Οι κύκλοι ποιότητας είναι ομάδες ατόμων που συγκεντρώνονται για να αξιολογήσουν μια συγκεκριμένη λειτουργία ή διαδικασία, να καθορίσουν πόσο καλά λειτουργεί αυτή η διαδικασία και να αναζητήσουν τρόπους για να ενισχύσουν αυτήν τη λειτουργία. Ένας κύκλος ποιότητας μπορεί να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον ή ως μέρος των συνεχιζόμενων ελέγχων και υπολοίπων σε έναν μη κερδοσκοπικό οργανισμό. Τα μέλη του κύκλου ποιότητας μπορούν να απασχολούνται από τον οργανισμό, να είναι μαθητές από ένα τοπικό εκπαιδευτικό ίδρυμα ή να είναι καταναλωτές ή υποστηρικτές που ενδιαφέρονται για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που προσφέρει ο οργανισμός.
Σε ένα επιχειρηματικό περιβάλλον, ένας κύκλος ποιότητας είναι συνήθως μια εθελοντική ομάδα εργαζομένων που επικεντρώνεται σε μια συγκεκριμένη πτυχή της λειτουργίας, όπως ένα τμήμα. Η ομάδα χρησιμεύει όχι μόνο για την αξιολόγηση της τρέχουσας ποιότητας των παραγόμενων προϊόντων, αλλά και για το πόσο αποτελεσματικά δημιουργούνται αυτά τα προϊόντα. Ένας επόπτης τμήματος που ενεργεί ως ηγέτης και διευκολυντής για την ομάδα μπορεί να ηγηθεί του κύκλου ποιότητας. Δεν είναι ασυνήθιστο για τον κύκλο να επιλέγει έναν αρχηγό ομάδας που λειτουργεί ως σύνδεσμος μεταξύ του ομίλου και της διοίκησης.
Ως μέρος των αρμοδιοτήτων του, ένας κύκλος ποιότητας θα εντοπίσει και θα αναλύσει κάθε πτυχή της περιοχής υπό έλεγχο, καθιστώντας το σημείο να εντοπιστούν τόσο τα δυνατά όσο και τα αδύνατα σημεία που βλέπουν τα μέλη της ομάδας με την τρέχουσα διαδικασία. Με αυτόν τον τρόπο, ο κύκλος μπορεί να σκεφτεί αποτελεσματικά για πιθανές αλλαγές ή βελτιώσεις που θα μπορούσαν να ελαχιστοποιήσουν ή να εξαλείψουν αυτές τις αδυναμίες, ενώ δεν έχουν καμία αρνητική επίδραση σε αυτές τις ιδιότητες που χαρακτηρίζονται ως δυνατά. Γενικά, καμία πτυχή των υπό εξέταση λειτουργιών δεν εξαιρείται από τη διερεύνηση και την αξιολόγηση, συμπεριλαμβανομένων των διαδικασιών διαχείρισης, της επιλογής πρώτων υλών ή ακόμη και της συσκευασίας και αποθήκευσης των τελικών προϊόντων.
Ένας κύκλος ποιότητας μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί αποτελεσματικά σε άλλες ρυθμίσεις. Οι μη κερδοσκοπικοί οργανισμοί ενδέχεται να παρέχουν στους υποστηρικτές την ευκαιρία να συγκεντρώνονται σε τακτική βάση για να αξιολογούν έργα άντλησης κεφαλαίων ή ευαισθητοποίησης του κοινού που εκτελούνται από την οντότητα. Στα εκπαιδευτικά ιδρύματα, ένας κύκλος ποιότητας μπορεί να παρέχει πολύτιμες γνώσεις και προτάσεις σχετικά με τη διάρθρωση ενός προγράμματος σπουδών, την οργάνωση ενός πανεπιστημιακού τμήματος ή προτάσεις για πιθανά μελλοντικά μαθήματα επιλογής. Σε κάθε περίπτωση, ο απώτερος στόχος του ποιοτικού κύκλου είναι ο εντοπισμός βελτιώσεων που θα βοηθήσουν τον οργανισμό να συνεχίσει να αναπτύσσεται και να πλησιάζει την υλοποίηση των στόχων του.
Η χρήση ενός κύκλου ποιότητας μέσα σε έναν οργανισμό μπορεί συχνά να καταστήσει δυνατό τον εντοπισμό μικρών ζητημάτων που είναι δύσκολο να φανούν διαφορετικά. Η αξιοποίηση της πείρας των μελών της ομάδας καθιστά δυνατό όχι μόνο τον εντοπισμό ζητημάτων που πρέπει να αντιμετωπιστούν, αλλά και την ανάπτυξη λύσεων για αυτά τα ζητήματα. Συχνά, αυτή η διαδικασία επιτρέπει στα μέλη του κύκλου να αυξήσουν την αίσθηση ότι ανήκουν και να επενδύσουν στην επιχείρηση ή το ίδρυμα και να αισθάνονται ότι συνεισφέρουν θετικά στον οργανισμό.
SmartAsset.