινωνία. Οι χάρτες διαδικασιών παρέχουν οπτικές απεικονίσεις βήμα προς βήμα των επιχειρηματικών διαδικασιών για να διευκολύνουν τη διαχείριση της διαδικασίας. Οι οπτικές αναπαραστάσεις διευκολύνουν τον σχεδιασμό διαδικασιών και βρίσκουν περιθώρια βελτίωσης. Οι ομάδες που δημιουργούν τους χάρτες διαδικασίας προέρχονται γενικά από διάφορα στάδια της διαδικασίας και μπορούν να παρέχουν βασικές πληροφορίες από διάφορες προοπτικές για να βοηθήσουν στη βελτίωση.
Η τεχνολογία, όταν επιλέγεται και συντηρείται κατάλληλα, μπορεί επίσης να βελτιώσει τη διαχείριση των επιχειρηματικών διαδικασιών. Ο αυτοματισμός των αρχικών ή διοικητικών εργασιών, για παράδειγμα, μπορεί να αποθηκεύσει αποτελεσματικά πληροφορίες, να μειώσει το ανθρώπινο σφάλμα και να βελτιώσει την αποδοτικότητα. Τα αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην αύξηση του ελέγχου των διαδικασιών και στην αύξηση της προβολής των λειτουργιών.
SmartAsset.