Ο όρος προμήθεια εκτύπωσης χρησιμοποιείται για να περιγράψει τη διαδικασία που χρησιμοποιείται για τη διαχείριση του κόστους εκτύπωσης και εκτύπωσης. Πολλές μεγάλες εταιρείες ξοδεύουν ένα σημαντικό ποσό χρημάτων και χρόνου προσωπικού για τη διευθέτηση μεγάλων εργασιών εκτύπωσης ή την παροχή υπηρεσιών εκτύπωσης εντός του οργανισμού. Ο σκοπός των προμηθειών για έντυπα είναι η διαχείριση αυτών των δαπανών μέσω της εφαρμογής μιας σειράς στρατηγικών ιδεών προμηθειών.
Η βασική ιδέα στις στρατηγικές προμήθειες είναι ότι μέσω προηγμένου προγραμματισμού και ενοποιημένων δραστηριοτήτων αγορών, ένας οργανισμός μπορεί να βιώσει σημαντική εξοικονόμηση κόστους. Εκτός από την πραγματική μείωση των εξόδων, αυτές οι διαδικασίες μπορεί να οδηγήσουν σε πιο αποτελεσματική λειτουργία των επιχειρήσεων και συνεπώς αυξημένη κερδοφορία.
Στους περισσότερους μεγάλους οργανισμούς, κάθε τμήμα καλείται να υποβάλει ετήσιο προϋπολογισμό των δαπανών του για το έτος. Στις προμήθειες για έντυπα, οι πληροφορίες που σχετίζονται με τα έξοδα εκτύπωσης διαβιβάζονται στο τμήμα προμηθειών. Ο υπεύθυνος προμηθειών είναι υπεύθυνος για την εξέταση των πληροφοριών και τον προσδιορισμό εάν υπάρχουν ευκαιρίες για στρατηγικές προμήθειες.
Ένα συνηθισμένο παράδειγμα στις προμήθειες εκτύπωσης είναι η εκτύπωση φυλλαδίων. Πολλές εταιρείες επιτρέπουν στα τμήματα να βρουν τον δικό τους εκτυπωτή, να διαπραγματευτούν μια τιμή με βάση τον όγκο τους και να επιλέξουν τον τύπο του φυλλαδίου που θέλουν. Στις έντυπες προμήθειες, οι συμβάσεις διαπραγματεύονται και υπογράφονται με μια σύντομη λίστα προμηθευτών, με βάση τον προϋπολογισμένο όγκο δραστηριοτήτων για το έτος. Όλα τα τμήματα επωφελούνται από χαμηλότερη τιμή ανά σελίδα, καθώς και από την εξοικονόμηση χρόνου στο προσωπικό εντοπίζοντας πολλούς προμηθευτές και ζητώντας προσφορές.
Αυτός ο τύπος στρατηγικής αγοράς λειτουργεί καλύτερα σε έναν οργανισμό που δεσμεύεται να μειώσει το κόστος. Θέματα σχετικά με τις ημερομηνίες παράδοσης, την απόφαση για την υποχρεωτική ή εθελοντική συμμετοχή και τα θέματα εξυπηρέτησης πελατών πρέπει να επιλύονται εσωτερικά. Μιλήστε με επιχειρηματικούς χρήστες για να καθορίσετε τις ακριβείς απαιτήσεις τους και να βρείτε κοινά σημεία όπου είναι δυνατόν.
Η ομαδική αγορά είναι η διαδικασία συνδυασμού των συνολικών απαιτήσεων πόρων για διαφορετικά τμήματα και δημιουργίας μιας εντολής αγοράς ή σύμβασης. Τα τμήματα μπορούν να βρίσκονται φυσικά σε διαφορετικά κτίρια, με τις απαιτήσεις του προϊόντος, εφόσον όλα αυτά τα προϊόντα περιλαμβάνονται στην αρχική σύμβαση. Αυτή η πρακτική είναι όλο και πιο κοινή σε κυβερνητικές και δημόσιες επιχειρήσεις, όπου ο ίδιος τύπος αντικειμένου μπορεί να αγοραστεί για διαφορετικά ιδρύματα ή τμήματα.
Τα διοικητικά έξοδα είναι το κόστος για τον οργανισμό για ολόκληρο τον κύκλο πληρωμής προμηθειών. Αυτό περιλαμβάνει τους μισθούς και τα έξοδα υποστήριξης για το προσωπικό προμηθειών, την επεξεργασία τιμολογίων, την παραγωγή ελέγχου και την επίλυση ερωτήσεων από προμηθευτές. Οι οργανισμοί που συνδυάζουν τη συνολική ποσότητα που απαιτείται για ένα συγκεκριμένο χρονικό διάστημα είναι σε θέση να έχουν χαμηλότερη τιμή, με βάση ένα συγκεκριμένο επίπεδο παραγγελίας. Η μαζική τιμολόγηση και η διαπραγμάτευση είναι πολύ σημαντική όταν ολοκληρώνετε έργα προμηθειών έντυπων. Οι διαπραγματεύσεις τιμών και υπηρεσιών συνήθως ολοκληρώνονται από τον διευθυντή προμηθειών ή τον ανώτερο αντιπρόσωπο αγοράς.
SmartAsset.