Ένας συντονιστής συναντήσεων γενικά διευκολύνει τις συναντήσεις και διατηρεί ένα εταιρικό πρόγραμμα. Υπάρχουν πολλά πιθανά μέρη στη δουλειά ενός συντονιστή συνάντησης ή συνεδρίου, αλλά τα περισσότερα από αυτά έχουν να κάνουν με τη διευκόλυνση συναντήσεων μεταξύ μελών μιας εταιρείας ή άλλων μερών. Γενικά, ο συντονιστής των συναντήσεων είναι ένας υψηλού επιπέδου προγραμματιστής που ειδικεύεται στην εφοδιαστική όλων των ειδών των συναντήσεων, από τις τακτικές προγραμματισμένες εσωτερικές συναντήσεις έως τα μεγάλα συνέδρια.
Ένας γενικός τομέας ευθύνης για έναν συντονιστή συνεδριάσεων μπορεί να περιλαμβάνει λογιστικά καθήκοντα συνεδριάσεων ή συνεδρίων. Αυτοί οι επαγγελματίες ενδέχεται να εκτιμήσουν το κόστος μιας συνάντησης, ενός συνεδρίου ή μιας εκδήλωσης, παρέχοντας το κόστος των στοιχείων γραμμής που θα προϋπολογίζεται στον συνολικό προϋπολογισμό της επιχείρησης. Η εκτίμηση κόστους και η αγορά είναι μέρος αυτού που μπορούν να κάνουν οι συντονιστές συναντήσεων για τη διευκόλυνση των εκδηλώσεων.
Μια άλλη πτυχή του συντονισμού των συναντήσεων είναι η διατήρηση των ρόλων συμμετοχής. Οι συντονιστές συνεδριάσεων μπορούν να κρατήσουν χώρο στις συναντήσεις ή να κάνουν ακυρώσεις, διατηρώντας μια ενημερωμένη λίστα με το ποιος θα παρακολουθήσει μια συγκεκριμένη εταιρική εκδήλωση. Αυτοί οι επαγγελματίες μπορούν επίσης να χειριστούν μια σειρά από συγκρούσεις κρατήσεων ή προβλήματα προγραμματισμού.
Πολλοί συντονιστές συναντήσεων ή συνεδρίων συνεργάζονται στενά με στελέχη εταιρειών. Μπορεί να λειτουργούν σε γεγονότα που συμβαίνουν σε ένα τμήμα, γεγονότα που συμβαίνουν μεταξύ τμημάτων ή γεγονότα στα οποία στελέχη εταιρειών δικτυώνονται με εξωτερικά μέρη. Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, οι συντονιστές συνεδριάσεων θα εργάζονται σε διοικητικούς ρόλους για να διασφαλίσουν ότι οι συναντήσεις και άλλες εκδηλώσεις θα πάνε ομαλά.
Εκτός από τον προγραμματισμό για τις πραγματικές συναντήσεις, συνέδρια και εκδηλώσεις, οι συντονιστές συναντήσεων μπορεί να προγραμματίσουν συναντήσεις πριν από το συμβάν ή μετά από αυτό για να λάβουν περισσότερη πληροφόρηση για το τι χρειάζεται. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει τη συλλογή έμπειρων στελεχών που μπορούν να δώσουν σχόλια για ένα συμβάν πριν συμβεί, καθώς και τη διεξαγωγή συνεδριάσεων μετά την εκδήλωση για ενημέρωση των ηγετών ή στελεχών του τμήματος για το τι συνέβη σε μια συνάντηση ή εκδήλωση.
Οι συντονιστές συνεδριάσεων ή συνεδρίων μπορεί επίσης να συνεργαστούν με το προσωπικό συντήρησης εγκαταστάσεων για να βεβαιωθούν ότι οι χώροι όπου πραγματοποιούνται εκδηλώσεις είναι σε εμφανή κατάσταση. Ζητήματα υγείας και ασφάλειας μπορούν επίσης να αξιολογηθούν πριν από μια εκδήλωση. Ένας συντονιστής συναντήσεων μπορεί επίσης να εξετάσει τα διάφορα είδη ασφάλισης που μπορεί να χρειαστούν για μια μεγάλη εταιρική εκδήλωση ή ακόμα και για μια εσωτερική συνάντηση. Όλα αυτά είναι μόνο ένα μέρος αυτού που μπορεί να χρειαστεί να ακολουθήσουν οι προγραμματιστές συναντήσεων υψηλού επιπέδου υπό τον γενικό τίτλο της εφοδιαστικής και του σχεδιασμού.