Μια ευέλικτη διακύμανση προϋπολογισμού είναι η διαφορά μεταξύ του ποσού που μια εταιρεία σχεδιάζει να ξοδέψει ή να κερδίσει κατά τη διάρκεια μιας καθορισμένης χρονικής περιόδου και του ποσού που ξοδεύει ή κερδίζει πραγματικά. Η διακύμανση ή η διαφορά μπορεί να είναι είτε θετικός αριθμός, που σημαίνει ότι το κόστος υπερβαίνει τον προϋπολογισμό ή το εισόδημα υπερβαίνει τις προσδοκίες, είτε αρνητικός αριθμός με κόστος χαμηλότερο από το αναμενόμενο ή εισόδημα μικρότερο από το προγραμματισμένο. Οι διευθυντές και οι επενδυτές μπορεί να χρησιμοποιούν ευέλικτη διακύμανση προϋπολογισμού για να μετρήσουν την απόδοση όχι μόνο της εταιρείας, αλλά και διαφορετικών διευθυντικών στελεχών.
Όταν η πραγματική απόδοση μιας εταιρείας ή ενός τμήματος διαφέρει από ό,τι είχε προγραμματιστεί για ένα μήνα, τρίμηνο ή ακόμη και έτος, η μέτρηση της ευέλικτης διακύμανσης του προϋπολογισμού βοηθά στον έλεγχο του κόστους. Η προσπάθεια εφαρμογής των προτύπων του στατικού προϋπολογισμού δεν λειτουργεί εάν το αναμενόμενο κόστος ή τα κέρδη διαφέρουν, καθιστώντας αδύνατη την αξιολόγηση της κερδοφορίας ή της απόδοσης της εταιρείας. Χωρίς έναν ακριβή τρόπο μέτρησης της απόδοσης, η διοίκηση δεν μπορεί να γνωρίζει εάν απαιτούνται διορθώσεις στην εταιρεία ή τις ενέργειες ενός τμήματος.
Για να λειτουργήσει μια ευέλικτη διακύμανση προϋπολογισμού, μια εταιρεία πρέπει πρώτα να έχει έναν στατικό ή σταθερό προϋπολογισμό. Ο στατικός προϋπολογισμός σχεδιάζει ένα συγκεκριμένο ποσό εσόδων και ένα συγκεκριμένο ποσό εξόδων, με βάση τις προβλέψεις της διοίκησης για τις συνθήκες της αγοράς και την απόδοση της εταιρείας. Κατά την εξέταση της διακύμανσης, οι διευθυντές ή οι επενδυτές εξακολουθούν να χρησιμοποιούν τις ίδιες σταθερές τιμές κόστους και εισοδήματος που ορίστηκαν στον στατικό προϋπολογισμό. Εάν οι τιμές κόστους ή εισοδήματος ήταν μεταβλητές στον στατικό προϋπολογισμό, τότε ο ευέλικτος προϋπολογισμός πρέπει να χρησιμοποιεί μεταβλητά στοιχεία και για αυτές τις τιμές κόστους ή εισοδήματος.
Οι διαφορές στο πραγματικό κόστος ή τα κέρδη μιας εταιρείας σε σχέση με εκείνα που προβλήθηκαν από έναν στατικό προϋπολογισμό παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες σχετικά με την απόδοση. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να φαίνεται ότι κερδίζει περισσότερα χρήματα πουλώντας μεγαλύτερο αριθμό μονάδων κατά τη διάρκεια ενός μήνα ή τριμήνου από ό,τι αρχικά αναμενόταν στον στατικό προϋπολογισμό. Ωστόσο, μια ευέλικτη διακύμανση του προϋπολογισμού μπορεί να δείξει ότι το ποσό που κέρδισε ανά μονάδα ήταν χαμηλότερο από το προβλεπόμενο, οδηγώντας πιθανώς στην παραγωγή λιγότερων καθαρών εσόδων από τον υψηλότερο αριθμό πωλήσεων.
Η αξιολόγηση της απόδοσης ενός μεμονωμένου διευθυντή χρησιμοποιώντας μια ευέλικτη διακύμανση προϋπολογισμού λειτουργεί καλά μόνο εάν χρησιμοποιούνται οι κατάλληλες πληροφορίες για την αξιολόγηση. Οποιεσδήποτε δημοσιονομικές πληροφορίες, είτε προέρχονται από στατικούς είτε από ευέλικτους προϋπολογισμούς, πρέπει να υπάγονται στην ευθύνη του διαχειριστή που αξιολογείται. Όσο υψηλότερο είναι το επίπεδο ή η εξουσία του διευθυντή σε μια εταιρεία, τόσο περισσότερες από τις συνολικές αποκλίσεις του προϋπολογισμού της εταιρείας θα πρέπει να χρησιμοποιούνται για τη μέτρηση της απόδοσής του.