Η λογιστική έχει πολλούς κανόνες και πρότυπα. Δεν αποτελεί έκπληξη, λοιπόν, ότι υπάρχουν κανόνες σχετικά με τις αγορές ειδών μεγάλης διάρκειας, όπως εξοπλισμός, ακίνητα και έπιπλα. Αυτοί οι κανόνες απαιτούν την κατανομή των εξόδων αγοράς σε περισσότερες από μία περιόδους. Οι κανόνες και οι κατανομές αποτελούν μέρος της λογιστικής απόσβεσης.
Κατά την αγορά ενός αντικειμένου μεγάλης διάρκειας, το πλήρες κόστος του μείον οποιαδήποτε αξία διάσωσης θα πρέπει να κατανέμεται κατά τη διάρκεια της εκτιμώμενης ωφέλιμης ζωής του. Εάν ένας διακομιστής υπολογιστή αγοράζεται για 15,000 δολάρια ΗΠΑ (USD), για παράδειγμα, και ο διακομιστής έχει διάρκεια ζωής πέντε ετών, τότε η δαπάνη – που ονομάζεται απόσβεση – θα πρέπει να κατανεμηθεί σε πέντε χρόνια, όχι μόνο στο έτος που αγοράστηκε. Σε αυτό το παράδειγμα, θα ισχύει μια δαπάνη απόσβεσης 3,000 $ USD ανά έτος. Εάν ο διακομιστής υπολογιστή είχε διάρκεια ζωής μόνο ενός έτους, τότε θα ήταν λογικό να δαπανηθεί όλο το έτος που αγοράστηκε, επειδή η αξία του για την επιχείρηση είναι μόνο ένα έτος.
Πολλές επιχειρήσεις έχουν πολιτικές και διαδικασίες σχετικά με το πότε πρέπει να κεφαλαιοποιήσουν ένα στοιχείο και στη συνέχεια να το αποσβέσουν. Η κεφαλαιοποίηση ενός στοιχείου σημαίνει να το δεσμεύσετε ως περιουσιακό στοιχείο και στη συνέχεια να το αποσβέσετε με την πάροδο του χρόνου. Συνήθως, δεν αξίζει να κεφαλαιοποιήσετε αντικείμενα κάτω από ένα συγκεκριμένο ποσό, ας πούμε κάτι που αγοράστηκε στα 100 $ USD για να χρησιμοποιηθεί για πέντε χρόνια. Η δαπάνη απόσβεσης $20 USD που πρέπει να λαμβάνεται κάθε χρόνο είναι πολύ μικρή και μπορεί να μην αξίζει τον κόπο.
Η αντιμετώπιση της κεφαλαιοποίησης και των αποσβέσεων απαιτεί κοινή λογική και τήρηση καθορισμένων πολιτικών. Εάν η πολιτική υποδεικνύει ότι οι υπολογιστές πρόκειται να αποσβεστούν σε διάστημα τριών ετών, τότε όλοι οι υπολογιστές αποσβένονται σε διάστημα τριών ετών. Εάν η πολιτική υποδεικνύει ότι όλα τα στοιχεία που αγοράστηκαν πάνω από 5,000 $ USD πρόκειται να κεφαλαιοποιηθούν, τότε όλα τα στοιχεία πάνω από αυτό το ποσό κεφαλαιοποιούνται και οτιδήποτε κάτω από αυτό εξοδοποιείται.
Υπάρχουν ορισμένοι τύποι στοιχείων που συνήθως κεφαλαιοποιούνται και στη συνέχεια αποσβένονται με την πάροδο του χρόνου. Αυτά περιλαμβάνουν ακίνητα, εξοπλισμό, έπιπλα, βελτιώσεις μίσθωσης και αυτοκίνητα. Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι η γη δεν αποσβένεται, μόνο τα κτίρια και άλλα μη μόνιμα αντικείμενα.
