Η διαχείριση επικοινωνιών αναφέρεται στη ροή πληροφοριών εντός μιας εταιρείας ή μεταξύ πολλαπλών εταιρειών. Επικεντρώνεται στον σχεδιασμό και την εκτέλεση των διαφόρων μεθόδων επικοινωνίας που χρησιμοποιεί μια εταιρεία για να προσεγγίσει το κοινό -στόχο της, π.χ. καταναλωτές, πωλητές, μέσα μαζικής ενημέρωσης κλπ. Είτε εσωτερικές είτε εξωτερικές, η διαχείριση επικοινωνιών παίζει ζωτικό και δυναμικό ρόλο σε κάθε επιχειρηματικό μοντέλο Το
Κάθε φορά που μια εταιρεία θέλει να επικοινωνήσει ένα μήνυμα, πρέπει πρώτα να λάβει υπόψη πολλούς παράγοντες. Οι εταιρείες πρέπει να καθορίσουν ποιο είναι το κοινό -στόχο και τι τα κάνει μοναδικά. Το πώς να προσεγγίσετε καλύτερα αυτό το κοινό με τον πιο πειστικό και έγκαιρο χρόνο εξετάζεται προσεκτικά. Η λήψη αυτών των προσδιορισμών θα βοηθήσει έναν ειδικό να στοχεύσει ένα συγκεκριμένο μήνυμα σε ένα συγκεκριμένο κοινό.
Ένας ειδικός στις δημόσιες σχέσεις μπορεί να αναλύσει το κοινό -στόχο μιας εταιρείας και να το χωρίσει σε κατηγορίες όπως οι εργαζόμενοι, οι προμηθευτές κ.λπ. Εναπόκειται στο προσωπικό επικοινωνίας να συντονίσει και να κατευθύνει τη ροή πληροφοριών προς και από αυτά τα είδη κοινού. Οι ειδικοί στις δημόσιες σχέσεις και οι διαχειριστές επικοινωνιών έχουν πολύ παρόμοιες λειτουργίες όταν πρόκειται για επικοινωνία.
Ένα παράδειγμα διαχείρισης επικοινωνιών είναι ένα ενημερωτικό δελτίο της εταιρείας που διανέμεται αποκλειστικά στους υπαλλήλους της εταιρείας. Μόλις μια εταιρεία καθορίσει το κατάλληλο μήνυμα που θέλει να επικοινωνήσει, τότε πρέπει να επιλέξει ένα μέσο μέσω του οποίου θα το επικοινωνήσει. Σε αυτό το παράδειγμα, το μέσο είναι ένα ενημερωτικό δελτίο. Οι πληροφορίες που περιέχονται στο ενημερωτικό δελτίο θα πρέπει να επιτυγχάνουν τους στόχους της εταιρείας.
Ένα άλλο, πιο πολύπλοκο παράδειγμα διαχείρισης επικοινωνιών είναι ένας ιστότοπος. Ο ιστότοπος μιας εταιρείας μπορεί να στοχεύσει πολλαπλά είδη κοινού με διάφορα μηνύματα τμηματοποιώντας τον ιστότοπο. Αυτό απαιτεί αρκετό προηγμένο σχεδιασμό και ίσως μια αναθεώρηση της τεχνολογίας της πληροφορίας (ΤΠ). Στον ιστότοπο, οι προμηθευτές ενδέχεται να κατευθύνονται σε ένα συγκεκριμένο τμήμα του ιστότοπου που περιέχει πληροφορίες που τους αφορούν, ενώ οι υπάλληλοι και οι πελάτες μπορούν να κατευθυνθούν σε άλλη ενότητα.
Δεν πρέπει να αγνοείται η αμφίδρομη επικοινωνία κατά την αξιολόγηση των επικοινωνιών. Τα σχόλια από τους υπαλλήλους, τους πελάτες κ.λπ., είναι ανεκτίμητα αν μια εταιρεία θέλει πραγματικά να βελτιώσει και να διαχειριστεί την επικοινωνία. Μια εταιρεία θα πρέπει να επικεντρωθεί στον ευκολότερο τρόπο για το κοινό να μεταφέρει ένα μήνυμα πίσω και στη συνέχεια να σχεδιάσει τρόπους εκτέλεσης αυτής της αποστολής.
Η τεράστια ποικιλία μεθόδων επικοινωνίας στη σημερινή ψηφιακή εποχή αναγκάζει τους εμπειρογνώμονες διαχείρισης επικοινωνιών να προσαρμοστούν γρήγορα σε απόκριση των μεταβαλλόμενων τεχνολογιών. Φαίνεται ότι κάθε μέρα ένας νέος ιστότοπος κοινωνικής δικτύωσης ή εταιρεία πληροφορικής προσπαθεί να αρπάξει το μερίδιό του στην αγορά μέσω τεχνολογικής καινοτομίας. Όταν συμβεί αυτό, η ομάδα επικοινωνιών πρέπει να ανταποκριθεί γρήγορα, προσαρμόζοντας το μήνυμά της στο σωστό κοινό.