Ως ουσιαστικό στοιχείο της διαχείρισης του έργου, ο σχεδιασμός του έργου περιλαμβάνει την ανάπτυξη στοιχείων δράσης και προγραμματισμό που θα κρατήσει το έργο να προχωρά σε σταθερή βάση. Όταν εκτελεστεί σωστά, θα περιλαμβάνει επίσης ημερομηνίες-στόχους για την ολοκλήρωση κάθε στοιχείου ενέργειας, καθιστώντας δυνατή την τακτική μετακίνηση με άλλα στοιχεία σε εκκρεμότητα. Ένα πραγματικό σχέδιο έργου αναφέρεται ως λίστα κλιμάκωσης σε ορισμένες επιχειρηματικές ρυθμίσεις.
Ενώ ορισμένοι πιστεύουν ότι ο σχεδιασμός του έργου και ο σχεδιασμός της διαδικασίας είναι το ίδιο, αυτό δεν συμβαίνει. Και τα δύο είναι βασικά στοιχεία στη διαχείριση έργου, αλλά η εστίαση κάθε στοιχείου είναι συμπληρωματική και όχι ίδια. Ο σχεδιασμός της διαδικασίας εστιάζει περισσότερο στην επιλογή των πόρων που απαιτούνται για το έργο, καθώς και στην παροχή ενός γενικού πλαισίου για την επίτευξη του επιθυμητού στόχου. Αντίθετα, ο σχεδιασμός του έργου θα επικεντρωθεί στον εντοπισμό και τη διευθέτηση των επιμέρους εργασιών που απαιτούνται για την ολοκλήρωση κάθε βήματος του έργου χρησιμοποιώντας τους πόρους που προσδιορίζονται στο σχεδιασμό της διαδικασίας.
Προκειμένου να διατηρηθεί ο προγραμματισμός στην πορεία, ένας διαχειριστής έργου συνήθως διευθύνει την ομάδα που είναι επιφορτισμένη με την ευθύνη της υλοποίησης κάθε στοιχείου δράσης ή βήματος που είναι απαραίτητο για την ολοκλήρωση του έργου. Ο διευθυντής βοηθά στο συντονισμό των ενεργειών κάθε μέλους της ομάδας, στη μέτρηση της προόδου και λαμβάνει αποφάσεις σχετικά με αλλαγές στο σχέδιο του έργου όταν και όταν είναι απαραίτητο. Σε γενικές γραμμές, ο διαχειριστής του έργου θα υποστηρίξει την ομάδα με κάθε τρόπο απαραίτητο για να προχωρήσει το έργο έγκαιρα και με οικονομικό τρόπο. Ο διαχειριστής έργου είναι επίσης συχνά άμεσα υπόλογος στους ιδιοκτήτες εταιρειών και σε άλλους που είναι υπεύθυνοι για τη συνολική λειτουργία της επιχείρησης.
Όπως κάθε τύπος επιχειρηματικού σχεδιασμού, έτσι και ο σχεδιασμός έργου έχει να κάνει με την απόκτηση των περισσότερων οφελών κάνοντας τη συνετή χρήση των διαθέσιμων πόρων. Για το σκοπό αυτό, ένας στόχος αυτού του τύπου προγραμματισμού είναι να δημιουργηθούν ρεαλιστικά δεδομένα όσον αφορά το πόσο απαιτείται για κάθε πόρο που απαιτείται και πόσο καιρό θα απαιτηθεί. Για παράδειγμα, ένα σχέδιο έργου μπορεί να απαιτεί τη χρήση φορτηγών για τη μεταφορά υλικών σε ένα εργοτάξιο. Το σχέδιο θα προγραμματίσει τις παραδόσεις με βάση το πότε χρειάζονται τα υλικά, δίνοντας τη δυνατότητα στην εταιρεία να χρησιμοποιήσει αυτά τα φορτηγά για άλλους σκοπούς όταν δεν απαιτείται για την ολοκλήρωση του υπό εξέταση έργου.
Σήμερα, ο σχεδιασμός του έργου συχνά ενισχύεται με τη χρήση λογισμικού για την ανάπτυξη του γενικού σχεδίου και για την ενημέρωση όλων των μελών της ομάδας για την πρόοδο στο τρέχον σύνολο στοιχείων δράσης. Το λογισμικό σχεδιασμού έργου διευκολύνει την τακτοποίηση στοιχείων δράσης στην πιο λογική ακολουθία, τον καθορισμό λογικών ημερομηνιών ολοκλήρωσης για κάθε στοιχείο του σχεδίου και την παρακολούθηση τυχόν παραγόντων που επηρεάζουν την πρόοδο του έργου. Το λογισμικό σχεδιασμού μπορεί να είναι ένα ιδιόκτητο πακέτο λογισμικού που αναπτύχθηκε ειδικά για τη χρήση μιας εταιρείας ή να είναι ένα εμπορικό προϊόν που προσφέρεται για τον προγραμματισμό έργων σε μια σειρά διαφορετικών επιχειρηματικών ρυθμίσεων.
SmartAsset.