Ένας συντονιστής συνάντησης μπορεί να αναλάβει διάφορους ρόλους, ανάλογα με τον τύπο της συνάντησης. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι υπεύθυνος για την καταγραφή των πρακτικών και τη διασφάλιση ότι οι ομιλίες, οι συζητήσεις ή οι παρουσιάσεις τηρούνται στους προβλεπόμενους χρόνους τους. Ορισμένες συναντήσεις μπορεί να αφορούν αμφιλεγόμενα ή συναισθηματικά θέματα, οπότε ο συντονιστής μπορεί να λειτουργήσει περισσότερο ως συντονιστής συνάντησης σε αυτή την περίπτωση. Μια άλλη τυπική ευθύνη ενός συντονιστή συνάντησης είναι να διατηρήσει τον διάλογο σχετικό διακόπτοντας ή αλλάζοντας κατεύθυνση όταν η συνομιλία ξεφεύγει από τον σωστό δρόμο. Γενικά, βοηθά και καθοδηγεί τη διαδικασία χωρίς να προσπαθεί να επηρεάσει το αποτέλεσμα.
Οι οργανώσεις προγραμματίζουν συναντήσεις για διάφορους λόγους. Αποτελούν τυπική διαδικασία για πολλούς τύπους επιχειρήσεων, ενώ άλλες μπορεί να έχουν συχνότερες συναντήσεις. Οι τύποι συγκεντρώσεων μπορεί να κυμαίνονται από εβδομαδιαίες συναντήσεις προσωπικού έως εταιρικές αποδράσεις που διαρκούν αρκετές ημέρες. Οι συναντήσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν στο γραφείο, σε τοποθεσία εκτός του χώρου, ακόμη και διαδικτυακά. Ο συντονιστής συνάντησης μπορεί να είναι υπάλληλος, όπως διοικητικό μέλος, ή μπορεί να είναι εξωτερικός σύμβουλος που έχει προσληφθεί ειδικά για την οργάνωση και τη διεξαγωγή συναντήσεων.
Πριν από τη συνάντηση, ένας συντονιστής συνάντησης θα προετοιμάσει συνήθως προσδιορίζοντας και ερευνώντας τυχόν σχετικά θέματα. Μπορεί να δημιουργήσει την ατζέντα και να επικοινωνήσει με τους συμμετέχοντες στη συνάντηση, ενημερώνοντάς τους για τις λεπτομέρειες και παρέχοντας εκ των προτέρων πληροφορίες, όπως θέματα για συζήτηση. Συχνά, οι διαμεσολαβητές φροντίζουν για τις υλικοτεχνικές λεπτομέρειες, όπως η ρύθμιση του χώρου της συνάντησης με απαραίτητα όπως έπιπλα, εφόδια και αναψυκτικά.
Συχνά καλείται συντονιστής, ο συντονιστής της συνάντησης μπορεί να έχει μια λίστα θεμάτων ή ερωτήσεων συζήτησης. Συνήθως ξεκινά τον διάλογο και μπορεί να κρατήσει το χρόνο, αλλάζοντας το θέμα για να προωθήσει τη συζήτηση όταν είναι απαραίτητο. Συχνά, δεν έχει μερίδιο στο αποτέλεσμα, αλλά ενεργεί ως αμερόληπτος πράκτορας του οργανισμού. Μπορεί να συμμετάσχει ενθαρρύνοντας τη συζήτηση και βοηθώντας συγκεκριμένα άτομα να συνεισφέρουν. Εκτός από τη λήψη προσωπικών σημειώσεων, μπορεί επίσης να χρησιμοποιήσει έναν μεγάλο πίνακα ή άλλα οπτικά βοηθήματα για να συμπληρώσει τη συζήτηση και να επεκτείνει τις ιδέες του.
Ένας διαμεσολαβητής συσκέψεων συχνά λειτουργεί επίσης ως καταγραφέας συσκέψεων. Μπορεί να συμμετέχει ή όχι στο διάλογο, αλλά η κύρια λειτουργία του είναι να καταγράφει τα πρακτικά. Αυτό γίνεται συνήθως γράφοντας ή πληκτρολογώντας τα με το χέρι ή χρησιμοποιώντας μια συσκευή εγγραφής. Αργότερα, ο καταγραφέας μπορεί να μεταγράψει τις σημειώσεις και να διανείμει πρακτικά ή αναφορές συνεδριάσεων.
Ένα χαρακτηριστικό ενός καλού συντονιστή συνάντησης είναι η ικανότητα να είναι αμερόληπτος. Η επίδειξη προσοχής στη λεπτομέρεια και η βοήθεια των συμμετεχόντων να τηρήσουν τους προβλεπόμενους χρόνους τους, ενώ η πρόοδος προς τους στόχους τους είναι άλλες ευεργετικές δεξιότητες. Σε γενικές γραμμές, η καθοδήγηση αποτελεσματικών συναντήσεων περιλαμβάνει επίσης την προθυμία του συντονιστή της συνάντησης να παρακολουθήσει τους συμμετέχοντες και να τους βοηθήσει να αναλάβουν δράση για τους στόχους που σκιαγράφησαν.
SmartAsset.