Συνήθως γνωστό απλώς ως πιστωτικό σημείωμα ή πιστωτικό σημείωμα, το πιστωτικό μνημόνιο είναι ένα έγγραφο που δημιουργείται από έναν πωλητή ως μέσο παρακολούθησης τυχόν πιστώσεων που παραχωρούνται σε έναν αγοραστή ή πελάτη. Το σημείωμα χρησιμοποιείται συχνά από εμπορικές επιχειρήσεις ως μέσο προσαρμογής του οφειλόμενου υπολοίπου σε ένα τιμολόγιο ή σε λογαριασμό πελάτη γενικά. Ένα πιστωτικό μνημόνιο χρησιμοποιείται επίσης συχνά από τις τράπεζες για την τεκμηρίωση προσαρμογών του υπολοίπου σε λογαριασμό καταθέτη που έγιναν λόγω παράγοντα διαφορετικό από τον πελάτη που έκανε μια κατάθεση.
Σε όλες τις εφαρμογές του, το πιστωτικό μνημόνιο χρησιμεύει ως μέσο παρακολούθησης αλλαγών σε έναν λογαριασμό πελάτη, συνήθως με τη μορφή προσαρμογών σε ένα τιμολόγιο. Οι προσαρμογές συνήθως έχουν να κάνουν με την αλλαγή του οφειλόμενου ποσού σε ένα τιμολόγιο επειδή ο αγοραστής δεν έλαβε αυτό που είχε παραγγείλει ή το είδος δεν ήταν ικανοποιητικό. Αντί να αφαιρέσει το παλιό τιμολόγιο από τις απαιτήσεις, το λογιστήριο χρησιμοποιεί ένα πιστωτικό μνημόνιο για να προσαρμόσει το οφειλόμενο υπόλοιπο στο παλιό τιμολόγιο, το οποίο με τη σειρά του προσαρμόζει το οφειλόμενο υπόλοιπο στον λογαριασμό του πελάτη.
Ένα πιστωτικό μνημόνιο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την προσαρμογή των οφειλόμενων υπολοίπων για οποιοδήποτε είδος αγαθών ή υπηρεσιών. Για παράδειγμα, εάν ο πελάτης ενός γραφείου τηλεδιάσκεψης έχει σοβαρά προβλήματα με την παροχή υπηρεσιών σε μια κλήση συνδιάσκεψης και ο πάροχος τηλεδιάσκεψης μπορεί να προσδιορίσει ότι το πρόβλημα δεν οφειλόταν σε παράγοντες στο τέλος του πελάτη, υπάρχει μεγάλη πιθανότητα ο πελάτης να λάβετε μια ποσοστιαία έκπτωση στο ποσό που χρεώθηκε για την κλήση ή ενδεχομένως να λάβετε μια πλήρη πίστωση για τη διάσκεψη. Ανάλογα με τις πρακτικές του παρόχου της κλήσης συνδιάσκεψης, ο πελάτης μπορεί να λάβει ένα τιμολόγιο με συνημμένο αντίγραφο του πιστωτικού μνημονίου ή ένα τιμολόγιο με ένα στοιχείο γραμμής που αναφέρει την έκδοση πιστωτικού σημειώματος και το προσαρμοσμένο υπόλοιπο. Εάν η διάσκεψη πιστώθηκε πλήρως, ο πελάτης μπορεί να μην λάβει καθόλου τιμολόγιο ή πιστωτικό σημείωμα, σαν να μην πραγματοποιήθηκε ποτέ η διάσκεψη.
Το πιστωτικό μνημόνιο είναι ένα εξαιρετικό λογιστικό εργαλείο που διευκολύνει τη δημιουργία και τη διατήρηση ιστορικού για τα γεγονότα που οδήγησαν στην έκδοση της πίστωσης. Οι περισσότερες μορφές του μνημονίου θα περιλαμβάνουν ζωτικής σημασίας πληροφορίες όπως η ημερομηνία, η ώρα, το όνομα πελάτη, ο λόγος για την προσαρμογή της πίστωσης και το υπόλοιπο του λογαριασμού μετά την εφαρμογή της προσαρμογής. Ανάλογα με τις πολιτικές και τις διαδικασίες του πωλητή, ενδέχεται να περιλαμβάνονται και πρόσθετα δεδομένα.