Η έννοια της λογιστικής απόσβεσης περιλαμβάνει ένα περιουσιακό στοιχείο με μεγάλη ωφέλιμη ζωή. Μέρος αυτής είναι η βάση του περιουσιακού στοιχείου, που είναι το κόστος του περιουσιακού στοιχείου μείον οποιαδήποτε αξία διάσωσης, η οποία είναι η αξία που μπορεί να έχει στη διάθεση του περιουσιακού στοιχείου. Σημαντική είναι επίσης η εκτιμώμενη ωφέλιμη ζωή του περιουσιακού στοιχείου, ο εκτιμώμενος χρόνος που το περιουσιακό στοιχείο θα διατηρηθεί σε λειτουργία.
Υπάρχουν διάφορες μέθοδοι λογιστικής απόσβεσης. Στη σταθερή μέθοδο, το ποσό απόσβεσης υπολογίζεται διαιρώντας τη βάση του περιουσιακού στοιχείου με τα έτη ή τους μήνες ζωής. Το κόστος απόσβεσης είναι ο ίδιος αριθμός στις περισσότερες περιόδους. Για τη μέθοδο του φθίνοντος υπολοίπου, το έξοδο απόσβεσης είναι υψηλότερο τα πρώτα χρόνια και μειώνεται όσο προχωρά ο χρόνος.
Μια άλλη μέθοδος, που ονομάζεται ψηφία του αθροίσματος των ετών, υπολογίζεται σε ένα κλάσμα με τον παρονομαστή ως το άθροισμα των ετών. Τα έξοδα απόσβεσης είναι υψηλότερα τα πρώτα χρόνια, μειώνονται όσο περνάει ο χρόνος. Η μέθοδος δραστηριότητας υπολογίζεται με βάση τη χρήση του ενεργητικού, όπως οι ώρες χρήσης ή κάποια άλλη ορθολογική βάση που αντικατοπτρίζει τη δραστηριότητα του περιουσιακού στοιχείου.
Συνήθως, οι επιχειρήσεις λογαριάζουν τα έξοδα απόσβεσης σε δύο ξεχωριστούς λογαριασμούς στο γενικό καθολικό. Ένας λογαριασμός ονομάζεται έξοδο απόσβεσης και αναφέρεται στην κατάσταση λογαριασμού αποτελεσμάτων. μια δεύτερη ονομάζεται συσσωρευμένη απόσβεση και αναφέρεται στον ισολογισμό και στο κόστος συσσωρευμένων αποσβέσεων. Ο λογαριασμός συσσωρευμένων αποσβέσεων είναι λογαριασμός αντίθετου ενεργητικού και έχει πιστωτικό υπόλοιπο.
Σημειώστε ότι, στις ΗΠΑ, η Υπηρεσία Εσωτερικών Εσόδων (IRS) έχει τον δικό της τρόπο να αναφέρει στοιχεία ενεργητικού και αποσβέσεις. Η λογιστική χρηματοοικονομικής απόσβεσης και η λογιστική φορολογικής απόσβεσης διαφέρουν. Το IRS επιτρέπει την έκπτωση 100% των μακροχρόνιων περιουσιακών στοιχείων μέχρι ένα ορισμένο όριο, ενώ οι Γενικά Αποδεκτές Λογιστικές Αρχές (GAAP), το τυπικό πλαίσιο χρηματοοικονομικής λογιστικής, δεν το επιτρέπουν.
Η λογιστική για τις αποσβέσεις είναι μια τυπική διαδικασία σε πολλές επιχειρήσεις. Πολλές εταιρείες διατηρούν περιουσιακά στοιχεία και αποσβέσεις σε υπολογιστικό φύλλο ή χρησιμοποιούν συγκεκριμένο λογισμικό παρακολούθησης. Οι προκλήσεις σε αυτό περιλαμβάνουν τον εντοπισμό περιουσιακών στοιχείων προς κεφαλαιοποίηση και τη συνοχή στη μεθοδολογία απόσβεσης.