Γνωστό και ως έγγραφο συλλογής, ένα χαρτί συλλογής είναι κάθε τύπος έντυπης ή ηλεκτρονικής τεκμηρίωσης που συνδέεται με συγκεκριμένους τύπους χρηματοοικονομικών συναλλαγών. Συνήθως, το περιεχόμενο του χαρτιού θα έχει να κάνει με παροχές κάποιου τύπου που είτε θεωρούνται απόδειξη μεταβίβασης ιδιοκτησίας σε αγαθά και υπηρεσίες, είτε χρησιμεύει ως βάση για την πληρωμή του διαγωνισμού για αυτά τα προϊόντα. Μπορεί να χρησιμοποιούνται διάφοροι τύποι χαρτιών είσπραξης, με μερικούς από τους πιο συνηθισμένους να είναι τιμολόγια, φορτωτικά και πιστοποιητικά ασφάλισης.
Ένα από τα πιο εύκολα αναγνωρίσιμα παραδείγματα χαρτιού είσπραξης είναι το τιμολόγιο. Αυτός ο τύπος εγγράφου συντάσσεται ως μέσο αναγνώρισης των βασικών λεπτομερειών που σχετίζονται με μια οικονομική συναλλαγή, όπως η αγορά αγαθών ή υπηρεσιών. Ενώ η ποσότητα των λεπτομερειών που περιλαμβάνονται θα ποικίλλει, αυτός ο τύπος χαρτιού συλλογής θα περιλαμβάνει κανονικά το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας τόσο για τον αγοραστή όσο και για τον πωλητή, μια περιγραφή των προϊόντων που αγοράστηκαν και το ποσό που οφείλει ο πωλητής για την αγορά.
Διαφορετικοί τύποι φορτωτικών είναι επίσης κοινά παραδείγματα του χαρτιού συλλογής. Αυτό περιλαμβάνει μια φορτωτική που συχνά προετοιμάζεται για να συνοδεύσει εμπορεύματα κατά τη μεταφορά μεταξύ αγοραστή και πωλητή. Σε μια παρόμοια εφαρμογή, οι λογαριασμοί αεροπορικών οδών ετοιμάζονται επίσης για αποστολές που ενδέχεται να περιλαμβάνουν μεταφορά με αεροπλάνο καθώς και σιδηροδρομικά και άλλες στρατηγικές μέσω οδικού δικτύου. Όπως ένα τιμολόγιο, μια φορτωτική ή φορτωτική θα περιλαμβάνει βασικά δεδομένα για να διασφαλιστεί ότι τα εμπορεύματα υπό διαμετακόμιση αναγνωρίζονται σωστά και ότι ο προορισμός των εμπορευμάτων αναφέρεται σαφώς.
Το πιστοποιητικό ασφάλισης είναι επίσης ένα είδος εισπρακτικού χαρτιού. Με αυτό το έγγραφο, η εστίαση είναι συχνά στην παροχή αποδεικτικών στοιχείων ότι κάποιο είδος ασφαλιστικού προγράμματος καλύπτει ένα συγκεκριμένο περιουσιακό στοιχείο. Απαιτείται συχνά απόδειξη ασφάλισης όταν πρόκειται για καταστάσεις εγχώριας και διεθνούς ναυτιλίας και συμβάλλει στη διασφάλιση ότι σε περίπτωση κάποιου καταστροφικού γεγονότος προστατεύονται τόσο τα συμφέροντα του αγοραστή όσο και του πωλητή.
Ένα έγγραφο συλλογής οποιουδήποτε είδους θα περιέχει δεδομένα που σχετίζονται με τον δηλωμένο σκοπό του εγγράφου. Συχνά, το πραγματικό εύρος του περιεχομένου θα εξαρτηθεί από τυχόν κυβερνητικούς εμπορικούς κανονισμούς που ισχύουν για τον συγκεκριμένο τύπο χαρτιού που ετοιμάζεται. Κατά τη σύνταξη ενός εγγράφου συλλογής, είναι καλή ιδέα να βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο συμμορφώνεται με τους τρέχοντες εμπορικούς κανονισμούς, καθώς τυχόν σφάλματα ή παραλείψεις θα μπορούσαν να καθυστερήσουν την επιτυχή ολοκλήρωση της σχετικής συναλλαγής.