Υπάρχουν πολλοί διαφορετικοί τύποι καρτών που χρησιμοποιούν οι επιχειρήσεις και οι εταιρείες για να πραγματοποιήσουν εταιρικές αγορές. Πολλές επιχειρήσεις έχουν διαπιστώσει ότι ο πιο ωφέλιμος και οικονομικός τύπος κάρτας που χρησιμοποιείται για να κάνετε αγορές είναι η κάρτα αγορών. Αυτοί οι τύποι καρτών δίνονται σε εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους οι οποίοι αναμένεται να ακολουθούν τυχόν κανόνες που έχει θέσει ο εργοδότης τους σχετικά με τη χρήση της κάρτας. Τις περισσότερες φορές, οι κάρτες αγορών χρησιμοποιούνται ως τρόπος πληρωμής στους προμηθευτές μιας εταιρείας. Οι κάρτες είναι πολύ συμφέρουσες επειδή μπορούν να ρυθμιστούν με όρια ελέγχου από τον εργοδότη και μπορούν να συμβάλουν στη μείωση του λειτουργικού κόστους.
Όταν οι εταιρείες πληρώνουν τους προμηθευτές τους μέσω των παραδοσιακών διαδικασιών προμήθειας προς πληρωμή, πολλές φορές, η εταιρεία θα πληρώσει περισσότερα για το κόστος της διαδικασίας ή της συναλλαγής από το πραγματικό είδος ή είδη που αγοράζονται. Αυτός είναι ένας πολύ αναποτελεσματικός τρόπος λειτουργίας μιας επιχείρησης. Οι εταιρείες που χρησιμοποιούν κάρτες αγορών μπορούν να εξοικονομήσουν 55 έως 80 τοις εκατό στο κόστος της διαδικασίας, καθιστώντας την αγορά καρτών έναν πολύ οικονομικό τρόπο πληρωμής για προμήθειες.
Υπάρχει μεγάλος αριθμός προμηθευτών που προσφέρουν εκπτώσεις σε εταιρείες εάν χρησιμοποιούν κάρτες αγορών. Αυτός είναι ένας από τους κύριους λόγους που οι εταιρείες χρησιμοποιούν κάρτες αγορών, καθώς τους επιτρέπουν να εξοικονομούν σημαντικά χρηματικά ποσά πολλές φορές κατά τη διάρκεια του έτους. Δεδομένου ότι αυτές οι κάρτες παρακολουθούν τον εαυτό τους μέσω διαδικτυακών αρχείων, οι εταιρείες μπορούν να μειώσουν το λειτουργικό τους κόστος μειώνοντας τον αριθμό των εργαζομένων σε ένα τμήμα πληρωτέων λογαριασμών.
Καθώς οι εταιρείες εκδίδουν κάρτες αγορών, οι περισσότερες θα τις εκδώσουν με όρια ελέγχου εργοδότη. Αυτά τα όρια είναι όρια που δεν μπορούν να υπερβούν οι εργαζόμενοι με τις κάρτες. Τις περισσότερες φορές, τα όρια θα είναι σε σχέση με το ποσό που ένας εργαζόμενος μπορεί να χρεώσει στην κάρτα είτε σε καθημερινή, εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση. Παρόλο που οι κάρτες αγορών μπορούν να ρυθμιστούν με όρια ελέγχου από τον εργοδότη, είναι πάντα συνετό να ελέγχετε την κάρτα κάθε εργαζομένου σε περιοδική βάση. Αυτό βοηθά να διασφαλιστεί ότι οι κάρτες χρησιμοποιούνται με τον κατάλληλο τρόπο.
Οι κάρτες αγορών μπορούν πραγματικά να ληφθούν σε μη πλαστική μορφή, όπως εικονικούς αριθμούς λογαριασμού. Εξαρτάται από τις ανάγκες μιας επιχείρησης για το ποιος τύπος κάρτας αγοράς θα είναι ο πιο ωφέλιμος. Προτού μια εταιρεία αρχίσει να χρησιμοποιεί μια κάρτα αγορών, θα πρέπει να βεβαιωθεί ότι οι προμηθευτές της και οι επιχειρήσεις με τις οποίες επιθυμεί να συναλλάσσονται δέχονται κάρτες αγορών ως τρόπο πληρωμής. Οι περισσότερες εταιρείες αποδέχονται τις κάρτες, αλλά μια επιχείρηση πρέπει να ενημερώσει τους προμηθευτές της ότι αλλάζει τρόπους πληρωμής. Εάν μια επιχείρηση δεν ενημερώσει τους προμηθευτές της, τις περισσότερες φορές, οι προμηθευτές δεν θα δεχτούν κάρτα αγοράς έως ότου τους δοθεί η εξουσιοδότηση να το πράξουν.