Ο εσωτερικός έλεγχος είναι ένα σύστημα κανόνων και διαδικασιών που θεσπίζει ένας οργανισμός για να διασφαλίσει την αξιοπιστία της χρηματοοικονομικής του αναφοράς, την αποτελεσματικότητα και αποδοτικότητα των λειτουργιών του και τη συμμόρφωσή του με τους ισχύοντες κανόνες, κανονισμούς και νόμους. Οι εσωτερικοί έλεγχοι επινοούνται και εφαρμόζονται όχι μόνο από τους διευθυντές του οργανισμού, αλλά και από την ηγεσία και τους διευθυντές του. Παρόλο που έχουν σχεδιαστεί για την επίτευξη ορισμένων στόχων, οι εσωτερικοί έλεγχοι προσανατολίζονται κυρίως στις οικονομικές δραστηριότητες ενός οργανισμού. Ένα σωστά σχεδιασμένο σύστημα εσωτερικού ελέγχου στις λειτουργίες ενός οργανισμού μπορεί να αποτρέψει κακοδιαχείριση και παρανομίες, συμπεριλαμβανομένων της υπεξαίρεσης, της απάτης και της κλοπής.
Ένα ευρέως κατανοητό χαρακτηριστικό της παραβίασης είναι ότι λειτουργεί με μεγαλύτερη επιτυχία κάτω από ένα πέπλο μυστικότητας &emdash; Όσο λιγότεροι άνθρωποι το γνωρίζουν, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα επιτυχίας. Όσο περισσότεροι άνθρωποι γνωρίζουν, λοιπόν, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα είτε αποτυχίας είτε αποτροπής. Για παράδειγμα, μπορεί να είναι σχετικά εύκολο για έναν λογιστή να συντάξει δόλιες επιταγές εάν απαιτείται μόνο μία υπογραφή, αλλά εάν απαιτούνται δύο, καθιστά την κλοπή πολύ πιο δύσκολη.
Μία από τις απλούστερες μεθόδους εσωτερικού ελέγχου, λοιπόν, είναι ο διαχωρισμός των καθηκόντων των ατόμων που εμπλέκονται σε οικονομικές δραστηριότητες. Οι περισσότεροι οργανισμοί, για παράδειγμα, απαιτούν δύο υπογραφές σε επιταγές ή σε επιταγές που υπερβαίνουν ένα ορισμένο ποσό, γεγονός που διασφαλίζει ότι οι επιταγές δεν μπορούν απλώς να γραφτούν από ένα άτομο κατά βούληση. Όταν οι επιταγές εκτυπώνονται σε μηχανή ή υπολογιστή, οι υπεύθυνοι για την εκτύπωση της επιταγής δεν πρέπει να τις υπογράφουν (ή να εφαρμόζουν μηχανικές υπογραφές) &emdash; αυτή η εργασία θα πρέπει να ανατεθεί σε άλλο άτομο. Όταν συντάσσονται επιταγές ως πληρωμή για την παραλαβή εμπορευμάτων, τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου θα πρέπει να απαιτούν πριν από τη σύνταξη της επιταγής πληρωμής, η τεκμηρίωση της απόδειξης της αποστολής να αντιστοιχίζεται με το τιμολόγιο. Αυτός ο απλός κανόνας διασφαλίζει ότι το άτομο που είναι υπεύθυνο για την πληρωμή μπορεί να είναι εύλογα βέβαιο ότι τα αγαθά έχουν όντως παραληφθεί σε καλή κατάσταση, ακόμη και αν η τοποθεσία παραλαβής απέχει πολύ από το γραφείο οικονομικών. Εάν η επιταγή πρέπει να υπογραφεί από κάποιον άλλο, θα συνοδεύεται από όλα τα έγγραφα, τα οποία θα ελεγχθούν πριν υπογραφεί η επιταγή και διαβιβαστεί στον πωλητή.
Ένα μη δημοφιλές στοιχείο πολλών συστημάτων εσωτερικού ελέγχου είναι η απαγόρευση των προσωπικών σχέσεων, συμπεριλαμβανομένου του γάμου, μεταξύ εργαζομένων στα τμήματα χρηματοοικονομικών υπηρεσιών και άλλων τμημάτων. Εάν προκύψει μια προσωπική σχέση μεταξύ, για παράδειγμα, κάποιου στο τμήμα πληρωτέων λογαριασμών και κάποιου στην αποθήκη, θα αναμενόταν κάποιος να παραιτηθεί και να βρει δουλειά αλλού για να αποτρέψει ακόμη και την εμφάνιση ανάρμοστων.
Δημόσιες εταιρείες και πολλές μεγάλες ιδιωτικές εταιρείες διαθέτουν εσωτερικούς ελέγχους που απαιτούν περιοδικούς ελέγχους από εξωτερική λογιστική εταιρεία, καθώς και τμήματα εσωτερικού ελέγχου επιφορτισμένα με την τακτική επανεξέταση των χρηματοοικονομικών συναλλαγών και άλλων λειτουργιών. Εάν πραγματοποιηθούν σωστά, αυτοί οι τρίτοι και οι εσωτερικοί έλεγχοι θα εξετάσουν διεξοδικά μια εταιρεία, αναλύοντας τις διαδικασίες της από την άποψη του εσωτερικού ελέγχου και διερευνώντας τις συναλλαγές για να διασφαλιστεί ότι εκπροσωπούνται.
Τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου, αν και συνήθως κατανοούνται ως χρηματοοικονομικής φύσης, δεν περιορίζονται σε χρηματοοικονομικές δραστηριότητες, αλλά επεκτείνονται σε άλλους τομείς των δραστηριοτήτων μιας εταιρείας, για να διασφαλιστεί ότι στην πραγματικότητα πραγματοποιούνται όπως αναμένεται. Τα τμήματα “ποιοτικού ελέγχου” και “διασφάλισης ποιότητας” είναι λειτουργικοί μηχανισμοί ελέγχου που λειτουργούν για να διασφαλίσουν ότι τα πάντα, από την επισήμανση έως τις σφραγίδες ασφαλείας έως τα συστατικά είναι ακριβώς όπως αναπαρίστανται. Οι μηχανισμοί ελέγχου αποθεμάτων βοηθούν στην προστασία της εταιρείας από απώλεια λόγω κλοπής και το προσωπικό ασφαλείας όχι μόνο κρατά μη εξουσιοδοτημένο προσωπικό έξω από μια εγκατάσταση, αλλά αποτρέπει τη ληστεία.
Οι διαδικασίες και οι πρακτικές εσωτερικού ελέγχου απέκτησαν μεγαλύτερη σημασία στις Ηνωμένες Πολιτείες το 2002 με τη θέσπιση του νόμου Sarbanes-Oxley, με τίτλο «Public Company Accounting Reform and Investor Protection Act». Θεσπίστηκε ως απάντηση σε μια σειρά εταιρικών και λογιστικών σκανδάλων, έθεσε πολύ μεγαλύτερο βαθμό λογοδοσίας στα στελέχη των εταιρειών που ανήκουν στο δημόσιο. Για παράδειγμα, τα στελέχη της εταιρείας υπογράφουν τακτικά τις ετήσιες εκθέσεις των εταιρειών τους. Η Sarbanes-Oxley τους θεωρεί προσωπικά υπεύθυνους για τις υλικές ανακρίβειές τους. Αυτά τα στελέχη έχουν επομένως επιπλέον κίνητρο να εφαρμόζουν ενδελεχή συστήματα εσωτερικού ελέγχου για να διασφαλίζουν την αξιοπιστία των αναφορών τους.