Τα γράμματα δέσμευσης είναι πολύ συνηθισμένα εργαλεία που λειτουργούν ως συμβόλαια για υπηρεσίες μεταξύ ομάδων. Οι φορολογικοί λογιστές, οι δικηγόροι και άλλα επαγγέλματα προσανατολισμένα στις υπηρεσίες παρέχουν αυτά τα έγγραφα στους πελάτες. Οι ιδιαιτερότητες κάθε επιστολής δέσμευσης είναι διαφορετικές, αλλά γενικά περιλαμβάνουν τέσσερα ξεχωριστά μέρη της σύμβασης.
Το πρώτο μέρος των επιστολών δέσμευσης αφορά πάντα τις υπηρεσίες που παρέχονται στον πελάτη. Ανάλογα με τον εκδότη της επιστολής, μπορεί να συνταγογραφήσει οτιδήποτε από έναν λογιστή που διενεργεί έλεγχο των συγκεκριμένων λογαριασμών ενός πελάτη σε κάτι πιο ανοιχτού τύπου, όπως το νόμιμο συμβόλαιο παραστάτη δικηγόρου. Αυτό το μέρος της επιστολής κανονικά αναλύει επίσης τις συγκεκριμένες ευθύνες, όπως τα καθήκοντα που θα εκτελέσει ο ελεγκτής και ποια αποτελέσματα ή αναφορές θα παρασχεθούν στον πελάτη, εάν υπάρχουν.
Το δεύτερο μέρος των επιστολών δέσμευσης συνήθως αναφέρεται σε συγκεκριμένες προειδοποιήσεις σχετικά με τις ευθύνες και τις υπηρεσίες που παρέχονται. Εδώ ο εκδότης της επιστολής εξηγεί τυχόν περιορισμούς στην εκτέλεση εργασιών και ποιες θα είναι οι πιθανές συνέπειες. Ένα παράδειγμα είναι μια λογιστική εταιρεία που δηλώνει ότι χρειάζεται πρόσβαση σε αρχεία για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα ή δεν μπορεί να εγγυηθεί την παράδοση του ελέγχου της. Ο χρόνος παράδοσης αυτών των υπηρεσιών, γνωστός ως προθεσμία, καλύπτεται επίσης σε αυτήν την ενότητα. Καθορίζει τις προσδοκίες για το χρόνο και για τα δύο μέρη και αναγνωρίζει ότι η μη τήρηση αυτής της προθεσμίας αποτελεί παραβίαση της σύμβασης.
Η βοήθεια πελατών αναφέρεται σταθερά στο τρίτο τμήμα των περισσότερων επιστολών αφοσίωσης. Αυτή η ενότητα σκοπεύει να αναφέρει ποια βοήθεια, εάν υπάρχει, αναμένεται να παράσχει ο πελάτης στον εκδότη της επιστολής. Αυτό περιλαμβάνει πολλές εργασίες, αλλά συνήθως αναφέρεται στη συμπλήρωση γραφειοκρατίας ή στο άνοιγμα λογαριασμών. Αυτή η ενότητα αναφέρει συνήθως ότι θα προστεθεί μια αμοιβή εάν ο πελάτης αποτύχει να χειριστεί αυτές τις ευθύνες. Αυτό είναι επίσης το τμήμα της επιστολής που απευθύνεται σε οποιονδήποτε εξωτερικό ανάδοχο που θα χρειαστεί, όπως ένας εκτιμητής που θα καθορίσει την αξία των περιουσιακών στοιχείων του πελάτη για μια δικηγορική εταιρεία που χειρίζεται το διαζύγιο του πελάτη.
Τέλος, μια δήλωση αποποίησης που δηλώνει την πρόθεση του εκδότη να εκτελέσει τα καθήκοντά του με τον καλύτερο δυνατό τρόπο είναι ένα τυπικό μέρος του τέταρτου τμήματος. Η χρέωση για αυτήν την υπηρεσία είναι επίσης καταχωρημένη. Στο τέλος της επιστολής δέσμευσης, όλα τα εμπλεκόμενα μέρη θα υπογράψουν και θα χρονολογήσουν τα έγγραφα για την ολοκλήρωση της σύμβασης.
SmartAsset.