Η ανάλυση δαπανών είναι μια μέθοδος που χρησιμοποιείται από τις επιχειρήσεις για να παρακολουθεί τον τρόπο με τον οποίο δαπανώνται χρήματα από την εταιρεία, με απώτερο στόχο τη μείωση των δαπανών. Οι πληροφορίες σχετικά με τους προμηθευτές, τις αγορές και τις παραγγελίες οργανώνονται και στη συνέχεια αναλύονται για μοτίβα. Λόγω του τεράστιου όγκου πληροφοριών που εμπλέκονται, οι περισσότερες εταιρείες χρησιμοποιούν εξειδικευμένο λογισμικό για να πραγματοποιήσουν ανάλυση δαπανών.
Η διαδικασία συλλογής και ανάλυσης δεδομένων είναι πιο δύσκολη από ό, τι φαίνεται αρχικά. Για να είναι αποτελεσματική η ανάλυση δαπανών, πρέπει να λαμβάνονται υπόψη όλες οι πτυχές των προτύπων δαπανών μιας εταιρείας. Αυτές οι πληροφορίες συνήθως αποθηκεύονται σε ξεχωριστά συστήματα υπολογιστών σε κάθε τμήμα της εταιρείας. Οι διαιρέσεις μπορούν να διαχωριστούν τόσο από απόσταση όσο και από γλώσσα. Η συλλογή όλων αυτών των δεδομένων και η οργάνωσή τους σε εύχρηστη μορφή απαιτεί μεγάλη δαπάνη χρόνου και χρήματος.
Μεγάλο μέρος της πολυπλοκότητας μπορεί να αφαιρεθεί χρησιμοποιώντας λογισμικό για τη διευκόλυνση της ανάλυσης δαπανών. Το πρώτο λογισμικό ανάλυσης δαπανών δημιουργήθηκε στις αρχές της δεκαετίας του 2000. Αν και εξακολουθεί να είναι πολύ ακριβό, το λογισμικό αφαιρεί την ανάγκη ανθρώπινης εργασίας και δημιουργεί μια εύκολη διεπαφή για πρόσβαση στις πληροφορίες που προκύπτουν.
Το λογισμικό λειτουργεί τραβώντας δεδομένα από υπάρχοντα συστήματα τήρησης αρχείων. Αυτά θα μπορούσαν να είναι απλά υπολογιστικά φύλλα, δεδομένα αποθήκης ή άλλες πηγές. Αυτά τα δεδομένα στη συνέχεια καθαρίζονται, πράγμα που σημαίνει ότι η μορφοποίηση είναι τυποποιημένη, διπλές εγγραφές συγχωνεύονται και εντοπίζονται λεπτομέρειες που λείπουν. Το λογισμικό στη συνέχεια ταξινομεί τα δεδομένα σύμφωνα με τα βιομηχανικά πρότυπα και πρότυπα που καθορίζονται από την εταιρεία. Οι ειδικοί στον τομέα των προμηθειών μπορούν στη συνέχεια να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα για αναφορές και ανάλυση.
Μια σημαντική πτυχή της ανάλυσης δαπανών είναι η αξιολόγηση των προμηθευτών. Η ανάλυση δαπανών μπορεί να δείξει ποιοι προμηθευτές λαμβάνουν τα περισσότερα χρήματα από την εταιρεία. Η εταιρεία μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτές τις πληροφορίες για να διαπραγματευτεί για καλύτερες συμφωνίες ή να επαναδιαπραγματευτεί συμβάσεις. Οι περισσότερες εταιρείες έχουν προτιμήσει προμηθευτές, προμηθευτές που προσφέρουν τις καλύτερες υπηρεσίες ή μειωμένες τιμές για μαζική αγορά. Η ανάλυση μπορεί να αποκαλύψει ότι προμήθειες ή υπηρεσίες που αγοράζονται επί του παρόντος από μη προτιμώμενο προμηθευτή θα μπορούσαν να αγοραστούν από έναν προτιμώμενο προμηθευτή για λιγότερα.
Η εταιρεία μπορεί επίσης να αγοράζει παρόμοιες προμήθειες ή υπηρεσίες από διάφορους προμηθευτές. Αυτό είναι γνωστό ως κατακερματισμένο εμπόρευμα. Τα χρήματα μπορούν να εξοικονομηθούν κάνοντας μια μεγάλη αγορά από έναν προμηθευτή και όχι μια σειρά μικρών αγορών από διάφορους προμηθευτές.
Η ανάλυση δαπανών βοηθά επίσης στον εντοπισμό δαπανηρών δαπανών. Αυτό συμβαίνει όταν γίνονται αγορές που δεν καλύπτονται από σύμβαση. Χωρίς συμβόλαιο, η εταιρεία χρεώνεται ολόκληρη την τιμή και όχι την τιμή διαπραγμάτευσης που καθορίζεται από μόνιμη σύμβαση με προτιμώμενο προμηθευτή. Αυτός ο τύπος δαπανών μπορεί να κοστίσει σε μια εταιρεία πολλά χρήματα με την πάροδο του χρόνου.
SmartAsset.