Ένα διαχειριστικό αρχείο είναι κάθε είδους έγγραφο που σχετίζεται με τους τρόπους διαχείρισης ή λειτουργίας ενός οργανισμού. Οι επαγγελματίες τηρούν διοικητικά αρχεία, ώστε να έχουν ιστορικό εργασιών, συναντήσεων, πελατών και οικονομικών. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ενδέχεται να απαιτείται διοικητικό αρχείο για νομικούς σκοπούς. Αυτά τα έγγραφα συχνά αποθηκεύονται ηλεκτρονικά. Ωστόσο, όταν απαιτούνται επίσημα διοικητικά αρχεία, οι επαγγελματίες ενδέχεται να εκτυπώσουν έγγραφα σε χαρτί με υδατογράφηση ή σφράγιση για να δείξουν ότι είναι εγκεκριμένα αρχεία.
Ένας διευθυντής επιχείρησης μπορεί να χρησιμοποιήσει ένα διοικητικό αρχείο για να λάβει οικονομικές αποφάσεις. Για παράδειγμα, εάν σχεδιάζει πόσους προϋπολογισμούς για ένα συγκεκριμένο έργο, μπορεί να έχει πρόσβαση σε αρχεία για να μάθει πόσα ξοδεύτηκαν στο παρελθόν. Τα οικονομικά διοικητικά αρχεία μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν σε διαδικασίες ελέγχου που εκτελούνται εσωτερικά για σκοπούς οικονομικού σχεδιασμού ή εξωτερικά από ρυθμιστικούς οργανισμούς.
Είναι επίσης σύνηθες να τηρείται ένα διοικητικό αρχείο με σκοπό τη διαχείριση των εγκαταστάσεων. Σε σενάρια όταν ένας διευθυντής πρέπει να επιβλέπει τις εγκαταστάσεις για να διασφαλίσει ότι συμμορφώνονται με τους κανονισμούς ασφάλειας και υγείας, τα αρχεία μπορούν να είναι χρήσιμα για να αποδείξουν ότι έλαβε τις απαραίτητες προφυλάξεις. Εάν συμβεί ένα ατύχημα σε μια εγκατάσταση, ένας διευθυντής μπορεί να προσκομίσει τα απαραίτητα διοικητικά αρχεία για να δείξει ότι δεν ευθύνεται για τυχόν ζημιές ή περιπτώσεις σωματικής βλάβης.
Ένα διοικητικό αρχείο μπορεί να είναι απίστευτα σημαντικό όταν πρόκειται να ακολουθήσετε μια σύμβαση. Εάν ένα άτομο κατηγορηθεί ότι συμπεριφέρεται κατά τρόπο αντίθετο προς τους όρους μιας σύμβασης, θα μπορούσε να προκύψει νομική ενέργεια. Σε αυτή την περίπτωση, τα διοικητικά αρχεία μπορούν να χρησιμοποιηθούν για να αποδείξουν την αθωότητα ή την ενοχή ενός ατόμου.
Τα διοικητικά αρχεία χρησιμοποιούνται συχνά σε περιπτώσεις κατά τις οποίες μια επιχείρηση ή ένας οργανισμός κατηγορείται ότι λειτουργεί με τρόπο που είναι επιβλαβής για το περιβάλλον ή τη δημόσια υγεία ή ασφάλεια. Σε αυτές τις περιπτώσεις, ένας δικαστής μπορεί να απαιτήσει από έναν οργανισμό να υποβάλει το διοικητικό του αρχείο. Σε αυτό το σενάριο, μια εγγραφή μπορεί να είναι ένα χαρτί που βοηθά τους νομικούς υπαλλήλους να κατανοήσουν τα βήματα που έκανε ένας οργανισμός. Οι δικαστές μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτά τα έγγραφα για να καθορίσουν εάν ένας οργανισμός συμπεριφερόταν κακόβουλα ή ιδιότροπα.
Ένα διοικητικό αρχείο μπορεί να τηρείται από οποιονδήποτε επαγγελματία σε έναν οργανισμό που έχει πρόσβαση σε πληροφορίες σχετικά με διοικητικές αποφάσεις. Σε ορισμένες περιπτώσεις, διευθυντές και στελέχη ενδέχεται να προσλάβουν βοηθούς που τηρούν αρχεία των συναντήσεων και των ενεργειών που έχουν πραγματοποιηθεί. Οι εργασίες που παρακολουθούνται ψηφιακά, όπως οι οικονομικές συναλλαγές και η καταχώριση δεδομένων, μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν σε ένα διοικητικό αρχείο.
SmartAsset.