Ένα ημερολόγιο εκταμίευσης μετρητών είναι ένα λογιστικό αρχείο μετρητών που έχουν καταβληθεί. Μπορεί επίσης να είναι γνωστό ως μητρώο επιταγών, καθώς συνήθως περιλαμβάνει ένα χώρο για την καταγραφή των αριθμών επιταγών, καθώς λίγες επιχειρηματικές πληρωμές μπορεί να γίνονται σε μετρητά. Αυτό το έγγραφο περιλαμβάνει μέρος των συνολικών λογιστικών αρχείων μιας επιχείρησης. Τέτοια αρχεία επιτρέπουν στους λογιστές να παρακολουθούν τα έξοδα, να καταγράφουν σημαντικά γεγονότα και να εξισορροπούν τα βιβλία για να διατηρούν ακριβείς πληροφορίες σχετικά με τα διαθέσιμα κεφάλαια και άλλα θέματα που προκαλούν ανησυχία.
Σε ένα ηλεκτρονικό ημερολόγιο εκταμίευσης μετρητών, αυτά τα αρχεία φυλάσσονται σε λογιστικό λογισμικό. Αυτό το λογισμικό μπορεί να επικοινωνεί με μια τράπεζα για τη λήψη των στοιχείων κίνησης και λογαριασμού. Αυτά τα προγράμματα μπορούν να αντλήσουν από τα διάφορα αρχεία ανάλογα με τις ανάγκες, ώστε ένας λογιστής να μπορεί να προετοιμάσει αναφορές, να προετοιμαστεί για φόρους και να συμμετάσχει σε άλλες δραστηριότητες που σχετίζονται με την τήρηση αρχείων. Είναι επίσης πλήρως αναζητήσιμο και διαθέτει φίλτρα για την ταξινόμηση των εγγραφών ανά τύπο δαπανών, ποσό και άλλες κατηγορίες.
Εκτός από τις ηλεκτρονικές εκδόσεις, μπορούν επίσης να διατηρηθούν έντυπα ημερολόγια εκταμίευσης μετρητών. Τα καταστήματα ειδών γραφείου πωλούν συνήθως λογιστικά βιβλία για το σκοπό αυτό. Οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορούν επίσης να χρησιμοποιήσουν ένα γενικό σημειωματάριο ή να σχεδιάσουν μια προσαρμοσμένη φόρμα για χρήση σε βιβλιοδεσία για την παρακολούθηση των εξόδων μετρητών. Τα έντυπα αντίγραφα μπορούν να χρησιμοποιηθούν από μικρότερες επιχειρήσεις με σχετικά χαμηλό όγκο συναλλαγών. Αυτές οι επιχειρήσεις μπορεί να μην είναι σε θέση να αντέξουν οικονομικά το λογιστικό λογισμικό ή θα μπορούσαν να προσδιορίσουν ότι το κόστος απόκτησης και εκμάθησης ενός προγράμματος δεν υπερβαίνει τα οφέλη που μπορεί να προσφέρει.
Στο ημερολόγιο εκταμίευσης μετρητών, κάθε γραμμή παρέχει χώρο για να σημειώσετε την ημερομηνία, τον δικαιούχο πληρωμής και το ποσό μιας εκταμίευσης. Περιλαμβάνεται επίσης χώρος για να συζητηθεί η φύση μιας πληρωμής. Σε ορισμένες περιπτώσεις, αυτό μπορεί να γίνει τοποθετώντας το ποσό σε μια στήλη όπως ενοίκιο, υπηρεσίες κοινής ωφέλειας ή είδη γραφείου. Κάθε στήλη μπορεί να αθροιστεί στο τέλος μιας δεδομένης περιόδου για την παρακολούθηση των συνολικών εξόδων και την ανάπτυξη λεπτομερούς καταγραφής. Αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο για την οργάνωση κατά τη φορολογική περίοδο, όταν οι ξεχωριστές στήλες βοηθούν τις επιχειρήσεις να συνοψίσουν γρήγορα τις αγορές τους από τη φύση τους για να τις αφαιρέσουν κατάλληλα.
Αν και είναι συνήθως σχεδιασμένο για επιχειρηματικές χρήσεις, ένα ημερολόγιο εκταμίευσης μετρητών μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο ως εργαλείο προσωπικής χρηματοδότησης. Μερικοί άνθρωποι βρίσκουν χρήσιμο να τηρούν λεπτομερή αρχεία προσωπικών οικονομικών για τον προϋπολογισμό και άλλους λόγους. Τα οργανωμένα αρχεία μπορεί να είναι ιδιαίτερα πολύτιμα για άτομα που θέλουν να βρουν τομείς του προϋπολογισμού τους που θα μπορούσαν να περικόψουν για να μειώσουν τα συνολικά έξοδα. Για παράδειγμα, τα πολύ υψηλά έξοδα για φαγητό σε εστιατόρια ή αγορά καινούργιων ρούχων μπορεί να γίνουν προφανή όταν αυτές οι αγορές παρακολουθούνται χωριστά σε ένα ημερολόγιο εκταμίευσης μετρητών και συγκρίνονται με άλλες.