Μια μονάδα τήρησης αποθεμάτων ή SKU, είναι ένας κωδικός που χρησιμοποιείται συνήθως από επιχειρήσεις και καταστήματα για να παρακολουθούν πόσο από ένα προϊόν είναι διαθέσιμο ή/και πόσο από αυτό έχει χρησιμοποιηθεί. Τα SKU είναι συχνά μοναδικά για μεμονωμένους οργανισμούς. Γενικά χρησιμοποιούνται για σκοπούς τήρησης αρχείων εντός της επιχείρησης, παρά για εξωτερικούς σκοπούς, όπως η τιμολόγηση.
Γενικά, μια σειρά γραμμάτων ή/και αριθμών, ή ένας συνδυασμός τους, συνθέτει μια μονάδα τήρησης αποθεμάτων. Η μέθοδος δημιουργίας αυτού του κώδικα μπορεί να διαφέρει ανάλογα με τον οργανισμό. Ορισμένοι ενδέχεται να χρησιμοποιούν μια τυποποιημένη μέθοδο, όπως τη χρήση ενός αριθμού μοντέλου, του ονόματος μοντέλου ή του αριθμού που σχετίζεται με τον καθολικό κωδικό τιμολόγησης (UPC). Άλλοι μπορεί να χρησιμοποιήσουν έναν τυχαία εκχωρημένο κωδικό. Και στις δύο περιπτώσεις, οι συσχετισμοί μεταξύ των SKU και των αριθμών μοντέλων προϊόντων ή/και των περιγραφών παρακολουθούνται γενικά σε μια βάση δεδομένων.
Η μέθοδος για τη δημιουργία μιας μονάδας τήρησης αποθεμάτων δεν διαφέρει μόνο από οργανισμό σε οργανισμό, αλλά και τα πραγματικά SKU. Για παράδειγμα, ένας μεγάλος λιανοπωλητής θα μπορούσε να πουλήσει την ίδια τηλεόραση με μια άλλη, αλλά να έχει συνδεδεμένο ένα εντελώς διαφορετικό SKU. Αυτό συμβαίνει επειδή η μονάδα διατήρησης αποθεμάτων χρησιμοποιείται συνήθως μόνο για εσωτερικούς σκοπούς. Ο κωδικός δεν χρειάζεται να σημαίνει τίποτα για άλλη επιχείρηση ή κατάστημα. Αυτή είναι μια από τις βασικές διαφορές μεταξύ των SKU και των UPC, τα τελευταία από τα οποία είναι γενικά τα ίδια για ένα δεδομένο είδος, ανεξάρτητα από την εταιρεία που το πουλά ή το διατηρεί σε απόθεμα.
Συνήθως, μια μονάδα τήρησης αποθεμάτων χρησιμοποιείται για να παρακολουθεί το απόθεμα μιας εταιρείας ή καταστήματος ή πόσο από ένα προϊόν έχει στη διάθεσή του. Ο αριθμός των μονάδων αναφέρεται συνήθως σε μια βάση δεδομένων απογραφής. Κάθε φορά που χρησιμοποιείται ή πωλείται ένα αντικείμενο, το SKU συνήθως αναζητείται στη βάση δεδομένων και ο αριθμός των διαθέσιμων μονάδων συνήθως προσαρμόζεται ανάλογα. Όταν παραγγέλλονται ή κατασκευάζονται νέες μονάδες, η βάση δεδομένων ενημερώνεται επίσης συνήθως για να αντικατοπτρίζει μια αύξηση στις διαθέσιμες μονάδες.
Σε τακτά χρονικά διαστήματα, οι εταιρείες πραγματοποιούν συχνά ελέγχους αποθεμάτων, όπου θα ελέγχει εάν ο αριθμός των μονάδων που αναφέρονται στη βάση δεδομένων ταιριάζει με τον αριθμό των μονάδων που υπάρχουν. Ο έλεγχος της μονάδας διατήρησης αποθεμάτων που είναι φυσικά καταχωρημένη στα είδη μπορεί να βοηθήσει σε αυτό. Ωστόσο, τα SKU δεν χρησιμοποιούνται μόνο σε φυσικά αντικείμενα. Μπορούν επίσης να χρησιμοποιηθούν για υπηρεσίες, όπως εργασίες επισκευής, ώστε μια εταιρεία να μπορεί να παρακολουθεί πόσες από συγκεκριμένες υπηρεσίες παρέχει σε μια δεδομένη χρονική περίοδο.