Το καθολικό πελατών είναι ένα συγκεκριμένο μέρος του γενικού καθολικού μιας εταιρείας που είναι αποκλειστικά αφιερωμένο στις συναλλαγές της εταιρείας με τους πελάτες της. Δεδομένου ότι η τοποθέτηση όλων των διαφόρων επιχειρηματικών συναλλαγών σε μια τοποθεσία τήρησης βιβλίων θα ήταν ατελείωτη σύγχυση, οι εταιρείες χρησιμοποιούν ξεχωριστά λογιστικά βιβλία αφιερωμένα σε διαφορετικές πτυχές των επιχειρήσεών τους. Ένα από αυτά τα καθολικά θυγατρικών είναι το καθολικό πελατών, το οποίο αναφέρει λεπτομερώς όλους τους εισπρακτέους λογαριασμούς που έχει συγκεντρώσει μια εταιρεία. Αυτό είναι ιδιαίτερα απαραίτητο όταν οι εταιρείες έχουν συμφωνίες πίστωσης με τους πελάτες τους, καθώς αυτές οι ρυθμίσεις συχνά οδηγούν σε πολλαπλές πληρωμές για ένα μεμονωμένο αντικείμενο που αγοράζεται.
Η τήρηση λογιστικών βιβλίων είναι ένα απαραίτητο έργο για κάθε εταιρεία που ελπίζει να κάνει αποτελεσματικές επιχειρηματικές δραστηριότητες. Εάν μια εταιρεία δεν μπορεί να παρακολουθεί όλα τα χρήματα που εισέρχονται και βγαίνουν, μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια και μη ανάκτηση χρημάτων. Επιπλέον, η παρακολούθηση όλων των συναλλαγών που αναλαμβάνει μια εταιρεία είναι απαραίτητη όταν έρθει η ώρα να πληρώσει φόρους. Εφόσον ένα γενικό καθολικό μπορεί να γεμίσει υπερβολικά και να προκαλέσει σύγχυση εάν όλες οι διαφορετικές συναλλαγές συμπεριληφθούν με τυχαίο τρόπο, είναι απαραίτητα τα καθολικά που είναι αφιερωμένα σε συγκεκριμένους κλάδους επιχειρήσεων. Ένα καθολικό πελάτη είναι ένα από αυτά τα συγκεκριμένα καθολικά.
Είναι απαραίτητο ορισμένα πράγματα να περιλαμβάνονται σε ένα καθολικό πελατών. Πρώτον, θα πρέπει να περιλαμβάνονται όλα τα ονόματα και οι σημαντικές πληροφορίες σχετικά με τους πελάτες μιας συγκεκριμένης εταιρείας. Κάθε πελάτης θα πρέπει να έχει τη δική του σελίδα, η οποία θα πρέπει να αναφέρει λεπτομερώς όλες τις διαφορετικές συναλλαγές που πραγματοποιούνται μεταξύ της επιχείρησης και του συγκεκριμένου πελάτη. Οι συναλλαγές περιλαμβάνουν τυχόν αγορές που πραγματοποιήθηκαν, τυχόν επιστροφές πελατών και τις πληρωμές που πραγματοποιήθηκαν στην εν λόγω εταιρεία.
Σε πολλές περιπτώσεις, οι εταιρείες μπορεί να θέλουν να κρατήσουν ακόμη περισσότερες λεπτομέρειες στα λογιστικά βιβλία πελατών τους. Κάτι τέτοιο μπορεί να αποτρέψει οποιαδήποτε σύγχυση στη διαδικασία τήρησης βιβλίων. Για παράδειγμα, εάν αποστέλλονται αντικείμενα, θα πρέπει να περιλαμβάνονται η παραγγελία αποστολής και τυχόν αναγνωριστικοί αριθμοί αποστολής. Οι αύξοντες αριθμοί των ειδών που αγοράζονται θα πρέπει επίσης να έχουν συγκεκριμένη θέση στο καθολικό. Αντίγραφα των πραγματικών λογαριασμών που στάλθηκαν στους πελάτες είναι επίσης χρήσιμα για συμβουλή εάν προκύψουν αποκλίσεις.
Όταν οι εταιρείες συνέτασσαν ένα βιβλίο πελατών στο παρελθόν, ήταν συχνά με το χέρι σε ένα τμήμα του γενικού καθολικού ή σε ένα ξεχωριστό βιβλίο που, σε συνδυασμό με βιβλία αφιερωμένα στους πληρωτέους λογαριασμούς, το απόθεμα και άλλες επιχειρηματικές πτυχές, περιλάμβανε όλη τη λογιστική. Η σύγχρονη τεχνολογία έχει κάνει την τήρηση λογιστικών βιβλίων μια πολύ πιο εύκολη διαδικασία, δεδομένου ότι συχνά γίνεται τώρα από λογισμικό υπολογιστή. Αυτό απαιτεί από τους λογιστές να εισάγουν απλώς δεδομένα που σχετίζονται με τους πελάτες και τις αγορές τους. Στη συνέχεια, το λογισμικό κάνει τους απαραίτητους υπολογισμούς και τακτοποιεί όλες τις ανόμοιες λεπτομέρειες σε ένα συνεκτικό σύνολο.