Ένα ολοκληρωμένο γενικό σχέδιο είναι ένα γενικό σύστημα που καλύπτει όλα τα βήματα που χρησιμοποιούνται σε ένα έργο, καθώς και το σκεπτικό και τις αξιολογήσεις κάθε βήματος. Αυτά τα σχέδια είναι ένα έγγραφο ανώτατου επιπέδου, που σημαίνει ότι έχουν πληροφορίες που σχετίζονται με κάθε μέρος ενός έργου από την αρχή μέχρι το τέλος. Οι ηγέτες έργων και οι διαχειριστές εταιρειών χρησιμοποιούν συνήθως αυτά τα έγγραφα, ενώ μεμονωμένα τμήματα θα λαμβάνουν έγγραφα που ισχύουν μόνο για αυτά. Το ενσωματωμένο γενικό σχέδιο χρησιμοποιείται για τη δημιουργία ενός ολοκληρωμένου κύριου προγράμματος. Το χρονοδιάγραμμα θα σκιαγραφεί τα χρονικά πλαίσια για τους στόχους και τις αξιολογήσεις που καθορίζονται στο σχέδιο.
Ο όρος ολοκληρωμένο γενικό σχέδιο χρησιμοποιήθηκε αρχικά σχεδόν αποκλειστικά από τους στρατιωτικούς και στρατιωτικούς εργολάβους. Οι εταιρείες του ιδιωτικού τομέα έχουν υιοθετήσει μεγάλο μέρος της ορολογίας που σχετίζεται με αυτά τα σχέδια. Αυτή η μετατροπή έχει καταλήξει σε εξέχοντα συστήματα λογισμικού διαχείρισης έργων χρησιμοποιώντας ενσωματωμένα κύρια σχέδια και ενσωματωμένα κύρια προγράμματα ως όνομα αυτών των εγγράφων ανώτατου επιπέδου.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, δημιουργείται ένα ολοκληρωμένο γενικό σχέδιο σε περίγραμμα ή μορφή σύμβασης ξεκινώντας από τα αρχικά βήματα του έργου και κορυφώνεται με αξιολογήσεις που ακολουθούν την ολοκλήρωση. Γενικά, κάθε τμήμα του σχεδίου αποτελείται από τρία μέρη. Αυτά τα μέρη γίνονται όλο και πιο συγκεκριμένα, το καθένα βασίζεται και επεκτείνει τα τμήματα που προηγήθηκαν.
Το πρώτο τμήμα του βήματος περιγράφει λεπτομερώς το τμήμα σε ευρείες διαδρομές. είναι συνήθως το όνομα και μια σύντομη περίληψη του σκοπού αυτού του τμήματος του έργου. Η δεύτερη ενότητα περιγράφει συνήθως τι πραγματικά πρέπει να συμβεί σε εκείνο το στάδιο του έργου. Αυτό έρχεται συχνά σε μορφή παρόμοια με την κύρια επικεφαλίδα, αλλά είναι πολύ πιο λεπτομερής και σχετίζεται με το συγκεκριμένο βήμα. Το τελευταίο τμήμα αποτελείται από βήματα που απαιτούνται για να περάσει από την αρχή έως το τέλος της εργασίας που περιγράφεται στην ενότητα δύο. Αυτή η ενότητα περιγράφει τις πραγματικές δραστηριότητες που πρέπει να εκτελέσουν άτομα και τμήματα για να διαχειριστούν επιτυχώς το βήμα.
Χρησιμοποιώντας το ολοκληρωμένο γενικό σχέδιο ως οδηγό, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα ολοκληρωμένο κύριο πρόγραμμα. Το σχέδιο περιγράφει λεπτομερώς το πώς και το γιατί ενός έργου και το χρονοδιάγραμμα λεπτομερώς το πότε και πού. Μόνο όταν τελειώσουν και τα δύο αυτά έγγραφα μπορεί να ξεκινήσει το έργο. Καθώς το έργο συνεχίζεται, τα δύο έγγραφα λειτουργούν σαν οδηγός για τις διαδικασίες. Συγκρίνοντας την τρέχουσα πρόοδο της εργασίας με τα έγγραφα, μπορείτε να δείτε τη συνολική εξέλιξη του έργου, ακόμη και όταν τα τμήματα επεξεργάζονται ταυτόχρονα από διαφορετικές ομάδες.
SmartAsset.