Η προμήθεια έργου περιλαμβάνει μια συστηματική διαδικασία αναγνώρισης και προμήθειας, μέσω αγοράς ή απόκτησης, των απαραίτητων υπηρεσιών έργου, αγαθών ή αποτελεσμάτων από εξωτερικούς προμηθευτές που θα εκτελέσουν την εργασία. Συνήθως είναι συνάρτηση του διαχειριστή έργου. Ωστόσο, ορισμένοι οργανισμοί επιλέγουν να επιλέξουν ένα άτομο διαφορετικό από τον διαχειριστή του έργου για να χειριστεί αυτά τα καθήκοντα. Υπάρχουν έξι διαδικασίες που αναγνωρίζονται ευρέως από τη βιομηχανία διαχείρισης έργων ως αναπόσπαστο μέρος της διαχείρισης προμηθειών έργων.
Η πρώτη από αυτές τις διαδικασίες είναι ο προγραμματισμός αγορών και εξαγορών. Σε αυτό το βήμα, προσδιορίζονται οι ανάγκες που απαιτούν εξωτερική ανάθεση. Οι πηγές για την απόκτηση των απαιτούμενων αγαθών, υπηρεσιών ή αποτελεσμάτων διαφοροποιούνται μέσω ανάλυσης αγοράς. Κατά τον προγραμματισμό της προμήθειας, οι στόχοι του έργου αναθεωρούνται για να διασφαλιστεί ότι η εξαγορά δεν αποκλίνει από τους αναφερόμενους στόχους. Η ολοκλήρωση αυτού του βήματος περιλαμβάνει τον προσδιορισμό των απαραίτητων πόρων για την απόκτηση, τον προσδιορισμό του τύπου της σύμβασης που απαιτείται για την εξασφάλιση της απόκτησης και την προετοιμασία ενός σχεδίου διαχείρισης προμηθειών.
Ο προγραμματισμός της σύμβασης, η αίτηση απαντήσεων από τον πωλητή και η επιλογή του πωλητή είναι οι επόμενες τρεις διαδικασίες που ενδέχεται να ολοκληρωθούν. Κατά τον προγραμματισμό συμβάσεων, είναι απαραίτητο να περιγραφούν λεπτομερώς τα ζητούμενα προϊόντα ή υπηρεσίες. Οι αιτήσεις για προτάσεις και προσφορές πρέπει να τεκμηριώνονται για να αποφευχθούν προβλήματα.
Όταν ζητάτε απαντήσεις και προτάσεις πωλητών, προσδιορίζονται συγκεκριμένοι προμηθευτές και τοποθετούνται σε μια ειδική λίστα πωλητών. Οι επιλεγμένοι προμηθευτές θεωρούνται πιστοποιημένοι με βάση την ικανότητά τους να παρέχουν τα αγαθά ή τις υπηρεσίες λαμβάνοντας υπόψη τους περιορισμούς του έργου, το ενδιαφέρον τους για την παροχή αγαθών ή υπηρεσιών και τη λογική των προσφορών τους. Μόλις διακριθούν οι υποψήφιοι πωλητές, οι προτάσεις των επιλεγμένων πωλητών αξιολογούνται προκειμένου να καθοριστεί ο καλύτερος προμηθευτής για την παράδοση των αγαθών ή των υπηρεσιών. Αφού επιλεγούν οι πωλητές, γίνεται διαπραγμάτευση συμβολαίων.
Η διαχείριση συμβάσεων είναι ζωτικής σημασίας για τις προμήθειες έργων. Η σαφής περιγραφή των υποχρεώσεων, των ευθυνών και των στόχων απόδοσης είναι απαραίτητη για την ολοκλήρωση αυτού του βήματος. Η ικανοποιητική απόδοση της σύμβασης συνεπάγεται την παρακολούθηση της εκτέλεσης των καθορισμένων στόχων. Μερικές φορές, ο διαχειριστής προμηθειών έργου μπορεί να χρειαστεί να διορθώσει διαδικασίες για να επιτύχει τα επιθυμητά αποτελέσματα. Οι αλλαγές στις συμβάσεις θα πρέπει να ελέγχονται και να τεκμηριώνονται για την αποφυγή περιττών νομικών αξιώσεων.
Μόλις ολοκληρωθεί η σύμβαση, το τελευταίο βήμα είναι να κλείσει η σύμβαση. Η σύμβαση ελέγχεται για να βεβαιωθεί ότι πληρούνται όλοι οι όροι της σύμβασης. Το κλείσιμο της σύμβασης περιλαμβάνει την αξιολόγηση της απόδοσης του προμηθευτή και την τεκμηρίωση τυχόν διδαγμάτων από την εκτέλεση της σύμβασης.
Η προμήθεια έργων δεν είναι ακριβής επιστήμη. Αν και αυτή η διαδικασία είναι γενικά αποδεκτή στον κλάδο, η πραγματική εκτέλεση μπορεί να διαφέρει μεταξύ των οργανισμών. Υπάρχουν πολλά μαθήματα που διδάσκουν τις στρατηγικές που χρησιμοποιούνται από τους διαχειριστές προμηθειών έργων. Τα κοινοτικά κολέγια και τα τμήματα διευρυμένης εκπαίδευσης των πανεπιστημίων συχνά παρέχουν μαθήματα για αυτό το θέμα.
SmartAsset.