Γενικά, η διαχείριση αποθεμάτων αναφέρεται στη μέθοδο με την οποία οι επιχειρήσεις χειρίζονται απτούς πόρους και υλικά προκειμένου να διασφαλίσουν ότι οι πόροι είναι άμεσα διαθέσιμοι για χρήση. Η διαχείριση των αποθεμάτων γίνεται γενικά με τη χρήση συστήματος λίστας χαρτιού ή συστήματος με δυνατότητα λογισμικού υπολογιστή. Χρησιμοποιώντας ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων, ένα νοικοκυριό μπορεί να περιμένει να κρατήσει τα απαραίτητα εφόδια, ενώ μια επιχείρηση μπορεί να χρησιμοποιήσει τους πόρους πιο αποτελεσματικά για να δημιουργήσει έσοδα.
Η απλούστερη μορφή διαχείρισης αποθεμάτων είναι η μέθοδος έντυπης αντιγραφής, σύμφωνα με την οποία τηρείται κατάλογος των υλικών που χρησιμοποιούνται σε τακτική βάση. Όταν εισάγονται αντικείμενα, προστίθενται στη λίστα. Όταν οι προμήθειες εξαντλούνται, γίνεται αγορά για την αναπλήρωση υλικών. Με αυτόν τον τρόπο, μια τρέχουσα απογραφή των πιο σημαντικών υλικών μπορεί να παρέχεται ανά πάσα στιγμή. Αυτή η απλή μορφή διαχείρισης αποθεμάτων είναι χρήσιμη, έτσι ώστε τα υλικά να μπορούν να αγοραστούν σε κατάλληλες στιγμές, όταν οι τιμές είναι χαμηλές και τίποτα κρίσιμο δεν τελειώνει ποτέ.
Μια άλλη δημοφιλής μορφή διαχείρισης αποθεμάτων είναι το σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων που βασίζεται σε λογισμικό υπολογιστή. Καθώς συσσωρεύονται οι προμήθειες, ένα σύστημα διαχείρισης αποθεμάτων υπολογιστών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παρακολούθηση μεγάλων ποσοτήτων προϊόντων και υλικών. Κάθε φορά που εισάγεται ή αποχωρεί ένα μεμονωμένο υλικό από το απόθεμα, το λογισμικό διαχείρισης αποθεμάτων πραγματοποιεί προσαρμογές που αντιστοιχούν σε αυτές τις δραστηριότητες.
Ένα μηχανογραφικό σύστημα απογραφής είναι επίσης χρήσιμο για την εκτίμηση του κόστους που σχετίζεται με τη χρήση υλικών σε μεγάλη κλίμακα. Όταν συνδέεται με ένα κεντρικό λογιστικό σύστημα, το λογισμικό απογραφής υπολογιστών μπορεί εύκολα να υπολογίσει το μέσο κόστος ανά μονάδα. Μια μέθοδος απογραφής υπολογιστών αναφέρει επίσης τα μέσα έσοδα που δημιουργούνται όταν χρησιμοποιούνται υλικά για την παραγωγή αγαθών που αγοράζονται και πωλούνται.
Ο πιο σημαντικός λόγος που χρησιμοποιούνται τα συστήματα απογραφής είναι η παρακολούθηση των προμηθειών, ώστε να εντοπίζονται γρήγορα τα προβλήματα αποθέματος. Εάν τα υλικά έχουν μεγάλη ζήτηση, ένα σύστημα απογραφής θα επιτρέψει σε έναν οργανισμό να είναι στρατηγικός όσον αφορά τον χειρισμό των υλικών, πραγματοποιώντας προγραμματισμένες αγορές για να διατηρεί τα εφόδια και μειώνοντας τη σπατάλη υλικών. Επιπλέον, πολλοί οργανισμοί υποχρεούνται να τηρούν έναν κατάλογο αποθεμάτων αγαθών για φορολογικούς και ασφαλιστικούς σκοπούς.
Η ύπαρξη ενός συστήματος διαχείρισης αποθεμάτων που λειτουργεί καλά εξαρτάται από το μέγεθος του οργανισμού και τον τύπο των υλικών που θα παρακολουθούνται. Ενώ μια απλή μέθοδος απογραφής μπορεί να λειτουργήσει καλά για μια μικρή επιχείρηση. για μεγάλους οργανισμούς με μεγάλο αριθμό προμηθειών, εξαρτημάτων ή υλικών, μπορεί να απαιτείται ένα σύστημα απογραφής υπολογιστών για να συμβαδίσει με τη ζήτηση. Χωρίς ένα σαφές σύστημα για τη διατήρηση σταθερών επιπέδων αποθέματος, μπορεί να προκύψουν προβλήματα που μπορεί να είναι δαπανηρά και άβολα.
SmartAsset.