Ο κύκλος δαπανών είναι ένας τύπος διαδικασίας που βοηθά στον καθορισμό του τι συμβαίνει από το σημείο που μια επιχείρηση ή καταναλωτής αποφασίζει ότι η αγορά ενός δεδομένου αγαθού ή υπηρεσίας είναι απαραίτητη μέχρι το σημείο που πληρώνεται πλήρως η αγορά. Ο αριθμός και ο τύπος των βημάτων που περιλαμβάνονται στον κύκλο θα ποικίλλουν, με βάση την πολυπλοκότητα της έρευνας και τελικά την απόκτηση άδειας για την πραγματοποίηση της αγοράς. Η διαδικασία μπορεί να περιπλέκεται περαιτέρω με βάση τις πολιτικές και τις διαδικασίες που εμπλέκονται στην απόφαση πότε και πώς θα υποβάλει προσφορά για πληρωμές για αυτές τις αγορές.
Για πολλές εταιρείες, ο κύκλος δαπανών ξεκινά με τη χορήγηση άδειας για πραγματοποίηση μιας συγκεκριμένης αγοράς. Συνήθως, το μέρος που επιθυμεί να πραγματοποιήσει την αγορά πρέπει να υποβάλει αυτό που είναι γνωστό ως έντυπο αίτησης σε έναν πράκτορα ή τμήμα αγορών. Εάν ο αντιπρόσωπος εξετάσει την αίτηση και διαπιστώσει ότι το ζητούμενο στοιχείο είναι εντός των οδηγιών τιμολόγησης και των δημοσιονομικών περιορισμών της εταιρείας, το επόμενο βήμα στον κύκλο περιλαμβάνει την έκδοση ενός αριθμού εντολής αγοράς. Σε εκείνο το σημείο, το μέρος που υπέβαλε το αρχικό αίτημα μπορεί να επικοινωνήσει με τον εξουσιοδοτημένο προμηθευτή και να πραγματοποιήσει την παραγγελία, σημειώνοντας προσεκτικά ότι ο αριθμός της εντολής αγοράς που έχει εκχωρηθεί από τον αντιπρόσωπο αγορών θα συμπεριληφθεί ως μέρος των λεπτομερειών που βρίσκονται στο τιμολόγιο της παραγγελίας.
Μόλις τοποθετηθεί η παραγγελία και παραδοθεί το ζητούμενο είδος, το επόμενο βήμα στον κύκλο δαπανών περιλαμβάνει τον υπολογισμό της παραλαβής του στοιχείου και την ανάθεση του κόστους σε ένα συγκεκριμένο τμήμα ή τμήμα της δομής της εταιρείας. Ανάλογα με τον τύπο της εταιρείας που εμπλέκεται, το αντικείμενο μπορεί να τοποθετηθεί σε ενεργό απόθεμα έως ότου εκταμιευθεί πραγματικά σε ένα συγκεκριμένο τμήμα. Για παράδειγμα, οι πρώτες ύλες που χρησιμοποιούνται για τη δημιουργία αγαθών που η εταιρεία προσφέρει προς πώληση μπορεί να φυλάσσονται σε αποθήκη μιας εταιρείας έως ότου απελευθερωθούν και χρεωθούν στο τμήμα που χρησιμεύει ως ο πρώτος σύνδεσμος στη διαδικασία παραγωγής.
Τα τελευταία βήματα σε έναν κύκλο δαπανών περιλαμβάνουν τον προγραμματισμό πληρωμής για τα αγαθά που αγοράστηκαν. Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο κύκλος είναι πολύ σύντομος, όπως όταν η πληρωμή πρέπει να υποβληθεί προσφορά κατά τη στιγμή της παράδοσης. Σε άλλες περιπτώσεις, αυτό το τελευταίο μέρος του κύκλου δαπανών μπορεί να κανονίσει τρέχοντα εκκρεμή τιμολόγια με βάση τις προθεσμίες που έχουν οριστεί από τους προμηθευτές, με μια ομάδα πληρωτέων λογαριασμών να ελέγχει και να εγκρίνει κάθε τιμολόγιο πληρωμής. Σε εκείνο το σημείο, η πληρωμή έχει προγραμματιστεί να πραγματοποιηθεί την ή πριν από την πραγματική ημερομηνία λήξης που αναφέρεται στο τιμολόγιο. Ανάλογα με τις πολιτικές της εταιρείας, η πληρωμή αυτή μπορεί να πραγματοποιηθεί με τη μορφή ηλεκτρονικής μεταφοράς στον λογαριασμό του προμηθευτή ή εγγράφου επιταγής που συντάσσεται και αποστέλλεται στη διεύθυνση εμβάσματος που παρέχεται από τον πωλητή. Συνήθως, ο κύκλος δαπανών θεωρείται πλήρης μόλις ολοκληρωθεί η πληρωμή και έχει εκκαθαριστεί η τράπεζα έκδοσης.
SmartAsset.