Ένα σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων είναι ένα σύνολο διαδικασιών που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση όλων των περιουσιακών στοιχείων μιας εταιρείας ή ενός ατόμου. Αυτά τα περιουσιακά στοιχεία μπορούν να περιλαμβάνουν τόσο φυσικά όσο και ψηφιακά περιουσιακά στοιχεία. Το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων πρέπει να διαχειρίζεται και να διατηρεί τα στοιχεία κάθε περιουσιακού στοιχείου, συμπεριλαμβανομένης της επιλογής, της συντήρησης, της επιθεώρησης, της προστασίας και της ανανέωσης. Αυτά τα συστήματα είναι πιο χρήσιμα όταν μια εταιρεία έχει περιουσιακά στοιχεία που έχουν μικρή διάρκεια ζωής και που υποτιμούνται σε αξία κατά τη διάρκεια ζωής του περιουσιακού στοιχείου.
Ένα σύστημα μπορεί να είναι ένα φυσικό σύστημα μέσω του οποίου τα στοιχεία παρακολουθούνται με μια σειρά διαδικασιών και τεκμηριώνονται χειροκίνητα. Το σύστημα ενδέχεται να βρίσκεται σε ένα κομμάτι λογισμικού που παρακολουθεί ηλεκτρονικά όλα τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας. Ένα σύστημα λογισμικού διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων επιτρέπει στην εταιρεία να παρακολουθεί και να αναφέρει όλα τα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας της από μία τοποθεσία αντί να συλλέγει πληροφορίες από πολλές τοποθεσίες.
Ένα σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων διατηρεί αρχείο για κάθε ένα από τα περιουσιακά στοιχεία που έχουν εισαχθεί στο σύστημα από την εταιρεία. Το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων μπορεί να περιέχει πληροφορίες σχετικά με χρονοδιαγράμματα υπηρεσιών περιουσιακών στοιχείων, αρχεία συντήρησης, τρέχουσα αξία του περιουσιακού στοιχείου και χρονοδιάγραμμα αντικατάστασης περιουσιακών στοιχείων. Μέσα στο πακέτο λογισμικού, ενδέχεται να οριστούν ορισμένες αναφορές ή κανόνες ενεργοποίησης, προκειμένου να διατηρηθούν οι τακτικοί κύκλοι συντήρησης και αντικατάστασης.
Το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων είναι εξίσου καλό με τις πληροφορίες που περιέχονται σε αυτό. Είναι επιτακτική ανάγκη η εταιρεία να παρέχει καλές πληροφορίες σχετικά με τα περιουσιακά της στοιχεία στο σύστημα. Αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει επίσης να διατηρούνται τακτικά και να ενημερώνονται με οποιαδήποτε αλλαγή στα περιουσιακά στοιχεία της εταιρείας. Εάν οι πληροφορίες δεν διατηρούνται σωστά, η εταιρεία δεν θα έχει καλή αξία για τα επιχειρηματικά της στοιχεία στα βιβλία της.
Η διαχείριση πληροφοριών ψηφιακών περιουσιακών στοιχείων στο σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων θα βοηθήσει την εταιρεία σε περίπτωση ελέγχου ή καταστροφής ή αγωγής. Εάν το σύστημα διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων περιλαμβάνει όχι μόνο τις πληροφορίες σχετικά με έναν συγκεκριμένο υπολογιστή, αλλά και το λογισμικό που είναι εγκατεστημένο σε αυτόν τον υπολογιστή, τότε κατά τη διάρκεια οποιασδήποτε διαδικασίας ανακάλυψης, θα είναι πολύ πιο εύκολο για την εταιρεία να απαντήσει σε συγκεκριμένα αιτήματα. Σε περίπτωση καταστροφής, όπως πυρκαγιά ή σφάλματος υπολογιστή, η εταιρεία θα μπορεί να αντικαταστήσει τον υπολογιστή για έναν συγκεκριμένο υπάλληλο πολύ πιο γρήγορα με ακριβείς πληροφορίες περιουσιακών στοιχείων.
Η επιλογή μεταξύ ενός φυσικού ή ενός συστήματος διαχείρισης περιουσιακών στοιχείων που βασίζεται σε λογισμικό είναι αυτή που πρέπει να γίνει από κάθε εταιρεία ή άτομο με περιουσιακά στοιχεία. Γενικά, όσο περισσότερα περιουσιακά στοιχεία πρέπει να διαχειριστεί κάποιος, τόσο πιο πιθανό είναι να επιλέξει ένα ψηφιακό σύστημα. Ωστόσο, ένα καλό σύστημα διαχείρισης φυσικών περιουσιακών στοιχείων που μπορεί να διατηρηθεί από κάθε τοποθεσία, μπορεί να αποδειχθεί καλύτερο για ορισμένες εταιρείες.