Το 5S είναι ένα σύνολο κανόνων καθαριότητας που έχουν σχεδιαστεί από τους Ιάπωνες για να ενσταλάξουν την πειθαρχία στο χώρο εργασίας για ένα καθαρότερο και πιο οργανωμένο περιβάλλον κατασκευής. Αργότερα υιοθετήθηκε σε εργασιακούς χώρους εκτός από το πάτωμα παραγωγής, συμπεριλαμβανομένων γραφείων στην Ιαπωνία και σε άλλες ηπείρους. Πέντε ιαπωνικές λέξεις δράσης που ξεκινούν με το γράμμα s έχουν επινοηθεί για να θυμούνται εύκολα τους κανόνες καθαριότητας που πρέπει να τηρούνται τακτικά για να διατηρηθεί η τάξη, η καθαριότητα και η αποτελεσματικότητα στο χώρο εργασίας. Οι πέντε λέξεις δράσης είναι seiri, seiton, seiso, seiketsu και shitsuke.
Seiri σημαίνει ταξινόμηση. Τα εξαρτήματα και τα εργαλεία που απαιτούνται στη γραμμή παραγωγής πρέπει να διαχωρίζονται από τα μέρη και τα εργαλεία που δεν απαιτούνται και επομένως πρέπει να απορριφθούν. Τα γραφεία μπορούν να μιμηθούν μια γραμμή παραγωγής και επίσης να ταξινομήσουν εργαλεία και υλικά γραφείου για να διατηρήσουν ένα άπαχο εργασιακό περιβάλλον και να διευκολύνουν έναν υπάλληλο γραφείου να εντοπίσει τα πράγματα που χρειάζεται για να ολοκληρώσει μια διαδικασία ή μια υπηρεσία. Η δημιουργία μιας λίστας ελέγχου με τα πράγματα που χρειάζεται ένας υπάλληλος παραγωγής ή γραφείου για να κάνει μια δουλειά θα απλοποιήσει τη διαδικασία εξάλειψης των περιττών εργαλείων και υλικών.
Το Seiton σημαίνει ρύθμιση της τάξης στο χώρο εργασίας. Τα εξαρτήματα και τα εργαλεία που απαιτούνται για την παραγωγή πρέπει να επισημαίνονται σωστά και να τοποθετούνται στις κατάλληλες θέσεις τους και σε εύκολη πρόσβαση του εργαζομένου. Στο γραφείο, αυτό σημαίνει ότι τοποθετούμε προμήθειες και υλικά γραφείου στις κατάλληλες θέσεις και ακολουθία παρόμοια με μια γραμμή συναρμολόγησης για απρόσκοπτη ολοκλήρωση μιας συναλλαγής ή υπηρεσίας.
Ένας εργαζόμενος στην παραγωγή πρέπει επίσης να σκουπίσει το χώρο εργασίας και να καθαρίσει τα μηχανήματα για να αποτρέψει βλάβη και επισκευή. Αυτό ονομάζεται seiso και πρέπει να γίνεται τακτικά. Ένα καθαρό εργασιακό περιβάλλον είναι επίσης επωφελές για έναν υπάλληλο γραφείου. Θα είναι σε θέση να αναπνέει καθαρό αέρα και να αποφύγει να αρρωστήσει.
Η τυποποίηση, η οποία ονομάζεται seiketsu στα ιαπωνικά, θα επιτρέψει σε έναν εργαζόμενο να εκτελεί καθημερινές εργασίες με ευκολία και ταχύτητα, είτε βρίσκεται στο πάτωμα παραγωγής είτε σε ένα γραφείο. Η τεκμηρίωση της διαδικασίας βήμα προς βήμα για την επίτευξη της εργασίας ενός ατόμου θα του επιτρέψει να εκτελέσει το έργο με έναν συνηθισμένο τρόπο. Δεν θα υπάρξει άλλη δοκιμή και λάθος, και η απώλεια χρόνου και υλικών θα ελαχιστοποιηθεί, αν όχι εξαλειφθεί πλήρως.
Μόλις ο οργανισμός εξασκεί ήδη το 5S, πρέπει να καταβληθούν προσπάθειες για να διατηρηθεί η συνήθεια της καλής νοικοκυριότητας που έχει δημιουργηθεί μέσω του 5S. Αυτό είναι γνωστό ως shitsuke. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω σταθερού κινήτρου όλων των μελών του οργανισμού να συνεχίσουν την εξάσκηση του 5S. Ένας τρόπος για να παρακινήσετε τον καθένα να διατηρήσει τη συνήθεια του 5S είναι να οργανώσει διατμηματικούς διαγωνισμούς για να επισημάνει τις βέλτιστες πρακτικές. Ένας αιφνιδιαστικός έλεγχος θα μπορούσε επίσης να πραγματοποιηθεί από μια περιπολία 5S για να κρατήσει τους πάντες στα πόδια τους και να παραμείνει συνεπής στη διατήρηση της τάξης και της καθαριότητας στο χώρο εργασίας μέχρι να γίνει τρόπος ζωής και κουλτούρα στον οργανισμό.
SmartAsset.