Η αποδοτική κατανομή έχει να κάνει με το βαθμό στον οποίο μια συγκεκριμένη ενέργεια οδηγεί στην παραγωγή πιο θετικών αποτελεσμάτων από τη δημιουργία αρνητικών αποτελεσμάτων. Αυτή η βασική προσέγγιση για τη μέτρηση του οφέλους που προκύπτει παίζει ρόλο με πολλούς διαφορετικούς τύπους επιχειρηματικών λειτουργιών, συμπεριλαμβανομένης της δημιουργίας πελατειακής βάσης, της οργάνωσης μιας επιχειρηματικής οντότητας και της τελικής επιτυχίας ή αποτυχίας αυτής της οντότητας. Εν ολίγοις, η αποδοτική κατανομή αφορά τη δημιουργία σημαντικών οφελών ενώ παράγει σχετικά λίγες υποχρεώσεις.
Για να κατανοήσετε πώς λειτουργεί η έννοια της αποδοτικής κατανομής, εξετάστε την απόφαση μιας εταιρείας να κάνει μια διαδικαστική αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο οι πληροφορίες μοιράζονται σε ολόκληρο τον οργανισμό. Αντί να χρησιμοποιείτε έντυπα αντίγραφα ως το κύριο μέσο αναμετάδοσης δεδομένων, λαμβάνεται η απόφαση για τη δημιουργία ενός εσωτερικού δικτύου όπου οι αναφορές και άλλα δεδομένα διανέμονται μέσω email και ιδιωτικού προγράμματος ανταλλαγής μηνυμάτων. Αυτή η αλλαγή παράγει άμεσα οφέλη με τη μορφή μείωσης του κόστους των προμηθειών γραφείου που χρησιμοποιούνται συνήθως για τη δημιουργία έντυπων εγγράφων, ενώ αυξάνει επίσης την ταχύτητα με την οποία μοιράζονται πληροφορίες μεταξύ των προϊσταμένων των τμημάτων και εντός των μεμονωμένων τμημάτων.
Ταυτόχρονα, είναι πιθανό να υπάρξει κάποια αρνητική αντίδραση στη νέα διαδικασία επικοινωνίας. Όσοι προτιμούν τα έντυπα έγγραφα είναι πιθανό να είναι λιγότερο αποκριτικοί, γεγονός που θα μπορούσε να επιβραδύνει την αποτελεσματική χρήση των δεδομένων. Άλλοι μπορεί να αισθάνονται ότι φοβούνται το νέο σύστημα και διστάζουν να αξιοποιήσουν πλήρως τους πόρους. Η έννοια της αποδοτικής κατανομής απαιτεί από την εταιρεία να σταθμίσει τα οφέλη από την εφαρμογή αυτής της στρατηγικής ηλεκτρονικής επικοινωνίας με τα πιθανά μειονεκτήματα. Εάν αποφασιστεί ότι τα οφέλη υπερτερούν ουσιαστικά των υποχρεώσεων και θα προωθήσουν την εταιρεία, η αποδοτική κατανομή απαιτεί να γίνουν οι αλλαγές.
Με την ίδια λογική, μια κατανεμητική αναποτελεσματικότητα μπορεί να επιτευχθεί εάν ληφθούν ενέργειες χωρίς να ληφθούν υπόψη τα πιθανά πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα που είναι πιθανό να αναπτυχθούν. Αυτό ισχύει ανεξάρτητα από το αν τα οφέλη επισημαίνονται ενώ αγνοούνται οι πιθανές υποχρεώσεις, ή τονίζονται τα μειονεκτήματα ενώ δεν εξετάζονται στενά τα πιθανά πλεονεκτήματα που θα αποφέρει η δράση. Προκειμένου να αποφευχθεί αυτός ο τύπος κεκλιμένης προβολής, είναι σημαντικό να ληφθούν υπόψη και οι δύο παράγοντες και έτσι να δημιουργηθεί η ισορροπία που είναι εγγενής στην κατανεμητική αποδοτικότητα.
Η γενική προσέγγιση μπορεί να χρησιμοποιηθεί σχεδόν σε κάθε τύπο επιχειρησιακού περιβάλλοντος. Οι ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων μπορεί να εξετάσουν πώς η μεταφορά συγκεκριμένης μάρκας αγαθών θα επηρεάσει τα κέρδη της επιχείρησης. Οι διευθυντές τμημάτων σε μεγάλες εταιρείες μπορούν να διερευνήσουν τα θετικά και αρνητικά αποτελέσματα που πιθανόν να προκύψουν με αναδιάρθρωση του εργατικού δυναμικού των τμημάτων. Ακόμη και σε περιπτώσεις όπου οι αλλαγές στο διοικητικό συμβούλιο καθίστανται απαραίτητες, η εφαρμογή της ιδέας της κατανεμητικής αποτελεσματικότητας μπορεί να βοηθήσει τους μετόχους να αποφύγουν την τοποθέτηση λανθασμένου ατόμου στο διοικητικό συμβούλιο για αρκετά χρόνια.