Ένα σύστημα διαχείρισης διαδικασιών είναι μια μεθοδολογία που συνήθως χρησιμοποιείται για το σχεδιασμό, την παρακολούθηση και τη διαχείριση μιας επιχειρηματικής διαδικασίας. Ο όρος διαχείριση διαδικασίας χρησιμοποιείται για να εξηγήσει όλα τα βήματα που ακολουθούνται για την καλύτερη κατανόηση των απαιτήσεων των πελατών και να καθορίσει τον πιο οικονομικά αποδοτικό τρόπο για την κάλυψη αυτών των αναγκών. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι ένα σύστημα διαχείρισης διαδικασιών μπορεί να είναι είτε μια σειρά βημάτων και εργασιών, είτε ένα σύστημα λογισμικού υπολογιστή. Ανεξάρτητα από τον τύπο του συστήματος, υπάρχει μια σειρά συγκεκριμένων εργασιών και βημάτων που συνήθως πρέπει να ολοκληρωθούν.
Κάθε σύστημα διαχείρισης διαδικασιών περιλαμβάνει συνήθως έξι εργασίες, όλες οι οποίες πρέπει να ολοκληρωθούν με τη σειρά. Το πρώτο καθήκον είναι να καθορίσει τη διαδικασία, να κατανοήσει τις ανάγκες του πελάτη, καθώς και τους κινδύνους και τις προκλήσεις για τον οργανισμό στην κάλυψη αυτών των αναγκών. Μια σαφώς καθορισμένη διαδικασία είναι συνήθως απαραίτητη, καθώς η ομάδα των αναλυτών επιχειρήσεων θα επιστρέφει σε αυτό το αντικείμενο συνεχώς καθ ‘όλη τη διάρκεια του έργου.
Η οπτικοποίηση της ιδανικής διαδικασίας είναι η επόμενη εργασία. Αυτή η διαδικασία απαιτεί σαφή κατανόηση της διαδικασίας, των βιομηχανικών προτύπων, των κυβερνητικών κανονισμών και τυχόν άλλων κανόνων που διέπουν την επιχειρηματική διαδικασία. Εκτός από την κατανόηση των απαιτήσεων τρίτων, η τρέχουσα δομή του οργανισμού και τυχόν ήδη υπάρχοντα συστήματα πρέπει επίσης να ληφθούν υπόψη.
Οι μετρήσεις είναι ο καλύτερος τρόπος για να αναπτυχθεί μια βασική γραμμή της τρέχουσας επιχειρηματικής διαδικασίας και να καθοριστεί πώς η εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης διαδικασιών θα βοηθήσει στις επιχειρηματικές δραστηριότητες. Συγκεκριμένα, οι πληροφορίες σχετικά με το ποσοστό κύκλου εργασιών, το χρόνο επεξεργασίας, τον χρόνο απόκρισης των πελατών και τυχόν καθυστερήσεις ή σημεία συμφόρησης πρέπει να τεκμηριώνονται. Αυτές οι τιμές θα αναφέρονται μέσω της εφαρμογής του συστήματος διαχείρισης διαδικασιών και θα πρέπει να χρησιμοποιούνται μετά την εφαρμογή οποιωνδήποτε αλλαγών για την αξιολόγηση της επιτυχίας της διαδικασίας.
Οι εσωτερικοί έλεγχοι απαιτούνται σε οποιαδήποτε διαδικασία και τα τρέχοντα στοιχεία ελέγχου συνήθως πρέπει να τεκμηριώνονται. Όταν χρησιμοποιείτε ένα σύστημα διαχείρισης διαδικασιών, είναι απαραίτητο να συμπεριλάβετε την ανάπτυξη και την εφαρμογή εσωτερικών ελέγχων στο σύστημα. Αυτά τα στοιχεία ελέγχου απαιτούνται για τη διαχείριση της πρόσβασης, την παροχή διαδρομών ελέγχου και για την υποστήριξη του οργανισμού.
Κατά την εφαρμογή ενός συστήματος διαχείρισης διαδικασιών, υπάρχουν δύο τύποι αναφορών που αναπτύσσονται. Οι εκθέσεις δραστηριοτήτων παρέχονται σε κάθε στάδιο και διανέμονται σε ενδιαφερόμενα μέρη και ιδιοκτήτες επιχειρησιακών διαδικασιών. Σκοπός αυτών των αναφορών είναι να ενημερώνονται όλοι για την κατάσταση του έργου και να τεκμηριώνεται όλες οι πληροφορίες που μαθαίνονται στη διαδικασία. Ο δεύτερος τύπος αναφοράς βασίζεται στις συναλλαγές που πραγματοποιούνται, τα προσδιορισμένα ζητήματα, τα ποσοστά κύκλου εργασιών και άλλες τιμές που χρησιμοποιούνται συνήθως για τη μέτρηση της απόδοσης.
SmartAsset.